En kollega kan gemme aftalte filer uden at træffe regnskabsmæssige beslutninger. Angiv den indbakke eller mappe, der skal kontrolleres, hvor PDF-filer gemmes, og hvor spørgsmål skrives. Kollegens egen godkendte adgang bruges, ikke en fælles adgangskode.
________________________________________________
Behold originalbilaget. Kommer der en rettet version, så markér forbindelsen til originalen i stedet for at overskrive den uden forklaring. Notér manglende vedhæftninger og filer, der ikke kan åbnes. Filtypen PDF gør ikke i sig selv et dokument brugbart.
________________________________________________
Kontrollér adgangen før ferien. Kollegaen gemmer en aftalt testfil i den delte mappe med sin egen konto; bogholderen åbner den og bekræfter, at den kan læses. Tilføj fraværsdatoerne, navnet på den, der samler bilag, og den aftalte kontaktperson for afløseren til overdragelsen. Virker adgangen ikke, så få administratoren til at afklare rettighederne før ferien; del ikke adgangskoder.
________________________________________________
En fiktiv overdragelsesliste:
________________________________________________
Listen beskriver bilagene, ikke deres regnskabsmæssige korrekthed eller en betaling. Skeln mellem modtagne filer og dokumenter, I stadig venter på.
Eksempel: »Under din ferie gemmer en kollega nye bilag i den aftalte mappe. Listen indeholder modtagelsesdatoer og spørgsmål. Vi bad om B's manglende PDF torsdag. A's nye version ligger ved siden af originalen til din vurdering efter ferien.«
________________________________________________
For arbejde, der ikke kan vente, aftaler I på forhånd, hvem der kontaktes, om hvilken opgave og med hvilke bilag. Ikke alle nye beskeder haster.
________________________________________________