Gérer un service ne donne pas forcément accès aux factures
Une agence peut gérer le site d’un client sans commander son abonnement. Pour retrouver la facture, distinguez quatre informations : qui utilise le service, quelle entreprise l’a commandé, quelle entité est facturée et de quel justificatif de paiement vous disposez. Notez les inconnues. L’accès au service ne répond pas aux autres questions.
Contentful en donne un exemple concret. Sa documentation accorde l’accès aux factures au rôle d’organisation Owner, mais pas au rôle Admin. Le service envoie les factures au propriétaire de l’organisation et au contact de facturation enregistré ; un Owner peut télécharger une copie dans les paramètres de l’organisation, sous Billing. Ces règles concernent ce service, pas tous les fournisseurs. Les liens documentaires figurent en fin d’article.
Owner désigne ici un rôle d’accès. Il ne prouve pas quelle entreprise a réellement passé commande. Pour réunir les pièces, retenez que la personne capable de modifier le site n’est pas nécessairement celle qui peut obtenir la facture.
Pour chaque service, notez qui a commandé et qui contacter
Notez le service, le fournisseur, la référence de compte connue et la période recherchée. Ajoutez l’entreprise ayant passé commande, si elle est confirmée, l’entité facturée connue et, séparément, les informations de paiement. Sans facture, précisez l’origine de l’identité du destinataire : par exemple « selon la commande, pas encore vérifié sur la facture ».
Ajoutez le nom d’une personne pouvant obtenir le document par un accès autorisé. Ce n’est pas nécessairement l’administrateur du projet ni votre interlocuteur habituel. Cette fiche aide à demander le bon document à la bonne personne ; elle ne dresse pas la liste des mentions obligatoires d’une facture.
Toutes les entreprises, personnes, prestations, commandes et dates ci-dessous sont fictives. Les exemples illustrent l’organisation de la collecte des pièces, sans déterminer leur traitement comptable ou fiscal ni une éventuelle refacturation au client.
1. Le client a commandé, l’agence gère le service
Le client Zahrada confirme avoir souscrit au service Espace web pour son entreprise. L’agence Javor y gère les contenus. Personne à l’agence ne possède la facture de septembre. Eva, chez le client, a organisé la commande et constitue le contact convenu pour la retrouver.
Demandez à Eva la facture déjà émise pour le service et la période concernés. Si elle ne l’a pas dans ses e-mails, elle peut la faire obtenir par une personne disposant des droits nécessaires. Inutile de demander les identifiants du client ou d’élargir les droits de toute l’agence.
Utilisez cet exemple rempli comme modèle de fiche pour un achat du client. Remplacez les données fictives par celles de votre achat.
2. L’agence a commandé pour un projet client
L’agence Javor confirme avoir elle-même souscrit au service Atelier de conception pour le projet du client Zahrada. Tomáš, à l’agence, a organisé l’achat. Le fait de créer des maquettes pour le client dans cet outil ne justifie pas de lui demander la facture fournisseur de cet achat.
Demandez le document émis à Tomáš. Consignez séparément le lien avec le projet Zahrada pour le conserver sans remplacer les informations sur l’entité facturée. La transmission interne d’une facture fournisseur et une éventuelle facturation au client sont deux sujets distincts. Cette fiche sert uniquement à obtenir la pièce du fournisseur.
Utilisez cet exemple rempli comme modèle de fiche pour un achat de l’agence. Remplacez les données fictives et notez séparément le lien avec le projet du client.
3. L’agence a accès au service, mais l’entreprise qui a commandé est inconnue
L’agence Javor dispose d’un accès administrateur au service Espace de contenu pour le projet Zahrada. Petra a retrouvé une confirmation de paiement par carte de l’agence, tandis que les coordonnées client indiquent Zahrada. Ces deux pièces ne prouvent pas encore qui a commandé ni ce qui figure sur la facture émise.
Petra demande donc à Eva, qui a organisé la commande initiale, de confirmer l’entreprise concernée et d’obtenir le document. Elle conserve les deux pièces et leur contradiction. Elle ne modifie pas les originaux et ne choisit pas l’entité facturée selon le dossier où il serait plus commode de ranger la facture.
Utilisez cet exemple pour consigner un achat non clarifié. Remplacez les données fictives, gardez les informations non vérifiées signalées et ajoutez une question précise, un contact et la prochaine étape.
Envoyez une demande précise plutôt que « il nous manque une facture »
Reprenez les informations de la fiche. Si l’entreprise ayant commandé est confirmée, nommez-la. Sinon, décrivez la contradiction et demandez des précisions à la personne ayant organisé la commande. Laissez la transmission en suspens tant que le destinataire et le canal ne sont pas confirmés.
Copiez le modèle suivant dans un e-mail ou une messagerie professionnelle. Il demande un document ou une réponse précise sur ce qui manque, sans réclamer de mot de passe, de code de vérification ou d’accès au compte de l’autre partie.
Copiez le message dans un e-mail ou une conversation de travail, remplacez les informations entre crochets et vérifiez le destinataire avant l’envoi.
Ne clôturez la recherche qu’après examen du document reçu
À réception, ouvrez le document émis et comparez l’entité facturée, le service, la référence de compte ou de projet si disponible et la période demandée avec l’achat connu. Un montant identique ne suffit pas à identifier le document. Conservez la confirmation de paiement séparément ; elle ne remplace pas la facture fournisseur.
En cas d’écart, conservez l’original et posez une question précise au contact ayant organisé l’achat : « La commande indique Javor, mais la facture indique Zahrada. Pouvez-vous vérifier à quel achat elle correspond ? » Tant que ce n’est pas clarifié, ne considérez pas la collecte comme terminée et ne retransmettez pas automatiquement le document.
Le résultat est soit une pièce retrouvée, comparée et remise au destinataire confirmé, soit un point ouvert avec une question précise, une personne à contacter et une date de suivi. Choisissez maintenant une facture manquante et remplissez sa fiche : vous saurez qui solliciter ou ce qu’il reste exactement à éclaircir.