Selvitä, mikä estää avaamisen
Avasit laskun postilaatikossasi, välitit sen kirjanpitäjälle ja oletit työn olevan valmis. Hän näkee kuitenkin kirjautumisen, estetyn pääsyn tai liitteen, joka ei avaudu. Sinun pääsysi asiakirjaan ei tarkoita samoja oikeuksia toiselle vastaanottajalle.
Suojatun viestin kohdalla selvitä ensin tarkasti, mikä estää toimittamisen. Tämä ratkaisee, pitääkö korjata käytetty tili, tiedoston käyttöoikeudet vai pyytää lähettäjää toimittamaan asiakirja uudelleen.
Viestin, tiedoston ja linkin suojaus voi olla erilainen
Outlook tukee useita salausmenetelmiä, kuten S/MIME ja Microsoft Purview. Purview voi myös rajoittaa viestin myöhempää käyttöä. Microsoft käsittelee vaihtoehtoja erikseen; älä pidä niitä yhtenä lukkotyyppinä.
Ero on käytännöllinen: PDF:n avaamiseen pyydettävä salasana ei ole kirjautuminen suojattuun viestiin. Pilvikansion linkki voi puolestaan epäonnistua kansion oikeuksien vuoksi. Eniten auttaa tarkka virheteksti sekä tieto siitä, ilmestyykö virhe viestissä, liitteessä vai linkissä.
Liitteen lataaminenkaan ei välttämättä poista suojausta. Microsoftin mukaan tuettujen suojattujen tiedostojen rajoitukset voivat säilyä latauksen jälkeen; PDF-suojaus riippuu organisaation asetuksista. Tiedoston liittäminen uuteen viestiin ei siis takaa pääsyä. Katso Microsoft Purview Message Encryptionin kysymykset ja vastaukset.
Kysymyksiä ja vastauksia Microsoft Purview Message Encryptionista →
Tarkista ensin oikea vastaanottaja
Jos viesti tarjoaa kirjautumista, kirjanpitäjän pitää seurata ohjeita sille tilille, jolle viesti on tarkoitettu. Jos alkuperäinen oli vain sinulle, älä luovuta kirjautumistietojasi. Selvitä kirjanpitäjän oman tilin oikeudet.
Ota esille tositteen tunniste ja lähettäjän yhteystiedot. Pyydä toimittamista sovittuun kirjanpito-osoitteeseen vaaditulla suojauksella. Kerro, miksi asiakirjaa tarvitaan ja mikä virhe näkyy. Lähettäjä voi vahvistaa valtuutetun vastaanottajan ja valita sopivan toimitustavan.
Jos syy jää epäselväksi, toimita ongelma ja virheilmoitus sähköpostin ylläpitäjälle. Selvittäminen ei yleensä vaadi koko kirjanpitoaineiston suojaamatonta kopiota.
Mitä kirjoittaa, jotta ratkaisu etenee
Kuvitteellisessa esimerkissä toimitusjohtaja saa suojatun laskun yrityskoulutuksesta. Hän voi avata sen, mutta kirjanpitäjä ei välittämisen jälkeen. Käyttökelpoinen pyyntö toimittajalle voisi olla:
”Voin avata koulutuslaskun, jonka numero on viestin aiheessa, mutta kirjanpitäjämme ei pääse siihen välittämisen jälkeen. Tarkista hänen oikeutensa ja lähetä tosite suoraan sovittuun kirjanpito-osoitteeseen säilyttäen tarvittava suojaus.”
Säilytä alkuperäinen viesti, kunnes toimittaminen on valmis. Asia on ratkaistu vasta, kun kirjanpitäjä vahvistaa avanneensa oikean tositteen ja voivansa käyttää sitä tarvitsemassaan laajuudessa. Uuden sähköpostin lähettäminen ei korvaa tätä tarkistusta.