Bevar bilagene, før du vælger format
E-mailen fra leverandøren indeholder to vedhæftede filer: en PDF, du nemt kan læse, og en XML-fil, som du normalt ikke arbejder med. Det er fristende kun at sende PDF'en til bogholderen og udelade den anden fil. Find først ud af, hvad begge filer bruges til, og hvad regnskabssystemet har brug for.
Målet er ikke at lære at læse XML manuelt. Det er nok at gemme de originale bilag, finde ud af, om de hører til samme faktura, og aftale overdragelsen.
To filer er ikke nødvendigvis en hybridfaktura
PDF'en kan være den læselige version af et dokument, mens XML-filen kan indeholde dets strukturerede data til behandling. Ud over separate vedhæftede filer findes der hybridformater. Factur-X kombinerer for eksempel et læseligt PDF/A-3-dokument med strukturerede XML-data, der er indlejret direkte i det. FNFE-MPE, som bidrager til Factur-X-standarden, beskriver dette princip.
FNFE-MPE, som bidrager til Factur-X-standarden →
At de vedhæftede filer har filendelserne PDF og XML, fortæller dog ikke i sig selv, at de er Factur-X, eller at modtagersystemet kan behandle dem. Filendelsen kan heller ikke bekræfte, at alle oplysninger stemmer overens. For at komme videre har du brug for information fra leverandøren eller bogholderen, ikke et gæt på formatets navn.
Gem originalerne, før du ændrer noget
Gem begge filer sammen med en oplysning om, hvilken besked de kom fra. Åbn den læselige PDF, og kontrollér leverandøren, dokumentnummeret og den periode eller det køb, den vedrører. Hvis beskeden indeholder flere fakturaer, må du ikke forbinde XML-filen med den første PDF alene ud fra rækkefølgen af filerne.
Afklar et uklart filpar med leverandøren. Du kan spørge: »Hvilken XML-fil hører til fakturaen med dette nummer, og i hvilket format leverer I den?« Gem svaret sammen med bilagene, så bogholderen ikke skal finde forbindelsen igen.
Brug ikke udskrivning til PDF eller en anden ændring til at skabe den eneste version, du gemmer og sender. En sådan kopi kan se ens ud, men erstatter ikke originalfilen med alle dens dele, herunder eventuelle indlejrede data. Du kan bruge en kopi til almindelig læsning; behold originalen tilgængelig.
Aftal den konkrete overdragelse
Spørg bogholderen, om der er brug for begge separate filer, den originale hybridfil eller blot en læselig version til et bestemt arbejdstrin. Hvis der ønskes import, skal du også kende kravet til formatet. At konvertere til en anden XML på egen hånd uden denne aftale kan skabe mere arbejde og usikkerhed.
I et fiktivt eksempel kommer filerne faktura-184.pdf og faktura-184.xml. Bogholderen bekræfter, at systemet kan behandle det XML-format, leverandøren har angivet, men ønsker også PDF'en til kontrol. Du overdrager begge originaler og skriver i beskeden, at de ifølge leverandørens bekræftelse vedrører samme dokument.
Hvis bogholderen ikke bruger XML-filen, behøver du ikke konvertere den manuelt. Gem den sammen med de øvrige originale bilag, og brug den aftalte fil til den aktuelle opgave. Hvis importen fejler, eller oplysningerne er forskellige mellem versionerne, så giv leverandøren og bogholderen den konkrete fejl eller forskel. Forsøg ikke at rette uoverensstemmelsen ved at omskrive den originale faktura.