Conserva los documentos antes de elegir el formato
En el correo del proveedor hay dos archivos adjuntos: un PDF que puedes leer fácilmente y un XML con el que no sueles trabajar. Resulta tentador enviar solo el PDF a contabilidad y omitir el otro archivo. Pero primero averigua para qué sirven ambos y qué necesita el sistema contable.
El objetivo no es aprender a leer XML manualmente. Basta con conservar los documentos originales, comprobar si corresponden a la misma factura y acordar cómo entregarlos.
Dos archivos no equivalen necesariamente a una factura híbrida
El PDF puede ser la versión legible del documento y el XML puede contener sus datos estructurados para procesarlos. Además de archivos adjuntos separados, existen formatos híbridos. Por ejemplo, Factur-X combina un documento PDF/A-3 legible con datos XML estructurados incrustados directamente en él. FNFE-MPE, que participa en el estándar Factur-X, describe este principio.
FNFE-MPE, que participa en el estándar Factur-X →
La simple presencia de archivos adjuntos con extensiones PDF y XML no indica que sean Factur-X ni que el sistema de destino pueda procesarlos. Tampoco puedes confirmar por la extensión que todos los datos coincidan. Para seguir, necesitas información del proveedor o de quien lleva tu contabilidad, no una suposición sobre el nombre del formato.
Conserva los originales antes de modificar nada
Guarda ambos adjuntos junto con información sobre el mensaje del que llegaron. Abre el PDF legible y comprueba el proveedor, el número de documento y el período o la compra a la que se refiere. Si el mensaje contiene varias facturas, no asignes el XML al primer PDF solo por el orden de los adjuntos.
Consulta al proveedor si no está clara la pareja de archivos. Puedes preguntar: «¿Qué XML corresponde a la factura con este número y en qué formato lo suministráis?». Guarda la respuesta con los documentos para que contabilidad no tenga que buscar de nuevo la relación.
No utilices la impresión a PDF u otra modificación para crear la única versión que conservas y envías. Una copia creada así puede parecer idéntica, pero no sustituye al archivo original con todas sus partes, incluidos los posibles datos incrustados. Para una lectura habitual puedes usar una copia; mantén disponible el original.
Acuerda una entrega concreta
Pregunta a quien lleva tu contabilidad si necesita los dos adjuntos separados, el archivo híbrido original o solo una versión legible para un paso concreto. Si pide una importación, necesitas también su requisito de formato. Convertir por tu cuenta a otro XML sin acordarlo puede añadir trabajo e incertidumbre.
En un ejemplo ficticio, llegan los archivos faktura-184.pdf y faktura-184.xml. Contabilidad confirma que su sistema puede procesar el formato XML indicado por el proveedor, pero también quiere el PDF para comprobarlo. Entrega ambos originales e indica en el mensaje que corresponden al mismo documento según la confirmación del proveedor.
Si contabilidad no utiliza el XML, no tienes que convertirlo manualmente. Consérvalo con los demás documentos originales y utiliza el archivo acordado para la tarea actual. Si la importación falla o los datos difieren entre las versiones, comunica el error o la diferencia concreta al proveedor y a contabilidad. No intentes arreglar la discrepancia reescribiendo la factura original.