Ponechte podklady, než vyberete formát
V e-mailu od dodavatele jsou dvě přílohy: PDF, které si snadno přečtete, a XML, se kterým běžně nepracujete. Je lákavé poslat účetní jen PDF a druhý soubor vynechat. Nejdřív ale zjistěte, k čemu obě přílohy slouží a co potřebuje účetní systém.
Cílem není naučit se ručně číst XML. Stačí zachovat původní podklady, poznat, zda patří ke stejnému dokladu, a domluvit jejich předání.
Dva soubory nemusí být totéž co hybridní faktura
PDF může být čitelnou podobou dokladu a XML může obsahovat jeho strukturovaná data pro zpracování. Vedle samostatných příloh existují i hybridní formáty. Například Factur-X spojuje čitelný dokument PDF/A-3 se strukturovanými daty XML vloženými přímo do něj. Tento princip popisuje FNFE-MPE, který se podílí na standardu Factur-X.
FNFE-MPE, který se podílí na standardu Factur-X →
Samotná přítomnost příloh s koncovkami PDF a XML vám ale neřekne, že jde právě o Factur-X nebo že je cílový systém zpracuje. Stejně tak nemůžete podle koncovky potvrdit shodu všech údajů. Pro další postup potřebujete informaci od dodavatele nebo účetní, nikoli odhad názvu formátu.
Uchovejte originály, než začnete cokoli upravovat
Uložte obě přílohy společně s informací, z jaké zprávy přišly. Čitelné PDF otevřete a zkontrolujte dodavatele, číslo dokladu a období či nákup, kterého se týká. Pokud zpráva obsahuje více faktur, nepřiřazujte XML k prvnímu PDF jen podle pořadí příloh.
Nejasnou dvojici ověřte u dodavatele. Můžete se zeptat: „Které XML patří k faktuře s tímto číslem a v jakém formátu jej dodáváte?“ Odpověď uchovejte vedle podkladů, aby účetní nemusela vazbu hledat znovu.
Původní soubory neposílejte přes tisk do PDF nebo jinou úpravu jako jedinou zachovanou verzi. Takto vytvořená kopie může vypadat stejně, ale nenahradí původní soubor se všemi jeho částmi, včetně případných vložených dat. Pro běžné přečtení můžete používat kopii; originál ponechte dostupný.
Domluvte konkrétní předání
Účetní se zeptejte, zda potřebuje obě samostatné přílohy, původní hybridní soubor, nebo jen čitelnou podobu pro konkrétní pracovní krok. Pokud žádá import, potřebujete také její požadavek na formát. Vlastní převod do jiného XML bez této domluvy může přidat práci a nejistotu.
Ve fiktivním příkladu přijdou soubory faktura-184.pdf a faktura-184.xml. Účetní potvrdí, že její systém umí zpracovat dodavatelem uvedený formát XML, ale chce i PDF ke kontrole. Předáte oba originály a do zprávy napíšete, že se týkají stejného dokladu podle potvrzení dodavatele.
Pokud účetní XML nevyužije, nemusíte jej ručně převádět. Uchovejte jej s ostatními původními podklady a pro aktuální úkol použijte domluvený soubor. Jestli import selže nebo se údaje mezi podobami liší, předejte konkrétní chybu či rozdíl dodavateli a účetní. Nesnažte se nesoulad opravit přepsáním originální faktury.