Una compañera puede guardar los archivos acordados sin asumir decisiones contables. Define qué correo o carpeta revisará, dónde guardará los PDF y dónde anotará las dudas. Debe usar su propio acceso autorizado, no una contraseña compartida.
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Conserva el documento original. Si llega una versión corregida, indica su relación con el original en vez de sustituirlo sin avisar. Anota los adjuntos que faltan o no se abren. Tener extensión PDF no convierte un archivo en un documento utilizable.
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Comprueba el acceso antes de las vacaciones. Con su propia cuenta, la compañera guarda un archivo de prueba acordado en la carpeta compartida; tu contable lo abre y confirma que puede leerlo. Añade las fechas de ausencia, el nombre de quien recopilará los documentos y el contacto de la persona que hayan acordado para la sustitución. Si falla el acceso, resuelve los permisos con quien administra la carpeta antes de las vacaciones; no intercambies contraseñas.
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Una lista ficticia de entrega puede decir:
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La lista describe el estado de los documentos. No confirma su corrección contable ni un pago. Distingue lo recibido de lo que todavía esperas.
Mensaje de ejemplo: «Durante tus vacaciones, una compañera guarda los documentos nuevos en la carpeta acordada. La lista incluye fechas de recepción y dudas. Pedimos el PDF que falta de B el jueves. La nueva versión de A está junto al original para que la revises al volver».
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Para el trabajo que no puede esperar, acuerden antes la vía concreta: a quién contactar, para qué tarea y con qué documentos. No marques todos los mensajes nuevos como urgentes.
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