Conserva i documenti prima di scegliere il formato
Nell’e-mail del fornitore ci sono due allegati: un PDF facile da leggere e un XML con cui di solito non lavori. È allettante inviare al commercialista soltanto il PDF e tralasciare l’altro file. Prima, però, verifica a cosa servono entrambi e di cosa ha bisogno il sistema contabile.
L’obiettivo non è imparare a leggere manualmente l’XML. Basta conservare i documenti originali, capire se appartengono alla stessa fattura e concordarne la consegna.
Due file non sono necessariamente una fattura ibrida
Il PDF può essere la versione leggibile del documento e l’XML può contenerne i dati strutturati da elaborare. Oltre agli allegati separati, esistono formati ibridi. Per esempio, Factur-X unisce un documento PDF/A-3 leggibile a dati XML strutturati incorporati direttamente al suo interno. FNFE-MPE, che contribuisce allo standard Factur-X, descrive questo principio.
FNFE-MPE, che contribuisce allo standard Factur-X →
La sola presenza di allegati con estensioni PDF e XML non indica che si tratti di Factur-X o che il sistema destinatario possa elaborarli. Neppure puoi confermare dall’estensione che tutti i dati coincidano. Per procedere serve un’informazione del fornitore o del commercialista, non un’ipotesi sul nome del formato.
Conserva gli originali prima di modificare qualsiasi cosa
Salva entrambi gli allegati insieme all’indicazione del messaggio da cui provengono. Apri il PDF leggibile e controlla il fornitore, il numero del documento e il periodo o l’acquisto a cui si riferisce. Se il messaggio contiene più fatture, non associare l’XML al primo PDF soltanto in base all’ordine degli allegati.
Verifica con il fornitore una coppia di file poco chiara. Puoi chiedere: «Quale XML corrisponde alla fattura con questo numero e in quale formato lo fornite?». Conserva la risposta accanto ai documenti, così il commercialista non dovrà ricostruire di nuovo il collegamento.
Non usare la stampa in PDF o un’altra modifica per creare l’unica versione che conservi e invii. Una copia ottenuta così può sembrare uguale, ma non sostituisce il file originale con tutte le sue parti, compresi eventuali dati incorporati. Per la normale lettura puoi usare una copia; mantieni disponibile l’originale.
Concorda una consegna specifica
Chiedi al commercialista se servono entrambi gli allegati separati, il file ibrido originale o soltanto una versione leggibile per un determinato passaggio. Se richiede un’importazione, devi conoscere anche il formato necessario. Convertire autonomamente in un altro XML senza questo accordo può aggiungere lavoro e incertezza.
In un esempio fittizio arrivano i file faktura-184.pdf e faktura-184.xml. Il commercialista conferma che il suo sistema può elaborare il formato XML indicato dal fornitore, ma vuole anche il PDF per controllarlo. Consegni entrambi gli originali e scrivi nel messaggio che riguardano lo stesso documento, secondo la conferma del fornitore.
Se il commercialista non utilizza l’XML, non devi convertirlo manualmente. Conservalo insieme agli altri documenti originali e usa il file concordato per l’attività attuale. Se l’importazione fallisce o i dati differiscono tra le versioni, comunica l’errore o la differenza specifica al fornitore e al commercialista. Non cercare di risolvere l’incongruenza riscrivendo la fattura originale.