Zachowaj dokumenty, zanim wybierzesz format
E-mail od dostawcy zawiera dwa załączniki: PDF, który łatwo przeczytać, oraz XML, z którym zwykle nie pracujesz. Kusi, by przesłać księgowej tylko PDF i pominąć drugi plik. Najpierw jednak sprawdź, do czego służą oba załączniki i czego potrzebuje system księgowy.
Celem nie jest nauka ręcznego czytania XML. Wystarczy zachować oryginalne dokumenty, ustalić, czy dotyczą tej samej faktury, i uzgodnić ich przekazanie.
Dwa pliki nie muszą oznaczać faktury hybrydowej
PDF może być czytelną postacią dokumentu, a XML może zawierać jego dane strukturalne do przetwarzania. Oprócz osobnych załączników istnieją też formaty hybrydowe. Na przykład Factur-X łączy czytelny dokument PDF/A-3 z danymi strukturalnymi XML osadzonymi bezpośrednio w nim. Tę zasadę opisuje FNFE-MPE, organizacja współtworząca standard Factur-X.
FNFE-MPE, organizacja współtworząca standard Factur-X →
Sama obecność załączników z rozszerzeniami PDF i XML nie mówi jednak, że chodzi o Factur-X ani że system docelowy potrafi je przetworzyć. Nie można też potwierdzić zgodności wszystkich danych na podstawie rozszerzenia. Do dalszego działania potrzebna jest informacja od dostawcy lub księgowej, a nie przypuszczenie dotyczące nazwy formatu.
Zachowaj oryginały przed jakąkolwiek zmianą
Zapisz oba załączniki wraz z informacją, z jakiej wiadomości pochodzą. Otwórz czytelny PDF i sprawdź dostawcę, numer dokumentu oraz okres lub zakup, którego dotyczy. Jeśli wiadomość zawiera kilka faktur, nie przypisuj XML do pierwszego PDF-u tylko według kolejności załączników.
Niejasną parę zweryfikuj u dostawcy. Możesz zapytać: „Który XML odpowiada fakturze z tym numerem i w jakim formacie go dostarczacie?”. Zachowaj odpowiedź przy dokumentach, aby księgowa nie musiała ponownie szukać powiązania.
Nie twórz przez drukowanie do PDF ani inną zmianę jedynej wersji, którą zachowasz i przekażesz. Taka kopia może wyglądać tak samo, ale nie zastąpi oryginalnego pliku ze wszystkimi jego częściami, w tym ewentualnymi osadzonymi danymi. Do zwykłego czytania możesz używać kopii; oryginał pozostaw dostępny.
Uzgodnij konkretne przekazanie
Zapytaj księgową, czy potrzebuje obu osobnych załączników, oryginalnego pliku hybrydowego czy tylko czytelnej postaci do określonego kroku. Jeśli prosi o import, potrzebujesz także jej wymagań dotyczących formatu. Samodzielna konwersja na inny XML bez uzgodnienia może dołożyć pracy i niepewności.
W fikcyjnym przykładzie przychodzą pliki faktura-184.pdf i faktura-184.xml. Księgowa potwierdza, że jej system obsługuje format XML podany przez dostawcę, ale chce też PDF do kontroli. Przekazujesz oba oryginały i piszesz w wiadomości, że zgodnie z potwierdzeniem dostawcy dotyczą tego samego dokumentu.
Jeśli księgowa nie korzysta z XML, nie musisz go ręcznie konwertować. Zachowaj go z pozostałymi oryginalnymi dokumentami, a do bieżącego zadania użyj uzgodnionego pliku. Jeśli import się nie powiedzie lub dane różnią się między wersjami, przekaż konkretny błąd lub rozbieżność dostawcy i księgowej. Nie próbuj usuwać niezgodności przez przepisywanie oryginalnej faktury.