Správce služby nemusí mít přístup k fakturám
Agentura může spravovat klientův web, aniž by za klienta objednávala jeho předplatné. Při hledání faktury proto oddělte čtyři informace: kdo službu používá, která firma ji objednala, kdo je uvedený jako odběratel a jaký máte podklad k platbě. Pokud některou z nich neznáte, poznamenejte si to. Samotný přístup do služby vám ostatní odpovědi nedá.
Konkrétní příklad nabízí Contentful. V jeho dokumentaci má přístup k fakturám organizační role Owner, zatímco Admin jej nemá. Faktury služba posílá vlastníkovi organizace a uloženému fakturačnímu kontaktu; Owner si může kopii stáhnout v nastavení organizace v záložce Billing. Jde o pravidla této služby, nikoli všech dodavatelů. Odkazy na dokumentaci jsou na konci článku.
Owner je zde název přístupové role. Neprokazuje, která firma službu skutečně objednala. Pro sběr dokladů z toho plyne praktické rozlišení: člověk, který umí upravit web, a člověk, který může obstarat fakturu, nemusí být tentýž.
Ke každé službě zapište, kdo ji objednal a koho požádáte o fakturu
Zapište službu, dodavatele, známé označení účtu a období, za které fakturu hledáte. Doplňte potvrzenou objednávající firmu, známého odběratele a zvlášť informaci o platbě. Jestli fakturu ještě nemáte, u údaje o odběrateli uveďte, odkud ho znáte: například „podle objednávky, na faktuře zatím neověřeno“.
Doplňte jméno člověka, který může doklad získat oprávněnou cestou. Nemusí to být správce projektu ani člověk, který vám obvykle píše. Záznam vám má pomoci požádat správného člověka o správný dokument; nejde o seznam povinných náležitostí faktury.
Všechny následující firmy, osoby, služby, nákupy i termíny jsou smyšlené. Příklady ukazují provozní domluvu při sběru dokladů; neurčují účtování, daňové zacházení ani to, zda má agentura něco přeúčtovat klientovi.
1. Službu objednal klient, agentura ji spravuje
Klient Zahrada potvrdil, že předplatné služby Webový prostor objednal pro svou firmu. Agentura Javor v ní spravuje obsah. Zářijovou fakturu v agentuře nikdo nemá. Eva u klienta zařizovala objednávku a je domluveným kontaktem pro její dohledání.
Požádejte Evu o již vystavenou fakturu za danou službu a období. Pokud ji nemá v e-mailu, ať ji obstará přes člověka s příslušným přístupem. Není potřeba žádat klienta o přihlašovací údaje nebo rozšiřovat oprávnění celé agentuře.
Použijte tento vyplněný příklad jako vzor záznamu nákupu klienta. Smyšlené údaje nahraďte údaji o svém nákupu.
2. Službu objednala agentura, využívá ji pro klientský projekt
Agentura Javor potvrdila, že pro projekt klienta Zahrada sama objednala předplatné služby Návrhová dílna. Nákup zařizoval Tomáš z agentury. To, že v nástroji vznikají návrhy pro klienta, není důvod žádat klienta o dodavatelskou fakturu k tomuto nákupu.
O vystavený doklad požádejte Tomáše. Souvislost s projektem Zahrada zapište zvlášť, aby se neztratila, ale nenahrazovala údaje o odběrateli. Předání dodavatelské faktury uvnitř agentury a případná fakturace klientovi jsou dvě různé věci; tento záznam řeší pouze získání podkladu od dodavatele.
Použijte tento vyplněný příklad jako vzor záznamu nákupu agentury. Smyšlené údaje nahraďte vlastními a souvislost s klientským projektem ponechte zvlášť.
3. Agentura má přístup, ale nevíte, kdo službu objednal
Agentura Javor má administrátorský přístup do služby Obsahový prostor pro projekt Zahrada. Petra našla potvrzení o platbě kartou agentury, zatímco v zákaznických údajích je uvedena Zahrada. Z těchto dvou podkladů zatím není doloženo, kdo službu objednal ani co je na vystavené faktuře.
Petra proto požádá Evu, která původní objednávku zařizovala, aby potvrdila objednávající firmu a obstarala doklad. Ponechá u záznamu oba známé podklady a jejich rozpor. Nebude přepisovat původní dokumenty ani vybírat odběratele podle toho, do které složky se jí faktura lépe hodí.
Použijte tento příklad pro záznam nevyjasněného nákupu. Smyšlené údaje nahraďte vlastními; neověřené údaje ponechte označené a doplňte konkrétní otázku, kontakt a další krok.
Pošlete jednu konkrétní žádost místo obecného „chybí nám faktura“
Použijte údaje ze záznamu. Pokud víte, kdo službu objednal, uveďte potvrzenou firmu. Pokud ne, popište rozpor a požádejte člověka, který objednávku zařizoval, o vysvětlení. Předání nechte otevřené, dokud nepotvrdíte příjemce a způsob předání.
Následující vzor lze zkopírovat do e-mailu nebo pracovního chatu. Žádá dokument nebo konkrétní odpověď o tom, co chybí. Nevyžaduje heslo, ověřovací kód ani přístup do účtu druhé strany.
Zkopírujte zprávu do e-mailu nebo pracovního chatu, nahraďte údaje v hranatých závorkách a před odesláním ověřte příjemce.
Uzavřete dohledání až podle doručeného dokladu
Po doručení otevřete vystavený dokument a porovnejte odběratele, službu, označení účtu či projektu, pokud je dostupné, a požadované období se známým nákupem. Shodná částka sama nestačí k rozpoznání dokumentu. Potvrzení platby ponechte jako samostatný podklad, nezaměňujte ho za dodavatelskou fakturu.
Pokud údaje nesedí, zachovejte původní doklad a pošlete nákupnímu kontaktu přesnou otázku: například „Objednávka uvádí Javor, ale na faktuře je Zahrada. Můžeš prosím ověřit, k jakému nákupu patří?“ Do vyjasnění neoznačujte sběr za dokončený a dokument dál automaticky nerozesílejte.
Výsledkem je buď dohledaný a porovnaný doklad předaný potvrzenému příjemci, nebo otevřená položka s konkrétní otázkou, člověkem a dalším termínem. Vyberte teď jednu chybějící fakturu a vyplňte pro ni záznam: poznáte, koho požádat, nebo přesně pojmenujete, co je ještě potřeba zjistit.