Gerir o serviço não garante acesso às faturas
Uma agência pode gerir o site do cliente sem contratar a sua subscrição. Ao procurar a fatura, separe quatro informações: quem utiliza o serviço, que empresa o contratou, que entidade é faturada e que comprovativo do pagamento existe. Assinale o que não sabe. O acesso ao serviço, por si só, não responde às restantes perguntas.
O Contentful oferece um exemplo concreto. Na documentação, a função de organização Owner tem acesso às faturas, mas Admin não tem. O serviço envia as faturas ao proprietário da organização e ao contacto de faturação registado; um Owner pode descarregar uma cópia nas definições da organização, em Billing. São regras desse serviço, não de todos os fornecedores. As ligações para a documentação estão no fim do artigo.
Owner é aqui o nome de uma função de acesso. Não prova que empresa contratou efetivamente o serviço. Na recolha dos documentos, importa distinguir quem consegue editar o site de quem pode obter a fatura: podem ser pessoas diferentes.
Registe quem contratou cada serviço e a quem pedir a fatura
Registe o serviço, fornecedor, referência conhecida da conta e período pretendido. Acrescente a empresa contratante confirmada, a entidade faturada conhecida e, separadamente, a informação do pagamento. Se ainda não tiver a fatura, indique a origem dos dados da entidade faturada, por exemplo: «segundo a encomenda, ainda não verificado na fatura».
Acrescente o nome de alguém que possa obter o documento por uma via autorizada. Não tem de ser o administrador do projeto nem o contacto habitual. O registo ajuda a pedir o documento certo à pessoa certa; não é uma lista dos elementos legalmente obrigatórios de uma fatura.
Todas as empresas, pessoas, serviços, compras e datas dos exemplos são fictícios. Ilustram a coordenação da recolha dos documentos, sem determinar o tratamento contabilístico ou fiscal nem se a agência deve refaturar algo ao cliente.
1. O cliente contratou o serviço, a agência gere-o
O cliente Zahrada confirmou que contratou a subscrição do Espaço Web para a sua empresa. A agência Javor gere os conteúdos. Ninguém na agência tem a fatura de setembro. Eva, do lado do cliente, tratou da encomenda e é o contacto acordado para a localizar.
Peça a Eva a fatura já emitida do serviço e período em causa. Se não a tiver no e-mail, deverá obtê-la através de alguém com o acesso adequado. Não é necessário pedir as credenciais do cliente nem alargar as permissões a toda a agência.
Utilize este exemplo preenchido como modelo de registo de uma compra do cliente. Substitua os dados fictícios pelos da sua compra.
2. A agência contratou o serviço para um projeto do cliente
A agência Javor confirmou que contratou diretamente a subscrição do Atelier de Design para o projeto do cliente Zahrada. Tomáš, da agência, tratou da compra. Criar propostas para o cliente nessa ferramenta não é motivo para lhe pedir a fatura do fornecedor relativa a esta compra.
Peça o documento emitido a Tomáš. Registe separadamente a ligação ao projeto Zahrada, para a preservar sem substituir os dados da entidade faturada. A entrega interna de uma fatura de fornecedor e uma eventual faturação ao cliente são assuntos diferentes; este registo trata apenas de obter o documento do fornecedor.
Utilize este exemplo preenchido como modelo de registo de uma compra da agência. Substitua os dados fictícios e registe separadamente a ligação ao projeto do cliente.
3. A agência tem acesso, mas não se sabe quem contratou
A agência Javor tem acesso de administrador ao Espaço de Conteúdos para o projeto Zahrada. Petra encontrou uma confirmação de pagamento com o cartão da agência, mas os dados do cliente indicam Zahrada. Estes dois elementos ainda não demonstram quem contratou o serviço nem o que consta da fatura emitida.
Petra pede então a Eva, que tratou da encomenda original, que confirme a empresa contratante e obtenha o documento. Mantém ambos os elementos e a divergência. Não altera os originais nem escolhe a entidade faturada conforme a pasta em que seria mais conveniente guardar a fatura.
Utilize este exemplo para registar uma compra por esclarecer. Substitua os dados fictícios, mantenha assinalada a informação não verificada e acrescente uma pergunta concreta, um contacto e o próximo passo.
Envie um pedido concreto em vez de «falta-nos uma fatura»
Use os dados do registo. Se souber qual é a empresa contratante confirmada, indique-a. Caso contrário, descreva a divergência e peça esclarecimentos à pessoa que tratou da encomenda. Deixe a entrega em aberto até confirmar o destinatário e o meio.
O modelo seguinte pode ser copiado para um e-mail ou conversa de trabalho. Pede um documento ou uma resposta concreta sobre o que falta, sem solicitar palavras-passe, códigos de verificação ou acesso à conta da outra parte.
Copie a mensagem para um e-mail ou uma conversa de trabalho, substitua os dados entre parênteses retos e confirme o destinatário antes de enviar.
Conclua a procura apenas depois de verificar o documento recebido
Abra o documento emitido e compare a entidade faturada, o serviço, a referência da conta ou projeto se disponível e o período solicitado com a compra conhecida. A coincidência do valor não basta para identificar o documento. Mantenha a confirmação do pagamento separada; não a confunda com a fatura do fornecedor.
Se houver diferenças, preserve o original e coloque uma pergunta precisa ao contacto da compra: «A encomenda indica Javor, mas a fatura indica Zahrada. Pode verificar a que compra corresponde?». Até esclarecer, não dê a recolha por concluída nem reencaminhe o documento automaticamente.
O resultado é um documento localizado, comparado e entregue ao destinatário confirmado, ou uma questão em aberto com pergunta, pessoa e data de acompanhamento concretas. Escolha agora uma fatura em falta e preencha o registo: saberá a quem pedir ou o que ainda precisa de apurar.