Den som administrerer tjenesten, har ikke nødvendigvis fakturatilgang
Et byrå kan administrere kundens nettsted uten å bestille kundens abonnement. Skill mellom fire opplysninger når du leter etter fakturaen: hvem bruker tjenesten, hvilken virksomhet bestilte den, hvem står som fakturamottaker og hvilket betalingsbilag har du? Noter det ukjente. Tilgang til tjenesten alene besvarer ikke de andre spørsmålene.
Contentful er et konkret eksempel. Ifølge dokumentasjonen har organisasjonsrollen Owner tilgang til fakturaer, mens Admin ikke har det. Tjenesten sender fakturaer til organisasjonens eier og den registrerte faktureringskontakten; en Owner kan laste ned en kopi i organisasjonsinnstillingene under Billing. Dette er reglene for denne tjenesten, ikke for alle leverandører. Dokumentasjonslenkene står nederst i artikkelen.
Owner er her navnet på en tilgangsrolle. Det beviser ikke hvilken virksomhet som faktisk bestilte tjenesten. Når du samler bilag, må du derfor skille mellom personen som kan redigere nettstedet og personen som kan skaffe fakturaen. Det trenger ikke være samme person.
Noter hvem som bestilte hver tjeneste og hvem du skal spørre
Noter tjeneste, leverandør, kjent kontoreferanse og perioden du leter etter. Legg til bekreftet bestillende virksomhet, kjent fakturamottaker og betalingsopplysninger separat. Har du ikke fakturaen ennå, oppgi kilden til fakturamottakeren, for eksempel «ifølge bestillingen, ennå ikke kontrollert mot fakturaen».
Legg til navnet på noen som kan skaffe dokumentet gjennom autorisert tilgang. Det trenger verken være prosjektadministratoren eller den vanlige kontaktpersonen din. Registreringen hjelper deg å be riktig person om riktig dokument; den er ikke en liste over obligatoriske fakturaopplysninger.
Alle virksomheter, personer, tjenester, kjøp og datoer i eksemplene er oppdiktet. Eksemplene viser praktiske avtaler ved bilagsinnsamling. De avgjør ikke bokføring, skattebehandling eller om byrået skal viderefakturere kunden.
1. Kunden bestilte tjenesten, byrået administrerer den
Kunden Zahrada bekrefter å ha bestilt abonnementet på Nettplass for sin virksomhet. Byrået Javor administrerer innholdet. Ingen i byrået har septemberfakturaen. Eva hos kunden ordnet bestillingen og er avtalt kontakt for å finne den.
Be Eva om den allerede utstedte fakturaen for tjenesten og perioden. Hvis den ikke finnes i e-posten hennes, kan hun skaffe den gjennom noen med nødvendig tilgang. Du trenger ikke be om kundens påloggingsopplysninger eller utvide rettighetene til hele byrået.
Bruk dette utfylte eksempelet som mal for å registrere kundens kjøp. Bytt ut de oppdiktede opplysningene med opplysninger om ditt kjøp.
2. Byrået bestilte tjenesten til et kundeprosjekt
Byrået Javor bekrefter at det selv bestilte abonnementet på Designverkstedet til prosjektet for kunden Zahrada. Tomáš i byrået ordnet kjøpet. At verktøyet brukes til designarbeid for kunden, er ikke grunn til å be kunden om leverandørfakturaen for dette kjøpet.
Be Tomáš om det utstedte dokumentet. Noter tilknytningen til prosjekt Zahrada separat, slik at den bevares uten å erstatte fakturamottakerens opplysninger. Intern overlevering av en leverandørfaktura og eventuell fakturering av kunden er to forskjellige ting. Denne registreringen gjelder bare å skaffe leverandørens bilag.
Bruk dette utfylte eksempelet som mal for å registrere byråets kjøp. Bytt ut de oppdiktede opplysningene og noter tilknytningen til kundeprosjektet separat.
3. Byrået har tilgang, men du vet ikke hvem som bestilte
Byrået Javor har administratortilgang til Innholdsrom for prosjekt Zahrada. Petra finner en bekreftelse på betaling med byråets kort, mens kundeopplysningene viser Zahrada. Disse to underlagene fastslår ennå ikke hvem som bestilte tjenesten eller hva den utstedte fakturaen sier.
Petra ber derfor Eva, som ordnet den opprinnelige bestillingen, om å bekrefte bestillende virksomhet og skaffe dokumentet. Hun beholder begge underlagene og avviket mellom dem. Hun endrer ikke originalene og velger ikke fakturamottaker etter hvilken mappe fakturaen passer best i.
Bruk eksempelet til å registrere et uavklart kjøp. Bytt ut de oppdiktede opplysningene, behold merkingen av ubekreftet informasjon og legg til et konkret spørsmål, en kontaktperson og neste steg.
Send én konkret forespørsel i stedet for «vi mangler en faktura»
Bruk opplysningene fra registreringen. Oppgi den bekreftede bestillende virksomheten hvis du kjenner den. Ellers beskriver du avviket og ber personen som ordnet bestillingen om en forklaring. La overleveringen stå åpen til mottaker og leveringsmåte er bekreftet.
Du kan kopiere malen nedenfor til e-post eller arbeidschat. Den ber om et dokument eller et konkret svar om hva som mangler, uten å be om passord, bekreftelseskode eller tilgang til den andre partens konto.
Kopier meldingen til en e-post eller jobbchat, erstatt opplysningene i hakeparenteser og kontroller mottakeren før sending.
Avslutt søket først etter kontroll av det mottatte dokumentet
Åpne det utstedte dokumentet og sammenlign fakturamottaker, tjeneste, tilgjengelig konto- eller prosjektreferanse og ønsket periode med det kjente kjøpet. Lik sum alene identifiserer ikke dokumentet. Behold betalingsbekreftelsen som separat underlag; ikke forveksle den med leverandørfakturaen.
Hvis opplysningene ikke stemmer, behold originalen og spør innkjøpskontakten konkret: «Bestillingen viser Javor, men fakturaen viser Zahrada. Kan du sjekke hvilket kjøp den gjelder?» Ikke merk innsamlingen som fullført eller videresend dokumentet automatisk før saken er avklart.
Resultatet er enten et funnet og sammenlignet dokument levert til bekreftet mottaker, eller en åpen post med konkret spørsmål, person og oppfølgingsdato. Velg én manglende faktura nå og fyll ut registreringen: da vet du hvem du skal spørre eller nøyaktig hva som gjenstår å finne ut.