Een leverancier stuurde een PDF met wachtwoord. Zo geef je die aan je boekhouder zonder het wachtwoord in een groepsgesprek te delen

Welk wachtwoord heeft je boekhouder nodig?

Adobe maakt onderscheid tussen bescherming van het bekijken en van het bewerken van een PDF; ook afdrukken en kopiëren kunnen worden beperkt. Vraagt de lezer een wachtwoord voordat de pagina’s verschijnen, dan heb je het openingswachtwoord nodig. Kun je het document lezen, maar niet bewerken of afdrukken, dan verhindert die beperking op zichzelf niet dat je boekhouder het bekijkt.

Vraag de leverancier om toegang tot het document, niet om de inloggegevens van je klantaccount. Je boekhouder heeft voor één PDF ook geen toegang tot je zakelijke mailbox nodig. Moet je boekhouder bijvoorbeeld een document met een afdrukbeperking printen, leg dat dan aan de leverancier uit en spreek een geschikte versie af. Omzeil de beveiliging niet en upload het document niet naar een onbekende website die belooft PDF’s te ontgrendelen.

Bron bij dit onderdeel: Adobe: PDF’s met wachtwoorden beschermen tegen bekijken, bewerken, afdrukken en kopiëren

Bevestig met de leverancier aan wie je het document mag geven

Controleer bij een onverwacht bericht vóór het openen van de bijlage of de leverancier het echt heeft gestuurd en of het over je aankoop gaat. Bel een opgeslagen nummer of gebruik een ander contact uit eerdere samenwerking. Gebruik hiervoor geen nieuw nummer of link die alleen in het verdachte bericht staat. Een wachtwoordvraag bevestigt niet waar het bestand vandaan komt.

Lees bij een verwacht document eerst de instructies van de leverancier: misschien staat er al hoe je het wachtwoord krijgt. Ontbreekt de procedure, vraag dan om het openingswachtwoord voor die specifieke bijlage en leg uit dat je boekhouder het document ook nodig heeft. De leverancier kan toestemming geven om bestand en wachtwoord door te sturen, het wachtwoord rechtstreeks aan je boekhouder geven of een andere aflevermethode aanbieden.

Kun je de inhoud van de PDF nog niet zien, benoem de bijlage dan met de bestandsnaam, ontvangstdatum en een bekend bestelnummer of kenmerk. Je hoeft het factuurnummer niet te raden. Vervang in het voorbeeld hieronder de gegevens tussen vierkante haakjes en stel een kanaal voor dat je al veilig met de leverancier gebruikt.

Stuur bestand en wachtwoord afzonderlijk

Zodra de overdracht met de leverancier is afgesproken, bevestig je met je boekhouder waar het bestand naartoe moet en via welk kanaal het wachtwoord komt. Stuur de PDF op jullie gebruikelijke manier voor documenten. Gebruik voor het wachtwoord een ander beveiligd kanaal dat jullie allebei al kennen, bijvoorbeeld een wachtwoordmanager met een deelfunctie of beveiligde communicatie. Voor één document hoef je geen account bij een onbekende dienst aan te maken.

Een tweede e-mail aan dezelfde ontvangers zou het wachtwoord opnieuw voor de hele groep toegankelijk maken. Controleer daarom de ontvangers van zowel het bestand als het wachtwoord; controleer bij een gedeelde link ook de daadwerkelijk verleende rechten. Twee verschillende wegen helpen alleen als de mensen die toegang nodig hebben die ook krijgen.

In het groepsgesprek volstaat het om te schrijven dat je de toegang rechtstreeks met je boekhouder regelt. Vermeld in het aparte kanaal de PDF-bestandsnaam bij het wachtwoord, zodat duidelijk is bij welk bestand het hoort. Zet het wachtwoord niet in een gedeeld spreadsheet, een notitie bij het document of de bestandsnaam.

Bewaar het origineel en leg een eventuele vervanging uit

Bewaar de oorspronkelijke e-mail en de ontvangen bijlage op de plek waar je normaal de documenten van dat bedrijf opslaat. Noteer de afzender, ontvangstdatum en of je boekhouder de originele bijlage of een nieuwe versie van de leverancier kreeg. Die notitie moet de herkomst van het document verklaren; bewaar het wachtwoord er niet in.

Biedt de leverancier een andere kopie aan in plaats van een wachtwoord, bevestig dan dat het om hetzelfde document gaat en dat je het aan je boekhouder mag geven. Bewaar ook het bericht met de uitleg. Heeft je boekhouder de eerdere bijlage al ontvangen, schrijf dan bij het sturen van de nieuwe uitdrukkelijk dat deze de vorige vervangt. Zo is duidelijk welke versie gebruikt moet worden.

Bespreek een andere aflevermethode die de leverancier voorstelt eerst ook met je boekhouder. Je boekhouder moet bij het document kunnen, niet alleen jij.

Controleer of je boekhouder de ontvangen kopie kan openen

Open na ontvangst van het wachtwoord het geleverde bestand en bekijk alle pagina’s. Controleer de leesbaarheid en vergelijk leverancier, klant en het bekende aankoopkenmerk met wat je verwachtte. Klopt iets niet, stel de leverancier dan een gerichte vraag. Succesvol openen bevestigt toegang tot de inhoud, niet dat de factuur klopt of geschikt is voor de boekhouding.

Stuur daarna precies de gecontroleerde bijlage of de afgesproken link aan je boekhouder en geef het wachtwoord afzonderlijk door. Vraag om de kopie te openen die daadwerkelijk is ontvangen. Dat het wachtwoord op jouw computer werkt, bevestigt nog niet dat de overdracht ook aan de andere kant is gelukt.

Gebruik het voorbeeld hieronder voor de originele bijlage pas nadat je het wachtwoord via het afgesproken kanaal hebt gestuurd. Geef je een vervangende versie van de leverancier door, pas dan de eerste alinea aan.

Als het wachtwoord niet werkt of nog ontbreekt

Werkt het wachtwoord niet, geef de leverancier dan de naam van de bijlage en de exacte melding van de lezer. Controleer samen of het gestuurde wachtwoord voor dit specifieke bestand is en vraag wat de volgende stap is. Hetzelfde wachtwoord aan meer mensen sturen lost het openingsprobleem niet op.

Vertel je boekhouder ondertussen welk document op toegang wacht en wat je doet om die te krijgen. Een voorbeeldbericht: ‘De PDF van de leverancier voor bestelling [kenmerk] is binnen, maar ik wacht op het openingswachtwoord. Ik heb op [datum] toegang gevraagd. Zodra die beschikbaar is, spreek ik met je af hoe ik het wachtwoord afzonderlijk doorgeef en stuur ik het document.’ Zo weet je boekhouder waarom de bijlage in de stukken ontbreekt en hoeft die er niet opnieuw naar te zoeken.