Wer einen Dienst verwaltet, hat nicht unbedingt Zugriff auf Rechnungen
Eine Agentur kann die Website eines Kunden betreuen, ohne dessen Abonnement zu bestellen. Trennen Sie bei der Rechnungssuche vier Angaben: Wer nutzt den Dienst, welches Unternehmen hat ihn bestellt, wer ist als Rechnungsempfänger angegeben und welchen Zahlungsbeleg haben Sie? Halten Sie Unbekanntes fest. Der bloße Zugriff auf den Dienst beantwortet die anderen Fragen nicht.
Ein konkretes Beispiel ist Contentful. Laut Dokumentation hat die Organisationsrolle Owner Zugriff auf Rechnungen, Admin dagegen nicht. Der Dienst sendet Rechnungen an den Organisationseigentümer und den hinterlegten Abrechnungskontakt; ein Owner kann eine Kopie in den Organisationseinstellungen unter Billing herunterladen. Das sind Regeln dieses Dienstes, keine allgemeinen Lieferantenregeln. Die Dokumentation ist am Artikelende verlinkt.
Owner bezeichnet hier eine Zugriffsrolle. Daraus geht nicht hervor, welches Unternehmen den Dienst tatsächlich bestellt hat. Für die Belegsammlung bedeutet das: Die Person, die eine Website bearbeiten kann, muss nicht diejenige sein, die eine Rechnung beschaffen kann.
Halten Sie für jeden Dienst das bestellende Unternehmen und die Kontaktperson fest
Notieren Sie Dienst, Anbieter, bekannte Kontokennung und gesuchten Zeitraum. Ergänzen Sie das bestätigte bestellende Unternehmen, den bekannten Rechnungsempfänger und getrennt davon die Zahlungsinformation. Liegt die Rechnung noch nicht vor, nennen Sie die Quelle für den Rechnungsempfänger, etwa: „Laut Bestellung; auf der Rechnung noch nicht geprüft.“
Ergänzen Sie den Namen einer Person, die den Beleg über einen berechtigten Zugang beschaffen kann. Das muss weder die Projektadministration noch Ihr üblicher Kontakt sein. Der Eintrag hilft, die richtige Person um das richtige Dokument zu bitten; er ist keine Liste gesetzlicher Rechnungsangaben.
Alle folgenden Unternehmen, Personen, Dienste, Käufe und Termine sind erfunden. Die Beispiele zeigen die praktische Abstimmung bei der Belegsammlung. Sie bestimmen weder Buchung oder steuerliche Behandlung noch eine mögliche Weiterberechnung an den Kunden.
1. Der Kunde hat bestellt, die Agentur verwaltet den Dienst
Kunde Zahrada hat bestätigt, das Abonnement des Dienstes Webraum für sein Unternehmen bestellt zu haben. Agentur Javor pflegt dort Inhalte. Die Septemberrechnung liegt niemandem in der Agentur vor. Eva auf Kundenseite hat die Bestellung abgewickelt und ist die vereinbarte Kontaktperson für die Suche.
Bitten Sie Eva um die bereits ausgestellte Rechnung für den Dienst und Zeitraum. Hat sie diese nicht im E-Mail-Postfach, soll sie eine Person mit entsprechendem Zugriff einschalten. Sie brauchen weder die Zugangsdaten des Kunden noch erweiterte Rechte für die gesamte Agentur.
Nutzen Sie dieses ausgefüllte Beispiel als Muster für einen Eintrag zum Kauf des Kunden. Ersetzen Sie die fiktiven Angaben durch die Ihres Kaufs.
2. Die Agentur hat den Dienst für ein Kundenprojekt bestellt
Agentur Javor hat bestätigt, das Abonnement der Entwurfswerkstatt selbst für das Projekt von Kunde Zahrada bestellt zu haben. Tomáš aus der Agentur hat den Kauf abgewickelt. Dass darin Entwürfe für den Kunden entstehen, ist kein Grund, den Kunden um die Lieferantenrechnung dieses Kaufs zu bitten.
