Den, der administrerer tjenesten, har ikke nødvendigvis adgang til fakturaer
Et bureau kan passe kundens hjemmeside uden at bestille kundens abonnement. Hold fire oplysninger adskilt, når du leder efter fakturaen: Hvem bruger tjenesten, hvilken virksomhed bestilte den, hvem står som fakturamodtager, og hvilket betalingsbilag har du? Notér det ukendte. Adgang til tjenesten alene besvarer ikke de andre spørgsmål.
Contentful er et konkret eksempel. Ifølge dokumentationen har organisationsrollen Owner adgang til fakturaer, mens Admin ikke har. Tjenesten sender fakturaer til organisationens ejer og den registrerede faktureringskontakt; en Owner kan hente en kopi i organisationsindstillingerne under Billing. Det er regler for denne tjeneste, ikke for alle leverandører. Dokumentationslinkene står sidst i artiklen.
Owner er her navnet på en adgangsrolle. Det beviser ikke, hvilken virksomhed der faktisk bestilte tjenesten. Når du samler bilag, skal du derfor skelne mellem den person, der kan redigere hjemmesiden, og den person, der kan skaffe fakturaen. Det er ikke nødvendigvis den samme.
Notér, hvem der bestilte hver tjeneste, og hvem du skal spørge
Notér tjeneste, leverandør, kendt kontobetegnelse og den periode, du søger. Tilføj den bekræftede bestillende virksomhed, den kendte fakturamodtager og betalingsoplysninger separat. Har du endnu ikke fakturaen, så angiv kilden til fakturamodtageren, eksempelvis »ifølge bestillingen, endnu ikke kontrolleret på fakturaen«.
Tilføj navnet på en person, der kan skaffe dokumentet gennem autoriseret adgang. Det behøver hverken være projektadministratoren eller din sædvanlige kontakt. Notatet hjælper dig med at bede den rette person om det rette dokument; det er ikke en liste over obligatoriske fakturaoplysninger.
Alle virksomheder, personer, tjenester, køb og datoer i eksemplerne er opdigtede. Eksemplerne viser den praktiske koordinering ved indsamling af bilag. De afgør ikke bogføring, skattemæssig behandling eller om bureauet skal viderefakturere kunden.
1. Kunden bestilte tjenesten, bureauet administrerer den
Kunden Zahrada bekræfter at have bestilt abonnementet på Webplads til sin virksomhed. Bureauet Javor administrerer indholdet. Ingen på bureauet har septemberfakturaen. Eva hos kunden stod for bestillingen og er den aftalte kontakt til at finde den.
Bed Eva om den allerede udstedte faktura for den pågældende tjeneste og periode. Hvis hun ikke har den i sin mail, må hun skaffe den gennem en person med den nødvendige adgang. Du behøver ikke bede om kundens loginoplysninger eller udvide hele bureauets rettigheder.
Brug dette udfyldte eksempel som skabelon til at notere kundens køb. Udskift de opdigtede oplysninger med oplysninger om dit køb.
2. Bureauet bestilte tjenesten til et kundeprojekt
Bureauet Javor bekræfter, at det selv bestilte abonnementet på Designværkstedet til kunden Zahradas projekt. Tomáš på bureauet stod for købet. At værktøjet bruges til designarbejde for kunden, er ingen grund til at bede kunden om leverandørfakturaen for dette køb.
Bed Tomáš om det udstedte dokument. Notér forbindelsen til projekt Zahrada separat, så den bevares uden at erstatte fakturamodtagerens oplysninger. Intern overdragelse af en leverandørfaktura og eventuel fakturering af kunden er to forskellige ting. Dette notat handler kun om at skaffe leverandørens bilag.
Brug dette udfyldte eksempel som skabelon til at notere bureauets køb. Udskift de opdigtede oplysninger, og notér forbindelsen til kundeprojektet særskilt.
3. Bureauet har adgang, men du ved ikke, hvem der bestilte
Bureauet Javor har administratoradgang til Indholdsrum for projekt Zahrada. Petra finder en bekræftelse på betaling med bureauets kort, mens kundeoplysningerne angiver Zahrada. De to underlag fastslår endnu ikke, hvem der bestilte tjenesten, eller hvad der står på den udstedte faktura.
Petra beder derfor Eva, som stod for den oprindelige bestilling, om at bekræfte den bestillende virksomhed og skaffe dokumentet. Hun beholder begge underlag og deres modstridende oplysninger. Hun ændrer ikke originalerne og vælger ikke fakturamodtager efter, hvilken mappe fakturaen passer bedst i.
Brug eksemplet til at notere et uafklaret køb. Udskift de opdigtede oplysninger, behold markeringen af ubekræftede oplysninger, og tilføj et konkret spørgsmål, en kontaktperson og næste skridt.
Send en konkret forespørgsel i stedet for »vi mangler en faktura«
Brug oplysningerne i notatet. Angiv den bekræftede bestillende virksomhed, hvis du kender den. Beskriv ellers uoverensstemmelsen og bed den person, der stod for bestillingen, om en forklaring. Lad overdragelsen være åben, til modtager og leveringsmåde er bekræftet.
Du kan kopiere følgende skabelon til en mail eller arbejdschat. Den beder om et dokument eller et konkret svar om manglerne, uden at bede om adgangskode, bekræftelseskode eller adgang til den anden parts konto.
Kopiér beskeden til en e-mail eller en arbejdschat, erstat oplysningerne i firkantede parenteser, og kontrollér modtageren før afsendelse.
Afslut først søgningen efter kontrol af det modtagne dokument
Åbn det udstedte dokument og sammenlign fakturamodtager, tjeneste, tilgængelig konto- eller projektbetegnelse og den ønskede periode med det kendte køb. Samme beløb er ikke nok til at identificere dokumentet. Behold betalingsbekræftelsen separat; forveksl den ikke med leverandørfakturaen.
Hvis oplysningerne ikke stemmer, så behold originalen og spørg indkøbskontakten konkret: »Bestillingen angiver Javor, men fakturaen Zahrada. Kan du kontrollere, hvilket køb den vedrører?« Markér ikke indsamlingen som afsluttet, og send ikke dokumentet automatisk videre, før det er afklaret.
Resultatet er enten et fundet og sammenholdt dokument hos den bekræftede modtager eller et åbent punkt med et konkret spørgsmål, en person og en opfølgningsdato. Vælg nu én manglende faktura og udfyld notatet: så ved du, hvem du skal spørge, eller hvad du præcist mangler at finde ud af.