Správca služby nemusí mať prístup k faktúram
Agentúra môže spravovať klientov web bez toho, aby za klienta objednávala predplatné. Pri hľadaní faktúry oddeľte štyri informácie: kto službu používa, ktorá firma ju objednala, kto je uvedený ako odberateľ a aký máte podklad k platbe. Neznáme údaje si označte. Samotný prístup do služby ostatné otázky nezodpovie.
Príkladom je Contentful. Podľa dokumentácie má prístup k faktúram organizačná rola Owner, kým Admin ho nemá. Faktúry služba posiela vlastníkovi organizácie a uloženému fakturačnému kontaktu; Owner si môže stiahnuť kópiu v nastaveniach organizácie na karte Billing. Sú to pravidlá tejto služby, nie všetkých dodávateľov. Odkazy na dokumentáciu sú na konci článku.
Owner je tu názov prístupovej roly. Nedokazuje, ktorá firma službu skutočne objednala. Pri zbere dokladov preto rozlišujte človeka, ktorý vie upraviť web, a človeka, ktorý môže obstarať faktúru. Nemusí ísť o tú istú osobu.
Ku každej službe zapíšte objednávajúcu firmu a kontakt pre faktúru
Zapíšte službu, dodávateľa, známe označenie účtu a hľadané obdobie. Doplňte potvrdenú objednávajúcu firmu, známeho odberateľa a osobitne informáciu o platbe. Ak faktúru ešte nemáte, pri odberateľovi uveďte zdroj údaja, napríklad „podľa objednávky, na faktúre zatiaľ neoverené“.
Doplňte meno človeka, ktorý môže doklad získať oprávnenou cestou. Nemusí to byť správca projektu ani váš obvyklý kontakt. Záznam pomáha požiadať správneho človeka o správny dokument; nejde o zoznam povinných náležitostí faktúry.
Všetky nasledujúce firmy, osoby, služby, nákupy aj termíny sú vymyslené. Príklady ukazujú prevádzkovú dohodu pri zbere dokladov, neurčujú účtovanie, daňové zaobchádzanie ani to, či má agentúra niečo prefakturovať klientovi.
1. Službu objednal klient, agentúra ju spravuje
Klient Zahrada potvrdil, že predplatné služby Webový priestor objednal pre svoju firmu. Agentúra Javor spravuje obsah. Septembrovú faktúru v agentúre nikto nemá. Eva u klienta vybavovala objednávku a je dohodnutým kontaktom na jej dohľadanie.
Požiadajte Evu o už vystavenú faktúru za danú službu a obdobie. Ak ju nemá v e-maile, nech ju obstará cez človeka s príslušným prístupom. Netreba žiadať prihlasovacie údaje klienta ani rozširovať oprávnenia celej agentúre.
Použite tento vyplnený príklad ako vzor záznamu nákupu klienta. Vymyslené údaje nahraďte údajmi o svojom nákupe.
2. Službu objednala agentúra pre klientsky projekt
Agentúra Javor potvrdila, že pre projekt klienta Zahrada sama objednala predplatné služby Návrhová dielňa. Nákup vybavoval Tomáš z agentúry. To, že v nástroji vznikajú návrhy pre klienta, nie je dôvod žiadať klienta o dodávateľskú faktúru k tomuto nákupu.
O vystavený doklad požiadajte Tomáša. Súvislosť s projektom Zahrada zapíšte osobitne, aby sa nestratila, ale nenahrádzala údaje o odberateľovi. Odovzdanie dodávateľskej faktúry v agentúre a prípadná fakturácia klientovi sú dve rôzne veci. Záznam rieši len získanie podkladu od dodávateľa.
Použite tento vyplnený príklad ako vzor záznamu nákupu agentúry. Vymyslené údaje nahraďte vlastnými a súvislosť s klientskym projektom ponechajte osobitne.
3. Agentúra má prístup, ale neviete, kto službu objednal
Agentúra Javor má administrátorský prístup do služby Obsahový priestor pre projekt Zahrada. Petra našla potvrdenie o platbe kartou agentúry, kým zákaznícke údaje uvádzajú Zahradu. Tieto dva podklady zatiaľ nedokladajú, kto službu objednal ani čo je na vystavenej faktúre.
Petra preto požiada Evu, ktorá vybavovala pôvodnú objednávku, o potvrdenie objednávajúcej firmy a doklad. Ponechá oba známe podklady aj ich rozpor. Nebude prepisovať originály ani vyberať odberateľa podľa toho, do ktorého priečinka sa faktúra lepšie hodí.
Použite tento príklad na záznam nevyjasneného nákupu. Vymyslené údaje nahraďte vlastnými; neoverené údaje ponechajte označené a doplňte konkrétnu otázku, kontakt a ďalší krok.
Pošlite konkrétnu žiadosť namiesto všeobecného „chýba faktúra“
Použite údaje zo záznamu. Ak poznáte objednávajúcu firmu, uveďte ju ako potvrdenú. Inak opíšte rozpor a požiadajte človeka, ktorý objednávku vybavoval, o vysvetlenie. Odovzdanie nechajte otvorené, kým nepotvrdíte príjemcu a spôsob.
Vzor môžete skopírovať do e-mailu alebo pracovného chatu. Žiada dokument alebo konkrétnu odpoveď o tom, čo chýba, bez hesla, overovacieho kódu či prístupu do účtu druhej strany.
Skopírujte správu do e-mailu alebo pracovného chatu, nahraďte údaje v hranatých zátvorkách a pred odoslaním overte príjemcu.
Dohľadanie uzavrite až podľa doručeného dokladu
Po doručení otvorte vystavený dokument a porovnajte odberateľa, službu, dostupné označenie účtu či projektu a hľadané obdobie so známym nákupom. Zhodná suma sama nestačí na rozpoznanie dokumentu. Potvrdenie platby ponechajte ako samostatný podklad, nezamieňajte ho za dodávateľskú faktúru.
Ak údaje nesedia, zachovajte originál a pošlite nákupnému kontaktu presnú otázku: napríklad „Objednávka uvádza Javor, ale faktúra Zahradu. Môžeš, prosím, overiť, ku ktorému nákupu patrí?“ Do vyjasnenia neoznačujte zber za dokončený ani dokument automaticky neposielajte ďalej.
Výsledkom je dohľadaný a porovnaný doklad odovzdaný potvrdenému príjemcovi, alebo otvorená položka s konkrétnou otázkou, človekom a ďalším termínom. Vyberte si jednu chýbajúcu faktúru a vyplňte záznam: zistíte, koho požiadať, alebo presne pomenujete, čo treba ešte zistiť.