Bitten Sie Tomáš um den ausgestellten Beleg. Halten Sie den Bezug zum Projekt Zahrada gesondert fest, damit er erhalten bleibt, ohne die Angaben zum Rechnungsempfänger zu ersetzen. Die interne Weitergabe einer Lieferantenrechnung und eine mögliche Rechnung an den Kunden sind zwei verschiedene Vorgänge. Dieser Eintrag dient nur der Beschaffung des Lieferantenbelegs.
Nutzen Sie dieses ausgefüllte Beispiel als Muster für einen Eintrag zum Kauf der Agentur. Ersetzen Sie die fiktiven Angaben und halten Sie den Bezug zum Kundenprojekt getrennt fest.
3. Die Agentur hat Zugriff, das bestellende Unternehmen ist aber unbekannt
Agentur Javor hat Administratorzugriff auf den Dienst Inhaltsraum für das Projekt Zahrada. Petra hat eine Bestätigung der Zahlung mit der Agenturkarte gefunden, während die Kundendaten Zahrada nennen. Diese beiden Unterlagen belegen noch nicht, wer bestellt hat oder was auf der ausgestellten Rechnung steht.
Petra bittet deshalb Eva, die die ursprüngliche Bestellung abgewickelt hat, das bestellende Unternehmen zu bestätigen und den Beleg zu beschaffen. Sie behält beide Unterlagen samt Widerspruch bei. Sie verändert weder Originale noch wählt sie den Rechnungsempfänger danach aus, in welchen Ordner die Rechnung besser passt.
Nutzen Sie dieses Beispiel für einen ungeklärten Kauf. Ersetzen Sie die fiktiven Angaben, kennzeichnen Sie unbestätigte Informationen weiterhin und ergänzen Sie eine konkrete Frage, eine Kontaktperson und den nächsten Schritt.
Schicken Sie eine konkrete Anfrage statt „Uns fehlt eine Rechnung“
Verwenden Sie die Angaben aus dem Eintrag. Nennen Sie das bestätigte bestellende Unternehmen, sofern bekannt. Andernfalls beschreiben Sie den Widerspruch und bitten die Person, die bestellt hat, um Aufklärung. Lassen Sie die Übergabe offen, bis Empfänger und Übermittlungsweg bestätigt sind.
Die folgende Vorlage lässt sich in eine E-Mail oder einen Arbeitschat kopieren. Sie fragt nach einem Dokument oder einer konkreten Auskunft zum Fehlenden, ohne Passwort, Bestätigungscode oder Zugriff auf das Konto der anderen Partei zu verlangen.
Kopieren Sie die Nachricht in eine E-Mail oder einen Arbeitschat, ersetzen Sie die Angaben in eckigen Klammern und prüfen Sie vor dem Versand den Empfänger.
Schließen Sie die Suche erst anhand des eingegangenen Belegs ab
Öffnen Sie das ausgestellte Dokument und vergleichen Sie Rechnungsempfänger, Dienst, verfügbare Konto- oder Projektkennung und gesuchten Zeitraum mit dem bekannten Kauf. Ein übereinstimmender Betrag reicht zur Identifizierung nicht aus. Bewahren Sie die Zahlungsbestätigung getrennt auf; sie ersetzt keine Lieferantenrechnung.
Bei Abweichungen behalten Sie das Original bei und fragen den Einkaufskontakt konkret, etwa: „Die Bestellung nennt Javor, die Rechnung aber Zahrada. Können Sie bitte prüfen, zu welchem Kauf sie gehört?“ Bis zur Klärung ist die Sammlung nicht abgeschlossen; leiten Sie den Beleg nicht automatisch weiter.
Das Ergebnis ist entweder ein gefundener, abgeglichener und an den bestätigten Empfänger übergebener Beleg oder ein offener Punkt mit konkreter Frage, Kontaktperson und Folgetermin. Wählen Sie jetzt eine fehlende Rechnung und füllen Sie den Eintrag aus: Dann wissen Sie, wen Sie fragen müssen oder was noch zu klären ist.