Säilytä aineisto ennen muodon valintaa
Toimittajan sähköpostissa on kaksi liitettä: PDF, jota on helppo lukea, ja XML, jonka kanssa et yleensä työskentele. Tekisi mieli lähettää kirjanpitäjälle vain PDF ja jättää toinen tiedosto pois. Selvitä kuitenkin ensin, mihin molemmat liitteet on tarkoitettu ja mitä kirjanpitojärjestelmä tarvitsee.
Tavoitteena ei ole opetella lukemaan XML:ää käsin. Riittää, että säilytät alkuperäisen aineiston, selvität, kuuluvatko tiedostot samaan laskuun, ja sovit niiden luovutuksesta.
Kaksi tiedostoa ei välttämättä tarkoita hybridilaskua
PDF voi olla tositteen luettava versio, ja XML voi sisältää sen rakenteiset tiedot käsittelyä varten. Erillisten liitteiden lisäksi on hybridimuotoja. Esimerkiksi Factur-X yhdistää luettavan PDF/A-3-asiakirjan ja siihen suoraan upotetut rakenteiset XML-tiedot. Tätä periaatetta kuvaa FNFE-MPE, joka osallistuu Factur-X-standardin kehittämiseen.
FNFE-MPE, joka osallistuu Factur-X-standardin kehittämiseen →
Pelkästään PDF- ja XML-päätteiset liitteet eivät kuitenkaan kerro, että kyse on Factur-X:stä tai että vastaanottava järjestelmä pystyy käsittelemään ne. Tiedostopääte ei myöskään vahvista kaikkien tietojen vastaavuutta. Jatkotoimia varten tarvitset tiedon toimittajalta tai kirjanpitäjältä, et arvausta muodon nimestä.
Säilytä alkuperäiset ennen muutoksia
Tallenna molemmat liitteet yhdessä sen tiedon kanssa, mistä viestistä ne tulivat. Avaa luettava PDF ja tarkista toimittaja, tositenumero sekä ajanjakso tai hankinta, jota se koskee. Jos viestissä on useita laskuja, älä yhdistä XML:ää ensimmäiseen PDF:ään vain liitteiden järjestyksen perusteella.
Varmista epäselvä tiedostopari toimittajalta. Voit kysyä: ”Mikä XML kuuluu tällä numerolla olevaan laskuun ja missä muodossa toimitatte sen?” Säilytä vastaus aineiston mukana, jotta kirjanpitäjän ei tarvitse selvittää yhteyttä uudelleen.
Älä tee PDF-tulostuksella tai muulla muokkauksella ainoaa versiota, jonka säilytät ja lähetät. Näin luotu kopio voi näyttää samalta, mutta se ei korvaa alkuperäistä tiedostoa kaikkine osineen, mukaan lukien mahdolliset upotetut tiedot. Tavalliseen lukemiseen voit käyttää kopiota; pidä alkuperäinen saatavilla.
Sovi täsmällisestä luovutuksesta
Kysy kirjanpitäjältä, tarvitseeko hän molemmat erilliset liitteet, alkuperäisen hybriditiedoston vai vain luettavan version tiettyä työvaihetta varten. Jos hän pyytää tuontia järjestelmään, tarvitset myös hänen muotovaatimuksensa. Muuntaminen omin päin toiseen XML-muotoon ilman sopimista voi lisätä työtä ja epävarmuutta.
Kuvitteellisessa esimerkissä saapuvat tiedostot faktura-184.pdf ja faktura-184.xml. Kirjanpitäjä vahvistaa, että hänen järjestelmänsä osaa käsitellä toimittajan ilmoittamaa XML-muotoa, mutta haluaa myös PDF:n tarkistusta varten. Luovutat molemmat alkuperäiset ja kirjoitat viestiin, että ne koskevat toimittajan vahvistuksen mukaan samaa tositetta.
Jos kirjanpitäjä ei käytä XML:ää, sinun ei tarvitse muuntaa sitä käsin. Säilytä se muun alkuperäisen aineiston kanssa ja käytä nykyiseen tehtävään sovittua tiedostoa. Jos tuonti epäonnistuu tai versioiden tiedot eroavat, välitä täsmällinen virhe tai ero toimittajalle ja kirjanpitäjälle. Älä yritä korjata ristiriitaa kirjoittamalla alkuperäistä laskua uudelleen.