Palvelun ylläpitäjä ei välttämättä pääse laskuihin
Toimisto voi ylläpitää asiakkaan verkkosivustoa tilaamatta asiakkaan palvelua. Erota laskua etsiessäsi neljä tietoa: kuka käyttää palvelua, mikä yritys tilasi sen, kuka on merkitty laskun vastaanottajaksi ja mikä maksutosite on saatavilla. Kirjaa tuntemattomat tiedot. Pelkkä pääsy palveluun ei vastaa muihin kysymyksiin.
Contentful tarjoaa konkreettisen esimerkin. Sen ohjeissa organisaation rooli Owner pääsee laskuihin, mutta Admin ei. Palvelu lähettää laskut organisaation omistajalle ja tallennetulle laskutusyhteyshenkilölle; Owner voi ladata kopion organisaation asetusten Billing-kohdasta. Nämä ovat tämän palvelun sääntöjä, eivät kaikkien toimittajien. Ohjelinkit ovat artikkelin lopussa.
Owner on tässä käyttöoikeusroolin nimi. Se ei osoita, mikä yritys todella tilasi palvelun. Tositteita kerättäessä on siis erotettava verkkosivuston muokkaaja henkilöstä, joka voi hankkia laskun. He voivat olla eri ihmisiä.
Kirjaa kullekin palvelulle tilaaja ja laskun yhteyshenkilö
Kirjaa palvelu, toimittaja, tunnettu tilitunniste ja etsittävä ajanjakso. Lisää vahvistettu palvelun tilannut yritys, tiedossa oleva laskun vastaanottaja ja maksutiedot erikseen. Jos laskua ei vielä ole, mainitse vastaanottajatiedon lähde, esimerkiksi ”tilauksen mukaan, ei vielä tarkistettu laskusta”.
Lisää henkilön nimi, joka voi hankkia asiakirjan luvallisella tavalla. Hänen ei tarvitse olla projektin ylläpitäjä tai tavallinen yhteyshenkilösi. Merkintä auttaa pyytämään oikeaa asiakirjaa oikealta ihmiseltä; se ei ole laskun pakollisten tietojen luettelo.
Kaikki seuraavien esimerkkien yritykset, henkilöt, palvelut, hankinnat ja päivämäärät ovat kuvitteellisia. Esimerkit kuvaavat tositteiden keräämisen käytännön sopimuksia. Ne eivät määritä kirjanpitoa, verokohtelua tai sitä, tuleeko toimiston laskuttaa asiakasta edelleen.
1. Asiakas tilasi palvelun, toimisto hallinnoi sitä
Asiakas Zahrada vahvistaa tilanneensa Verkkotila-palvelun tilauksen yritykselleen. Toimisto Javor ylläpitää sisältöä. Kenelläkään toimistossa ei ole syyskuun laskua. Eva asiakkaan puolella hoiti tilauksen ja on sovittu yhteyshenkilö laskun etsimiseen.
Pyydä Evalta jo annettu lasku kyseisestä palvelusta ja ajanjaksosta. Jos sitä ei löydy hänen sähköpostistaan, hän voi hankkia sen tarvittavat käyttöoikeudet omaavan henkilön kautta. Asiakkaan kirjautumistietoja tai koko toimiston käyttöoikeuksien laajentamista ei tarvita.
Käytä tätä täytettyä esimerkkiä asiakkaan hankinnan kirjaamisen mallina. Korvaa kuvitteelliset tiedot oman hankintasi tiedoilla.
2. Toimisto tilasi palvelun asiakasprojektia varten
Toimisto Javor vahvistaa tilanneensa itse Suunnittelupaja-palvelun tilauksen asiakkaan Zahrada projektiin. Tomáš toimistosta hoiti hankinnan. Työkalun käyttäminen asiakkaan suunnittelutyöhön ei ole peruste pyytää asiakkaalta tämän hankinnan toimittajalaskua.
