Spara underlagen innan du väljer format
Leverantörens e-post innehåller två bilagor: en PDF som du enkelt kan läsa och en XML-fil som du inte brukar arbeta med. Det är frestande att bara skicka PDF-filen till redovisningskonsulten och utelämna den andra filen. Ta först reda på vad båda bilagorna används till och vad redovisningssystemet behöver.
Målet är inte att lära dig läsa XML manuellt. Det räcker att spara originalunderlagen, avgöra om de hör till samma faktura och komma överens om överlämningen.
Två filer är inte nödvändigtvis en hybridfaktura
PDF-filen kan vara den läsbara versionen av ett dokument, medan XML-filen kan innehålla strukturerade data för bearbetning. Utöver separata bilagor finns också hybridformat. Factur-X kombinerar exempelvis ett läsbart PDF/A-3-dokument med strukturerade XML-data som är inbäddade direkt i dokumentet. FNFE-MPE, som medverkar i Factur-X-standarden, beskriver principen.
FNFE-MPE, som medverkar i Factur-X-standarden →
Bara förekomsten av bilagor med filändelserna PDF och XML visar dock inte att det är Factur-X eller att mottagarens system kan bearbeta dem. Filändelsen bekräftar inte heller att alla uppgifter stämmer överens. För nästa steg behöver du information från leverantören eller redovisningskonsulten, inte en gissning om formatets namn.
Spara originalen innan du ändrar något
Spara båda bilagorna tillsammans med information om vilket meddelande de kom från. Öppna den läsbara PDF-filen och kontrollera leverantören, dokumentnumret och den period eller det inköp den gäller. Om meddelandet innehåller flera fakturor ska du inte koppla XML-filen till den första PDF-filen enbart utifrån bilagornas ordning.
Kontrollera ett oklart filpar med leverantören. Du kan fråga: ”Vilken XML-fil hör till fakturan med det här numret, och i vilket format levererar ni den?” Spara svaret med underlagen så att redovisningskonsulten inte behöver hitta sambandet på nytt.
Använd inte utskrift till PDF eller en annan ändring för att skapa den enda version du sparar och skickar. En sådan kopia kan se likadan ut, men ersätter inte originalfilen med alla dess delar, inklusive eventuella inbäddade data. För vanlig läsning kan du använda en kopia; håll originalet tillgängligt.
Kom överens om den konkreta överlämningen
Fråga redovisningskonsulten om båda separata bilagorna behövs, den ursprungliga hybridfilen eller bara en läsbar version för ett visst arbetssteg. Om en import efterfrågas behöver du även veta vilket format som krävs. Att själv konvertera till en annan XML utan denna överenskommelse kan skapa mer arbete och osäkerhet.
I ett fiktivt exempel kommer filerna faktura-184.pdf och faktura-184.xml. Redovisningskonsulten bekräftar att systemet kan bearbeta det XML-format som leverantören har angett, men vill också ha PDF-filen för kontroll. Du lämnar båda originalen och skriver i meddelandet att de gäller samma dokument enligt leverantörens bekräftelse.
Om redovisningskonsulten inte använder XML-filen behöver du inte konvertera den manuellt. Spara den med de andra originalunderlagen och använd den överenskomna filen för den aktuella uppgiften. Om importen misslyckas eller uppgifterna skiljer sig mellan versionerna, meddela det specifika felet eller skillnaden till leverantören och redovisningskonsulten. Försök inte rätta till avvikelsen genom att skriva om originalfakturan.