En kollega kan spara överenskomna filer utan att fatta bokföringsbeslut. Ange vilken inkorg eller mapp som ska kontrolleras, var PDF-filer sparas och var frågor antecknas. Kollegan använder sin egen godkända åtkomst, inte ett delat lösenord.
________________________________________________
Behåll originaldokumentet. Om en korrigerad version kommer, ange kopplingen till originalet i stället för att skriva över det utan förklaring. Anteckna saknade bilagor och filer som inte går att öppna. Filändelsen PDF gör inte i sig ett dokument användbart.
________________________________________________
Kontrollera åtkomsten före ledigheten. Kollegan sparar en överenskommen testfil i den delade mappen med sitt eget konto; bokföraren öppnar filen och bekräftar att den är läsbar. Ange frånvarodatum, namnet på den som samlar underlagen och den överenskomna kontaktpersonen för ersättaren i överlämningen. Om åtkomsten inte fungerar, ordna behörigheterna med administratören före ledigheten i stället för att dela lösenord.
________________________________________________
En påhittad överlämningslista kan se ut så här:
________________________________________________
Listan beskriver vilka underlag som finns. Den bekräftar inte bokföringsmässig riktighet eller betalning. Skilj mottagna filer från dokument som ni fortfarande väntar på.
Exempel: ”Under din ledighet sparar en kollega nya underlag i vår överenskomna mapp. Listan visar mottagningsdatum och frågor. Vi begärde B:s saknade PDF på torsdagen. A:s nya version ligger bredvid originalet för din granskning när du kommer tillbaka.”
________________________________________________
För arbete som inte kan vänta bestämmer ni i förväg vem som ska kontaktas, för vilken uppgift och med vilka underlag. Varje nytt meddelande är inte brådskande.
________________________________________________