Păstrează documentele înainte de a alege formatul
E-mailul furnizorului conține două atașamente: un PDF pe care îl poți citi ușor și un XML cu care nu lucrezi de obicei. Este tentant să-i trimiți contabilului doar PDF-ul și să omiți celălalt fișier. Mai întâi însă, află la ce folosesc ambele atașamente și ce necesită sistemul contabil.
Scopul nu este să înveți să citești manual XML. Este suficient să păstrezi documentele originale, să stabilești dacă aparțin aceleiași facturi și să convii asupra predării lor.
Două fișiere nu înseamnă neapărat o factură hibridă
PDF-ul poate fi versiunea lizibilă a documentului, iar XML-ul poate conține datele lui structurate pentru prelucrare. Pe lângă atașamente separate, există și formate hibride. De exemplu, Factur-X combină un document PDF/A-3 lizibil cu date XML structurate încorporate direct în el. FNFE-MPE, care contribuie la standardul Factur-X, descrie acest principiu.
FNFE-MPE, care contribuie la standardul Factur-X →
Simpla prezență a atașamentelor cu extensiile PDF și XML nu arată însă că este vorba de Factur-X sau că sistemul destinatar le poate prelucra. Nici nu poți confirma, doar după extensie, că toate datele coincid. Pentru a continua ai nevoie de informații de la furnizor sau contabil, nu de o presupunere asupra numelui formatului.
Păstrează originalele înainte de orice modificare
Salvează ambele atașamente împreună cu informația despre mesajul din care au venit. Deschide PDF-ul lizibil și verifică furnizorul, numărul documentului și perioada sau achiziția la care se referă. Dacă mesajul conține mai multe facturi, nu asocia XML-ul cu primul PDF doar după ordinea atașamentelor.
Verifică o pereche neclară la furnizor. Poți întreba: „Care XML aparține facturii cu acest număr și în ce format îl furnizați?” Păstrează răspunsul alături de documente, astfel încât contabilul să nu fie nevoit să caute din nou legătura.
Nu folosi imprimarea în PDF sau o altă modificare pentru a crea singura versiune pe care o păstrezi și o trimiți. O copie realizată astfel poate arăta identic, dar nu înlocuiește fișierul original cu toate componentele sale, inclusiv eventualele date încorporate. Pentru citirea obișnuită poți folosi o copie; păstrează originalul disponibil.
Stabilește predarea concretă
Întreabă contabilul dacă are nevoie de ambele atașamente separate, de fișierul hibrid original sau doar de o versiune lizibilă pentru o anumită etapă de lucru. Dacă cere un import, trebuie să cunoști și cerința sa de format. Conversia pe cont propriu într-un alt XML fără această înțelegere poate adăuga muncă și incertitudine.
Într-un exemplu fictiv, sosesc fișierele faktura-184.pdf și faktura-184.xml. Contabilul confirmă că sistemul său poate prelucra formatul XML indicat de furnizor, dar vrea și PDF-ul pentru verificare. Predai ambele originale și scrii în mesaj că se referă la același document, conform confirmării furnizorului.
Dacă contabilul nu folosește XML-ul, nu trebuie să-l convertești manual. Păstrează-l cu celelalte documente originale și utilizează fișierul convenit pentru sarcina actuală. Dacă importul eșuează sau datele diferă între versiuni, transmite eroarea ori diferența concretă furnizorului și contabilului. Nu încerca să remediezi neconcordanța rescriind factura originală.