Pyydä annettu asiakirja Tomášilta. Kirjaa yhteys Zahrada-projektiin erikseen, jotta se säilyy korvaamatta laskun vastaanottajan tietoja. Toimittajalaskun välittäminen toimiston sisällä ja mahdollinen asiakkaan laskuttaminen ovat eri asioita. Tämä merkintä koskee vain toimittajan tositteen hankkimista.
Käytä tätä täytettyä esimerkkiä toimiston hankinnan kirjaamisen mallina. Korvaa kuvitteelliset tiedot ja kirjaa yhteys asiakasprojektiin erikseen.
3. Toimistolla on pääsy palveluun, mutta tilaajaa ei tiedetä
Toimisto Javorilla on ylläpitäjän käyttöoikeudet Sisältötila-palveluun Zahrada-projektia varten. Petra löytää vahvistuksen toimiston kortilla tehdystä maksusta, mutta asiakastiedoissa lukee Zahrada. Nämä kaksi todistetta eivät vielä osoita, kuka tilasi palvelun tai mitä annetussa laskussa lukee.
Petra pyytää siksi alkuperäisen tilauksen hoitanutta Evaa vahvistamaan tilanneen yrityksen ja hankkimaan asiakirjan. Hän säilyttää molemmat todisteet ja niiden ristiriidan. Hän ei muuta alkuperäisiä asiakirjoja eikä valitse laskun vastaanottajaa sen mukaan, mihin kansioon lasku sopisi parhaiten.
Käytä esimerkkiä epäselvän hankinnan kirjaamiseen. Korvaa kuvitteelliset tiedot, säilytä vahvistamattomien tietojen merkinnät ja lisää täsmällinen kysymys, yhteyshenkilö ja seuraava vaihe.
Lähetä täsmällinen pyyntö yleisen ”lasku puuttuu” -viestin sijaan
Käytä merkinnän tietoja. Nimeä vahvistettu palvelun tilannut yritys, jos se on tiedossa. Muuten kuvaa ristiriita ja pyydä tilauksen hoitaneelta henkilöltä selitys. Jätä toimitus avoimeksi, kunnes vastaanottaja ja toimitustapa on vahvistettu.
Voit kopioida seuraavan pohjan sähköpostiin tai työpaikan keskusteluun. Siinä pyydetään asiakirjaa tai täsmällistä vastausta puuttuviin tietoihin, ei salasanaa, vahvistuskoodia tai pääsyä toisen osapuolen tilille.
Kopioi viesti sähköpostiin tai työkeskusteluun, korvaa hakasulkeissa olevat tiedot ja tarkista vastaanottaja ennen lähettämistä.
Päätä etsintä vasta saadun asiakirjan tarkistamisen jälkeen
Avaa annettu asiakirja ja vertaa laskun vastaanottajaa, palvelua, saatavilla olevaa tilin tai projektin tunnistetta ja pyydettyä ajanjaksoa tunnettuun hankintaan. Sama summa ei yksin yksilöi asiakirjaa. Säilytä maksuvahvistus erillisenä tositteena; älä sekoita sitä toimittajan laskuun.
Jos tiedot eroavat, säilytä alkuperäinen ja kysy hankinnan yhteyshenkilöltä täsmällisesti: ”Tilauksessa lukee Javor mutta laskussa Zahrada. Voitko tarkistaa, mihin hankintaan se kuuluu?” Älä merkitse keruuta valmiiksi tai lähetä asiakirjaa automaattisesti eteenpäin ennen selvitystä.
Tuloksena on joko löydetty ja verrattu tosite vahvistetulla vastaanottajalla tai avoin kohta, jolla on täsmällinen kysymys, yhteyshenkilö ja seurantapäivä. Valitse nyt yksi puuttuva lasku ja täytä merkintä: tiedät, keneltä pyytää, tai osaat nimetä tarkasti, mitä on vielä selvitettävä.