Un collègue peut enregistrer les fichiers convenus sans prendre les décisions du comptable. Précisez la boîte mail ou le dossier à consulter, l’emplacement des PDF et l’endroit où noter une question. Il utilise son propre accès autorisé, pas un mot de passe partagé.
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Conservez le document original. Si une version corrigée arrive, indiquez son lien avec l’original au lieu de le remplacer discrètement. Notez les pièces jointes absentes ou impossibles à ouvrir. L’extension PDF ne suffit pas à rendre un fichier exploitable.
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Vérifiez les accès avant le départ. Avec son propre compte, la collègue enregistre un fichier de test convenu dans le dossier partagé ; le comptable l’ouvre et confirme qu’il est lisible. Ajoutez les dates d’absence, le nom de la personne chargée de la collecte et le contact du remplaçant convenu. Si l’accès échoue, réglez les autorisations avec l’administrateur avant les congés, sans échanger de mots de passe.
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Voici un exemple fictif de liste de transmission :
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La liste décrit les documents disponibles. Elle ne confirme ni leur exactitude comptable ni un paiement. Distinguez un fichier reçu d’un document simplement attendu.
Exemple : « Pendant votre absence, une collègue enregistre les nouveaux justificatifs dans le dossier convenu. La liste précise les dates de réception et les questions. Nous avons demandé le PDF manquant de B jeudi. La nouvelle version de A est conservée à côté de l’original pour votre examen au retour. »
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Pour ce qui ne peut pas attendre, convenez du déroulement concret avant les congés : qui contacter, pour quelle tâche, avec quels documents ? Tout nouveau message n’est pas urgent.
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