Bewahren Sie die Unterlagen, bevor Sie ein Format auswählen
Die E-Mail des Anbieters enthält zwei Anhänge: eine PDF, die Sie leicht lesen können, und eine XML-Datei, mit der Sie üblicherweise nicht arbeiten. Es liegt nahe, nur die PDF an die Buchhaltung zu schicken und die andere Datei wegzulassen. Klären Sie aber zuerst, wozu beide Anhänge dienen und was das Buchhaltungssystem braucht.
Sie müssen nicht lernen, XML von Hand zu lesen. Es reicht, die Originalunterlagen zu bewahren, festzustellen, ob sie zum selben Beleg gehören, und ihre Übergabe abzustimmen.
Zwei Dateien sind nicht unbedingt eine hybride Rechnung
Die PDF kann die lesbare Fassung eines Belegs sein, während XML dessen strukturierte Daten zur Verarbeitung enthalten kann. Neben separaten Anhängen gibt es auch hybride Formate. Factur-X verbindet beispielsweise ein lesbares PDF/A-3-Dokument mit strukturierten XML-Daten, die direkt darin eingebettet sind. FNFE-MPE, ein Mitwirkender am Factur-X-Standard, beschreibt dieses Prinzip.
FNFE-MPE, ein Mitwirkender am Factur-X-Standard →
Anhänge mit den Endungen PDF und XML allein verraten jedoch nicht, dass es sich um Factur-X handelt oder dass das Zielsystem sie verarbeiten kann. Ebenso lässt sich anhand der Endung nicht bestätigen, dass alle Angaben übereinstimmen. Für das weitere Vorgehen brauchen Sie Informationen vom Anbieter oder der Buchhaltung statt einer Vermutung über den Formatnamen.
Bewahren Sie die Originale, bevor Sie etwas bearbeiten
Speichern Sie beide Anhänge zusammen mit der Information, aus welcher Nachricht sie stammen. Öffnen Sie die lesbare PDF und prüfen Sie Anbieter, Belegnummer und den betreffenden Zeitraum oder Einkauf. Enthält die Nachricht mehrere Rechnungen, ordnen Sie die XML-Datei nicht allein aufgrund der Reihenfolge dem ersten PDF-Anhang zu.
Klären Sie ein ungewisses Dateipaar mit dem Anbieter. Sie können fragen: „Welche XML-Datei gehört zur Rechnung mit dieser Nummer, und in welchem Format liefern Sie sie?“ Bewahren Sie die Antwort bei den Unterlagen auf, damit die Buchhaltung den Zusammenhang nicht erneut suchen muss.
Erstellen Sie nicht durch Drucken als PDF oder eine andere Bearbeitung die einzige Fassung, die Sie aufbewahren und versenden. Eine solche Kopie kann gleich aussehen, ersetzt aber nicht die Originaldatei mit all ihren Bestandteilen einschließlich möglicher eingebetteter Daten. Zum gewöhnlichen Lesen können Sie eine Kopie verwenden; halten Sie das Original verfügbar.
Vereinbaren Sie die konkrete Übergabe
Fragen Sie die Buchhaltung, ob sie beide separaten Anhänge, die originale hybride Datei oder nur eine lesbare Fassung für einen bestimmten Arbeitsschritt braucht. Wenn sie einen Import wünscht, benötigen Sie auch ihre Formatanforderung. Eine eigene Umwandlung in ein anderes XML ohne diese Abstimmung kann zusätzliche Arbeit und Unsicherheit schaffen.
In einem fiktiven Beispiel kommen die Dateien faktura-184.pdf und faktura-184.xml an. Die Buchhaltung bestätigt, dass ihr System das vom Anbieter genannte XML-Format verarbeiten kann, möchte zur Kontrolle aber auch die PDF. Sie geben beide Originale weiter und schreiben dazu, dass sie laut Bestätigung des Anbieters denselben Beleg betreffen.
Wenn die Buchhaltung die XML-Datei nicht nutzt, müssen Sie sie nicht von Hand umwandeln. Bewahren Sie sie mit den übrigen Originalunterlagen auf und verwenden Sie für die aktuelle Aufgabe die vereinbarte Datei. Falls der Import scheitert oder die Angaben zwischen den Fassungen abweichen, melden Sie den konkreten Fehler oder Unterschied dem Anbieter und der Buchhaltung. Versuchen Sie nicht, die Abweichung durch Umschreiben der Originalrechnung zu beheben.