Behold underlagene før du velger format
E-posten fra leverandøren har to vedlegg: en PDF du enkelt kan lese, og en XML-fil du vanligvis ikke arbeider med. Det er fristende å sende regnskapsføreren bare PDF-en og utelate den andre filen. Finn først ut hva begge vedleggene brukes til, og hva regnskapssystemet trenger.
Målet er ikke å lære å lese XML manuelt. Det holder å beholde originalunderlagene, finne ut om de gjelder samme faktura, og avtale overleveringen.
To filer er ikke nødvendigvis en hybridfaktura
PDF-en kan være den leselige versjonen av dokumentet, mens XML-filen kan inneholde strukturerte data for behandling. I tillegg til separate vedlegg finnes det hybridformater. Factur-X kombinerer for eksempel et leselig PDF/A-3-dokument med strukturerte XML-data som er innebygd direkte i det. FNFE-MPE, som bidrar til Factur-X-standarden, beskriver dette prinsippet.
FNFE-MPE, som bidrar til Factur-X-standarden →
Bare det at vedleggene har filendelsene PDF og XML, forteller imidlertid ikke at de er Factur-X eller at mottakerens system kan behandle dem. Du kan heller ikke bekrefte at alle opplysninger stemmer overens ut fra filendelsen. For å gå videre trenger du informasjon fra leverandøren eller regnskapsføreren, ikke en gjetning om formatnavnet.
Behold originalene før du endrer noe
Lagre begge vedleggene sammen med informasjon om hvilken melding de kom fra. Åpne den leselige PDF-en og kontroller leverandøren, dokumentnummeret og perioden eller kjøpet den gjelder. Hvis meldingen inneholder flere fakturaer, må du ikke knytte XML-filen til den første PDF-en bare ut fra rekkefølgen på vedleggene.
Avklar et uklart filpar med leverandøren. Du kan spørre: «Hvilken XML-fil hører til fakturaen med dette nummeret, og i hvilket format leverer dere den?» Behold svaret sammen med underlagene, slik at regnskapsføreren ikke må finne koblingen på nytt.
Ikke bruk utskrift til PDF eller en annen endring for å lage den eneste versjonen du beholder og sender. En slik kopi kan se lik ut, men erstatter ikke originalfilen med alle dens deler, inkludert eventuelle innebygde data. Du kan bruke en kopi til vanlig lesing; hold originalen tilgjengelig.
Avtal den konkrete overleveringen
Spør regnskapsføreren om begge separate vedlegg trengs, den opprinnelige hybridfilen eller bare en leselig versjon for et bestemt arbeidstrinn. Hvis det bes om import, må du også kjenne formatkravet. Å konvertere til en annen XML på egen hånd uten denne avtalen kan skape mer arbeid og usikkerhet.
I et fiktivt eksempel kommer filene faktura-184.pdf og faktura-184.xml. Regnskapsføreren bekrefter at systemet kan behandle XML-formatet leverandøren oppgir, men vil også ha PDF-en for kontroll. Du overleverer begge originalene og skriver at de gjelder samme dokument, ifølge leverandørens bekreftelse.
Hvis regnskapsføreren ikke bruker XML-filen, trenger du ikke konvertere den manuelt. Behold den med de øvrige originalunderlagene og bruk den avtalte filen til den aktuelle oppgaven. Hvis importen feiler eller opplysningene er ulike mellom versjonene, gi leverandøren og regnskapsføreren den konkrete feilen eller forskjellen. Ikke prøv å rette avviket ved å skrive om originalfakturaen.