Bogholderen er væk en uge, men leverandørerne sender stadig fakturaer. Afklar et praktisk spørgsmål inden ferien: hvem finder de nye bilag, og hvor gemmes de, så de ikke ligger spredt i flere indbakker? Aftal, hvad der skal afleveres før afrejsen, hvad der kan vente, og om en bemyndiget person tager bestemte opgaver. Bogholderen skal bekræfte relevante regnskabs- eller skattefrister; denne guide fastlægger dem ikke.
Adskil indsamling og behandling
En kollega kan gemme aftalte filer uden at træffe regnskabsmæssige beslutninger. Angiv den indbakke eller mappe, der skal kontrolleres, hvor PDF-filer gemmes, og hvor spørgsmål skrives. Kollegens egen godkendte adgang bruges, ikke en fælles adgangskode.
Behold originalbilaget. Kommer der en rettet version, så markér forbindelsen til originalen i stedet for at overskrive den uden forklaring. Notér manglende vedhæftninger og filer, der ikke kan åbnes. Filtypen PDF gør ikke i sig selv et dokument brugbart.
Kontrollér adgangen før ferien. Kollegaen gemmer en aftalt testfil i den delte mappe med sin egen konto; bogholderen åbner den og bekræfter, at den kan læses. Tilføj fraværsdatoerne, navnet på den, der samler bilag, og den aftalte kontaktperson for afløseren til overdragelsen. Virker adgangen ikke, så få administratoren til at afklare rettighederne før ferien; del ikke adgangskoder.
Tre nyttige linjer
En fiktiv overdragelsesliste:
- Klar: PDF-filen fra leverandør A ligger i den aftalte mappe. Modtaget tirsdag.
- Mangler: B sendte en besked uden bilag. En kollega bad om filen torsdag.
- Til vurdering: En ny version fra A er kommet. Begge er bevaret til bogholderen.
Listen beskriver bilagene, ikke deres regnskabsmæssige korrekthed eller en betaling. Skeln mellem modtagne filer og dokumenter, I stadig venter på.
Skriv en kort overdragelse
Eksempel: »Under din ferie gemmer en kollega nye bilag i den aftalte mappe. Listen indeholder modtagelsesdatoer og spørgsmål. Vi bad om B's manglende PDF torsdag. A's nye version ligger ved siden af originalen til din vurdering efter ferien.«
For arbejde, der ikke kan vente, aftaler I på forhånd, hvem der kontaktes, om hvilken opgave og med hvilke bilag. Ikke alle nye beskeder haster.
Bekræft modtagelsen efter ferien
Send ét link til det aftalte sted og en kort liste over åbne spørgsmål. Bed bogholderen bekræfte, at filerne kan åbnes, og fortælle, hvad der mangler. At sende et link afslutter ikke alene overdragelsen.