Den som sköter tjänsten har inte alltid tillgång till fakturorna
En byrå kan sköta kundens webbplats utan att beställa kundens abonnemang. Håll isär fyra uppgifter när du letar efter fakturan: vem som använder tjänsten, vilket företag som beställde den, vem som står som fakturamottagare och vilket betalningsunderlag du har. Notera det som är okänt. Tillgång till tjänsten ger inte svar på de andra frågorna.
Contentful är ett konkret exempel. Enligt dokumentationen har organisationsrollen Owner tillgång till fakturor, men inte Admin. Tjänsten skickar fakturorna till organisationens ägare och den registrerade faktureringskontakten; en Owner kan ladda ner en kopia i organisationsinställningarna under Billing. Det gäller denna tjänst, inte alla leverantörer. Dokumentationen är länkad i slutet av artikeln.
Owner är här namnet på en åtkomstroll. Det visar inte vilket företag som faktiskt beställde tjänsten. När du samlar underlag behöver du därför skilja på personen som kan redigera webbplatsen och personen som kan få fram fakturan. Det behöver inte vara samma person.
Anteckna vem som beställde varje tjänst och vem du ska fråga
Anteckna tjänst, leverantör, känd kontobeteckning och den period du söker. Lägg till bekräftat beställande företag, känd fakturamottagare och betalningsinformation separat. Om fakturan saknas, ange varifrån uppgiften om fakturamottagaren kommer, exempelvis ”enligt beställningen, ännu inte kontrollerat på fakturan”.
Lägg till namnet på någon som kan få fram dokumentet genom behörig åtkomst. Det behöver varken vara projektadministratören eller din vanliga kontakt. Anteckningen hjälper dig att be rätt person om rätt dokument; den är ingen lista över obligatoriska fakturauppgifter.
Alla företag, personer, tjänster, köp och datum i exemplen är påhittade. Exemplen visar praktisk samordning när underlag samlas in. De avgör inte bokföring, skattehantering eller om byrån ska vidarefakturera kunden.
1. Kunden beställde tjänsten, byrån sköter den
Kunden Zahrada bekräftar att företaget beställde abonnemanget på Webbutrymme. Byrån Javor sköter innehållet. Ingen på byrån har septemberfakturan. Eva hos kunden ordnade beställningen och är den överenskomna kontakten för att hitta den.
Be Eva om den redan utfärdade fakturan för rätt tjänst och period. Om den saknas i hennes mejl får hon ordna den genom någon med rätt behörighet. Du behöver varken be om kundens inloggningsuppgifter eller ge hela byrån utökad åtkomst.
Använd det här ifyllda exemplet som mall för att anteckna ett kundköp. Byt ut de påhittade uppgifterna mot uppgifter om ditt köp.
2. Byrån beställde tjänsten för ett kundprojekt
Byrån Javor bekräftar att den själv beställde abonnemanget på Designverkstaden för kunden Zahradas projekt. Tomáš på byrån ordnade köpet. Att verktyget används för kundens designarbete är inget skäl att be kunden om leverantörsfakturan för detta köp.
Be Tomáš om det utfärdade dokumentet. Anteckna kopplingen till projekt Zahrada separat, så att den finns kvar utan att ersätta fakturamottagarens uppgifter. Att lämna leverantörsfakturan inom byrån och att eventuellt fakturera kunden är olika saker. Denna anteckning gäller bara att få fram leverantörens underlag.
Använd det här ifyllda exemplet som mall för att anteckna byråns köp. Byt ut de påhittade uppgifterna och anteckna kopplingen till kundprojektet separat.
3. Byrån har åtkomst, men du vet inte vem som beställde
Byrån Javor har administratörsåtkomst till Innehållsutrymme för projekt Zahrada. Petra hittar en bekräftelse på betalning med byråns kort, medan kunduppgifterna anger Zahrada. Dessa två underlag visar ännu inte vem som beställde tjänsten eller vad som står på den utfärdade fakturan.
Petra ber därför Eva, som ordnade den ursprungliga beställningen, att bekräfta beställande företag och få fram dokumentet. Hon behåller båda underlagen och noterar motsägelsen. Hon ändrar inte originalen och väljer inte fakturamottagare efter vilken mapp som passar bäst.
Använd exemplet för att anteckna ett oklart köp. Byt ut de påhittade uppgifterna, behåll markeringen av obekräftade uppgifter och lägg till en konkret fråga, kontaktperson och nästa steg.
Skicka en konkret förfrågan i stället för ”vi saknar en faktura”
Använd uppgifterna i anteckningen. Ange det bekräftade beställande företaget om det är känt. Beskriv annars motsägelsen och be den som ordnade beställningen om en förklaring. Låt överlämningen vara öppen tills mottagare och leveranssätt är bekräftade.
Kopiera följande mall till ett mejl eller en arbetschatt. Den ber om ett dokument eller ett konkret svar om vad som saknas, utan att begära lösenord, verifieringskod eller åtkomst till den andra partens konto.
Kopiera meddelandet till ett mejl eller en jobbchatt, ersätt uppgifterna inom hakparenteser och kontrollera mottagaren innan du skickar.
Avsluta sökandet först när det mottagna dokumentet är kontrollerat
Öppna det utfärdade dokumentet och jämför fakturamottagare, tjänst, tillgänglig konto- eller projektbeteckning och begärd period med det kända köpet. Ett matchande belopp räcker inte för att identifiera dokumentet. Behåll betalningsbekräftelsen separat; blanda inte ihop den med leverantörsfakturan.
Om uppgifterna skiljer sig åt, behåll originalet och fråga inköpskontakten konkret: ”Beställningen anger Javor, men fakturan Zahrada. Kan du kontrollera vilket köp den gäller?” Markera inte insamlingen som klar och skicka inte dokumentet vidare automatiskt innan frågan är utredd.
Resultatet är antingen ett hittat och jämfört dokument hos bekräftad mottagare, eller en öppen punkt med konkret fråga, person och uppföljningsdatum. Välj nu en saknad faktura och fyll i anteckningen: då vet du vem du ska fråga eller exakt vad du behöver ta reda på.