Din bokförare är borta en vecka, men leverantörerna fortsätter att skicka fakturor. Lös en praktisk fråga före ledigheten: vem hittar nya underlag och var sparas de, så att de inte blir utspridda i flera inkorgar? Kom överens om vad som behövs före avresan, vad som kan vänta och om en behörig person täcker vissa uppgifter. Bokföraren måste bekräfta relevanta bokförings- eller skattedatum; den här guiden fastställer inga sådana frister.
Skilj insamling från bearbetning
En kollega kan spara överenskomna filer utan att fatta bokföringsbeslut. Ange vilken inkorg eller mapp som ska kontrolleras, var PDF-filer sparas och var frågor antecknas. Kollegan använder sin egen godkända åtkomst, inte ett delat lösenord.
Behåll originaldokumentet. Om en korrigerad version kommer, ange kopplingen till originalet i stället för att skriva över det utan förklaring. Anteckna saknade bilagor och filer som inte går att öppna. Filändelsen PDF gör inte i sig ett dokument användbart.
Kontrollera åtkomsten före ledigheten. Kollegan sparar en överenskommen testfil i den delade mappen med sitt eget konto; bokföraren öppnar filen och bekräftar att den är läsbar. Ange frånvarodatum, namnet på den som samlar underlagen och den överenskomna kontaktpersonen för ersättaren i överlämningen. Om åtkomsten inte fungerar, ordna behörigheterna med administratören före ledigheten i stället för att dela lösenord.
Tre användbara poster
En påhittad överlämningslista kan se ut så här:
- Tillgängligt: Leverantör A:s PDF ligger i den överenskomna mappen. Mottagen på tisdagen.
- Saknas: B skickade ett meddelande utan underlag. En kollega begärde filen på torsdagen.
- För granskning: En ny version från A har kommit. Båda sparas för bokförarens bedömning.
Listan beskriver vilka underlag som finns. Den bekräftar inte bokföringsmässig riktighet eller betalning. Skilj mottagna filer från dokument som ni fortfarande väntar på.
Skriv en kort överlämning
Exempel: ”Under din ledighet sparar en kollega nya underlag i vår överenskomna mapp. Listan visar mottagningsdatum och frågor. Vi begärde B:s saknade PDF på torsdagen. A:s nya version ligger bredvid originalet för din granskning när du kommer tillbaka.”
För arbete som inte kan vänta bestämmer ni i förväg vem som ska kontaktas, för vilken uppgift och med vilka underlag. Varje nytt meddelande är inte brådskande.
Bekräfta mottagandet efter ledigheten
Skicka en länk till den överenskomna platsen och en kort lista med öppna frågor. Be bokföraren bekräfta att filerna går att öppna och ange vad som saknas. Att skicka en länk räcker inte för att avsluta överlämningen.