De beheerder van een dienst heeft niet altijd toegang tot facturen
Een bureau kan de website van een klant beheren zonder diens abonnement te bestellen. Houd bij het zoeken vier gegevens uit elkaar: wie gebruikt de dienst, welke onderneming heeft hem besteld, wie staat als gefactureerde onderneming vermeld en welk betalingsbewijs heb je? Noteer wat onbekend is. Toegang tot de dienst beantwoordt de andere vragen niet.
Contentful geeft een concreet voorbeeld. Volgens de documentatie heeft de organisatierol Owner toegang tot facturen, maar Admin niet. De dienst stuurt facturen naar de organisatie-eigenaar en het vastgelegde facturatiecontact; een Owner kan een kopie downloaden in de organisatie-instellingen onder Billing. Dit zijn de regels van deze dienst, niet van alle leveranciers. De documentatielinks staan onderaan het artikel.
Owner is hier een toegangsrol. De naam bewijst niet welke onderneming de dienst daadwerkelijk heeft besteld. Voor het verzamelen betekent dit dat degene die de website kan bewerken niet dezelfde hoeft te zijn als degene die de factuur kan verkrijgen.
Leg per dienst vast wie bestelde en wie je om de factuur vraagt
Noteer de dienst, leverancier, bekende accountreferentie en gezochte periode. Voeg de bevestigde bestellende onderneming, de bekende gefactureerde onderneming en afzonderlijk de betalingsinformatie toe. Heb je nog geen factuur, vermeld dan de bron van de klantgegevens, bijvoorbeeld: ‘Volgens de bestelling; nog niet gecontroleerd op de factuur.’
Voeg de naam toe van iemand die het document via bevoegde toegang kan verkrijgen. Dat hoeft niet de projectbeheerder of je vaste contactpersoon te zijn. De notitie helpt je het juiste document aan de juiste persoon te vragen; het is geen lijst van wettelijk verplichte factuurgegevens.
Alle ondernemingen, personen, diensten, aankopen en data hieronder zijn verzonnen. De voorbeelden gaan over praktische afspraken bij het verzamelen, niet over boekhoudkundige of fiscale behandeling of de vraag of een bureau iets moet doorbelasten aan de klant.
1. De klant bestelde de dienst, het bureau beheert hem
Klant Zahrada bevestigt het abonnement op Webruimte voor de eigen onderneming te hebben besteld. Bureau Javor beheert de inhoud. Niemand bij het bureau heeft de septemberfactuur. Eva bij de klant regelde de bestelling en is de afgesproken contactpersoon om de factuur te vinden.
Vraag Eva om de al uitgereikte factuur voor die dienst en periode. Heeft zij die niet in haar e-mail, laat haar die dan verkrijgen via iemand met de juiste toegang. Je hoeft geen inloggegevens van de klant te vragen of het hele bureau extra rechten te geven.
Gebruik dit ingevulde voorbeeld als model voor het vastleggen van een aankoop van de klant. Vervang de fictieve gegevens door die van je eigen aankoop.
2. Het bureau bestelde de dienst voor een klantproject
Bureau Javor bevestigt zelf het abonnement op Ontwerpatelier voor het project van klant Zahrada te hebben besteld. Tomáš bij het bureau regelde de aankoop. Dat in het hulpmiddel ontwerpen voor de klant worden gemaakt, is geen reden om die klant om de leveranciersfactuur voor deze aankoop te vragen.
Vraag Tomáš om het uitgereikte document. Noteer de relatie met project Zahrada afzonderlijk, zodat die behouden blijft zonder de gegevens van de gefactureerde onderneming te vervangen. Een leveranciersfactuur intern doorgeven en eventueel de klant factureren zijn verschillende zaken. Deze notitie gaat alleen over het verkrijgen van het leveranciersdocument.
Gebruik dit ingevulde voorbeeld als model voor het vastleggen van een aankoop van het bureau. Vervang de fictieve gegevens en noteer het verband met het klantproject apart.
3. Het bureau heeft toegang, maar je weet niet wie bestelde
Bureau Javor heeft beheerderstoegang tot Inhoudsruimte voor project Zahrada. Petra vindt een bevestiging van een betaling met de bureaukaart, terwijl de klantgegevens Zahrada noemen. Deze twee stukken tonen nog niet aan wie de dienst bestelde of wat op de uitgereikte factuur staat.
Petra vraagt daarom Eva, die de oorspronkelijke bestelling regelde, de bestellende onderneming te bevestigen en het document te verkrijgen. Ze bewaart beide stukken met hun tegenstrijdigheid. Ze verandert geen originelen en kiest de gefactureerde onderneming niet op basis van de handigste archiefmap.
Gebruik dit voorbeeld om een onduidelijke aankoop vast te leggen. Vervang de fictieve gegevens, blijf onbevestigde informatie als zodanig aangeven en voeg een concrete vraag, contactpersoon en volgende stap toe.
Stuur een gerichte aanvraag in plaats van ‘we missen een factuur’
Gebruik de gegevens uit de notitie. Noem de bevestigde bestellende onderneming als je die kent. Beschrijf anders de tegenstrijdigheid en vraag degene die de bestelling regelde om uitleg. Houd de overdracht open totdat ontvanger en verzendwijze bevestigd zijn.
Kopieer het volgende voorbeeld naar een e-mail of werkchat. Het vraagt om een document of een concreet antwoord over wat ontbreekt, zonder wachtwoord, verificatiecode of toegang tot het account van de andere partij te vragen.
Kopieer het bericht naar een e-mail of werkchat, vervang de gegevens tussen vierkante haken en controleer de ontvanger vóór verzending.
Rond de zoektocht pas af na controle van het ontvangen document
Open het uitgereikte document en vergelijk de gefactureerde onderneming, dienst, beschikbare account- of projectreferentie en gevraagde periode met de bekende aankoop. Alleen een gelijk bedrag identificeert het document niet. Bewaar de betalingsbevestiging afzonderlijk; verwar die niet met de leveranciersfactuur.
Bewaar bij afwijkingen het origineel en stel een gerichte vraag aan het inkoopcontact, bijvoorbeeld: ‘De bestelling noemt Javor, maar de factuur Zahrada. Kun je controleren bij welke aankoop dit hoort?’ Markeer het verzamelen tot die tijd niet als afgerond en stuur het document niet automatisch door.
Het resultaat is een gevonden en vergeleken document bij de bevestigde ontvanger, of een open punt met een concrete vraag, persoon en vervolgdatum. Kies nu één ontbrekende factuur en vul de notitie in: je weet wie je moet vragen of wat je nog precies moet uitzoeken.