Zjistěte, co brání otevření
Fakturu jste otevřeli ve své poště, přeposlali účetní a čekáte, že je hotovo. Jenže účetní vidí přihlášení, odmítnutý přístup nebo přílohu, kterou nelze otevřít. To, že se dokument zobrazí vám, ještě neznamená, že má stejné oprávnění další příjemce.
U chráněné zprávy proto začněte zjištěním, co přesně brání předání. Podle toho se rozhodne, zda potřebujete opravit použitý účet, přístup k souboru, nebo požádat odesílatele o nové doručení.
Zpráva, soubor a odkaz mohou mít různou ochranu
Outlook podporuje různé způsoby šifrování včetně S/MIME a Microsoft Purview. Purview může vedle šifrování omezovat také další použití zprávy. Dokumentace Microsoftu popisuje tyto možnosti odděleně, proto je nepovažujte za jediný typ zámku.
Rozdíl je praktický: heslo požadované přímo při otevření PDF není totéž jako přihlášení ke chráněné zprávě. A odkaz do cloudové složky může selhat kvůli oprávnění této složky. Účetní vám nejlépe pomůže přesným zněním chyby a informací, zda se problém objeví u zprávy, přílohy, nebo odkazu.
Ani stažení přílohy nemusí ochranu odstranit. Microsoft uvádí, že u podporovaných chráněných souborů mohou omezení zůstat i po stažení; ochrana PDF závisí na nastavení organizace. Přiložení souboru do nového e-mailu proto samo o sobě nezaručuje přístup účetní. Viz otázky a odpovědi k Microsoft Purview Message Encryption.
Nejdřív ověřte správného příjemce
Pokud zpráva nabízí přihlášení, účetní má postupovat podle pokynů pro účet, na který jí byla určena. Když byla původní zpráva určena pouze vám, vaše přihlašovací údaje jí nepředávejte. Potřebujete vyřešit oprávnění jejího vlastního účtu.
Připravte si identifikaci dokladu a kontakt na osobu, která jej poslala. Požádejte ji o předání účetní na dohodnutou adresu způsobem, který odpovídá požadované ochraně. Uveďte, proč účetní dokument potřebuje a jaká chyba se jí zobrazuje. Odesílatel tak může ověřit oprávněného příjemce a zvolit vhodný způsob doručení.
Pokud příčině nerozumíte ani po tomto ověření, předejte problém správci pošty společně s chybovou hláškou. K diagnostice obvykle nepotřebuje celé účetní podklady v nechráněné kopii.
Co napsat, aby se řešení nezaseklo
Ve fiktivním příkladu dostane jednatel chráněnou fakturu za firemní školení. Sám ji otevře, účetní po přeposlání nikoli. Použitelná žádost dodavateli může znít:
„Fakturu za školení pod číslem uvedeným v předmětu dokážu otevřít já, ale naše účetní po přeposlání nemá přístup. Prosím ověřte její oprávnění a pošlete jí doklad přímo na dohodnutou účetní adresu se zachováním potřebné ochrany.“
Původní zprávu si ponechte, dokud předání nedokončíte. Za vyřešené jej považujte až tehdy, když účetní potvrdí, že správný doklad skutečně otevřela a může s ním pracovat v rozsahu, který potřebuje. Samotné odeslání dalšího e-mailu tuto kontrolu nenahrazuje.