Jakiego hasła potrzebuje księgowa?
Adobe rozróżnia ochronę wyświetlania i edycji PDF; można też ograniczyć drukowanie lub kopiowanie. Jeśli czytnik prosi o hasło jeszcze przed wyświetleniem stron, potrzebujesz hasła do otwarcia. Jeśli możesz przeczytać dokument, ale nie możesz go edytować lub wydrukować, samo to ograniczenie nie uniemożliwia księgowej jego wyświetlenia.
Poproś dostawcę o dostęp do dokumentu, nie o dane logowania do konta klienta. Księgowa również nie potrzebuje dostępu do firmowej skrzynki z powodu jednego PDF. Jeśli musi na przykład wydrukować dokument z ograniczeniem drukowania, wyjaśnij to dostawcy i uzgodnij odpowiednią wersję. Nie obchodź zabezpieczenia ani nie przesyłaj dokumentu na nieznaną stronę obiecującą odblokowanie PDF.
Źródło tej sekcji: Adobe: ochrona hasłem wyświetlania, edycji, drukowania i kopiowania PDF
Potwierdź z dostawcą, komu możesz przekazać dokument
Jeśli wiadomość jest niespodziewana, przed otwarciem załącznika sprawdź, czy rzeczywiście wysłał ją dostawca i czy dotyczy twojego zakupu. Zadzwoń pod zapisany numer albo skorzystaj z innego kontaktu z wcześniejszej współpracy. Nie używaj do weryfikacji nowego numeru ani linku podanego wyłącznie w podejrzanej wiadomości. Prośba o hasło nie potwierdza pochodzenia pliku.
W przypadku oczekiwanego dokumentu najpierw przeczytaj instrukcje dostawcy: mógł już opisać, jak uzyskać hasło. Jeśli ich brakuje, poproś o hasło do otwarcia konkretnego załącznika i wyjaśnij, że dokumentu potrzebuje również księgowa. Dostawca może potwierdzić możliwość przekazania pliku i hasła, wysłać hasło bezpośrednio księgowej lub zaproponować inny sposób dostarczenia.
Jeśli nie widzisz jeszcze zawartości PDF, wskaż załącznik przez nazwę pliku, datę otrzymania i znane oznaczenie zamówienia. Nie musisz zgadywać numeru faktury. W poniższym wzorze zastąp dane w nawiasach kwadratowych własnymi i zaproponuj kanał, którego już bezpiecznie używasz z dostawcą.
Wybierz tekst, skopiuj go do wiadomości e-mail i uzupełnij szczegóły w nawiasach kwadratowych.
Prześlij plik i hasło osobno
Po uzgodnieniu przekazania z dostawcą potwierdź z księgową, gdzie ma otrzymać plik, a którym kanałem hasło. PDF prześlij w zwykły sposób przekazywania dokumentów. Do hasła użyj innego bezpiecznego kanału, który oboje już znacie, na przykład menedżera haseł z funkcją udostępniania lub bezpiecznej komunikacji. Dla jednego dokumentu nie trzeba zakładać konta w nieznanej usłudze.
Drugi e-mail do tych samych odbiorców ponownie udostępniłby hasło całej grupie. Sprawdź więc odbiorców zarówno pliku, jak i hasła; przy udostępnionym linku także faktycznie nadane uprawnienia. Dwie różne drogi mają sens tylko wtedy, gdy dostęp otrzymają osoby, które go potrzebują.
W grupowej korespondencji wystarczy napisać, że dostęp ustalasz bezpośrednio z księgową. W osobnym kanale dołącz do hasła nazwę PDF, aby było jasne, do którego pliku pasuje. Hasła nie należy umieszczać we wspólnej tabeli, notatce do dokumentu ani nazwie pliku.
Zachowaj oryginał i wyjaśnij ewentualną zamianę
Zachowaj pierwotny e-mail i otrzymany załącznik tam, gdzie zwykle przechowujesz dokumenty tej firmy. Zapisz nadawcę, datę otrzymania i informację, czy księgowa dostała oryginalny załącznik, czy nową wersję od dostawcy. Ta notatka ma wyjaśnić pochodzenie dokumentu; nie zapisuj w niej hasła.
Jeśli dostawca zamiast hasła proponuje inną kopię, potwierdź, że to ten sam dokument i że możesz przekazać go księgowej. Zachowaj również jego wiadomość z wyjaśnieniem. Jeśli księgowa dostała już wcześniejszy załącznik, przy wysyłaniu nowego napisz wyraźnie, że go zastępuje. Będzie wiedziała, z którą wersją pracować.
Inny sposób dostarczenia zaproponowany przez dostawcę uzgodnij najpierw także z księgową. To ona musi móc dostać się do dokumentu, nie tylko ty.
Sprawdź, czy księgowa otworzy otrzymaną kopię
Po uzyskaniu hasła otwórz dostarczony plik i przejrzyj wszystkie strony. Sprawdź czytelność oraz porównaj dostawcę, nabywcę i znane oznaczenie zakupu z tym, czego się spodziewasz. Jeśli coś się nie zgadza, zadaj dostawcy konkretne pytanie. Udane otwarcie potwierdza dostęp do treści, nie poprawność faktury ani jej przydatność do celów księgowych.
Następnie wyślij księgowej właśnie sprawdzony załącznik lub uzgodniony link, a hasło przekaż osobno. Poproś ją o otwarcie kopii, którą faktycznie dostała. Hasło działające na twoim komputerze nie potwierdza jeszcze, że przekazanie powiodło się również u niej.
Poniższego wzoru użyj dla oryginalnego załącznika dopiero po wysłaniu hasła uzgodnionym kanałem. Jeśli przekazujesz wersję zastępczą od dostawcy, odpowiednio zmień pierwszy akapit.
Wybierz tekst, skopiuj go do wiadomości e-mail i uzupełnij szczegóły w nawiasach kwadratowych.
Gdy hasło nie działa lub nadal na nie czekasz
Jeśli hasło nie działa, podaj dostawcy nazwę załącznika i dokładny komunikat czytnika. Sprawdź z nim, czy przesłał hasło właśnie do tego pliku, i poproś o dalsze instrukcje. Rozesłanie tego samego hasła większej liczbie osób nie rozwiąże problemu z otwarciem.
W międzyczasie poinformuj księgową, który dokument czeka na dostęp i co robisz, aby go uzyskać. Przykładowa wiadomość: „PDF od dostawcy do zamówienia [oznaczenie] dotarł, ale czekam na hasło do otwarcia. O dostęp poprosiłem [data]. Gdy będzie dostępny, uzgodnię z Panią osobne przekazanie hasła i wyślę dokument”. Księgowa będzie wiedziała, dlaczego załącznika brakuje w dokumentach, i nie będzie musiała ponownie go szukać.