Una collega può salvare i file concordati senza prendere decisioni contabili. Definisci quale casella o cartella controllare, dove salvare i PDF e dove annotare dubbi. Deve usare il proprio accesso autorizzato, non una password condivisa.
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Conserva il documento originale. Se arriva una versione corretta, segnala il collegamento all’originale invece di sovrascriverlo senza avviso. Annota allegati mancanti o impossibili da aprire. L’estensione PDF non basta a rendere un file utilizzabile.
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Verifica gli accessi prima delle ferie. Con il proprio account, la collega salva un file di prova concordato nella cartella condivisa; il commercialista lo apre e conferma che è leggibile. Aggiungi al passaggio di consegne le date di assenza, il nome di chi raccoglie i documenti e il contatto della persona concordata per la sostituzione. Se l’accesso non funziona, risolvi i permessi con l’amministratore prima delle ferie, senza scambiare password.
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Un elenco di consegna fittizio può contenere:
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L’elenco descrive i documenti disponibili. Non conferma la correttezza contabile né l’avvenuto pagamento. Distingui i file ricevuti da quelli ancora attesi.
Messaggio di esempio: «Durante le ferie, una collega salva i nuovi documenti nella cartella concordata. L’elenco riporta date di ricezione e dubbi. Abbiamo richiesto giovedì il PDF mancante di B. La nuova versione di A è accanto all’originale per la verifica al rientro».
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Per le attività che non possono aspettare, concordate prima chi contattare, per quale lavoro e con quali documenti. Non ogni nuovo messaggio è urgente.
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