Finden Sie die genaue Rechnung und ihre frühere Übergabe
Suchen Sie im neuen Dokument nach der Nummer der ursprünglichen Rechnung. Finden Sie damit das ursprüngliche PDF und prüfen Sie den Lieferanten sowie das Unternehmen, auf das die Rechnung ausgestellt ist. Ein ähnlicher Dateiname oder derselbe Lieferant allein bestätigt noch nicht, dass beide Dokumente zusammengehören.
Suchen Sie anschließend die Übergabe an Ihre Buchhaltung. Prüfen Sie in der gesendeten E-Mail, ob die ursprüngliche Rechnung tatsächlich angehängt war. Bei einem gemeinsamen Ordner notieren Sie dessen Bezeichnung und das Datum, an dem Sie den Link verschickt haben. Die gesendete Nachricht zeigt, was Sie übergeben haben; sie beweist allein weder den Empfang noch die Bearbeitung.
Speichern Sie das neue PDF neben dem ursprünglichen, ohne dieses zu überschreiben. Bewahren Sie auch die Nachricht des Lieferanten auf, wenn sie die Änderung erklärt. Fehlt im neuen Dokument ein Verweis auf die ursprüngliche Rechnung und lässt sich der Zusammenhang nicht prüfen, bitten Sie den Lieferanten um Klärung. Ihrer Buchhaltung können Sie schon mitteilen, dass ein neues Dokument vorliegt und Sie dessen Zuordnung noch prüfen.
Bereiten Sie beide Belege mit einer kurzen Erklärung vor
Im fiktiven Beispiel hat Unternehmen Alfa seiner Buchhaltung die Rechnung F-2026-184 des Lieferanten Beta mit einer Nachricht vom 3. September übergeben. Am 17. September kommt vom selben Lieferanten die Rechnungskorrektur D-2026-027, die ausdrücklich auf diese Rechnung verweist. Namen, Nummern und Daten sind erfunden.
Eine kurze Übersicht zeigt Ihrer Buchhaltung, welchen Beleg sie bereits hat und welcher hinzugekommen ist. Übernehmen Sie die Nummern für Ihre Nachricht aus den Dokumenten und das Übergabedatum aus der gesendeten E-Mail. Dateinamen dienen nur der Orientierung.
| Was Sie übergeben | Kennzeichnung im fiktiven Beispiel | Was Ihre Buchhaltung wissen muss |
|---|---|---|
| Ursprüngliche Rechnung | Beta, F-2026-184, Rechnungsempfänger Unternehmen Alfa | War Teil der Übergabe vom 3. September. |
| Neu eingegangene Rechnungskorrektur | Beta, D-2026-027; verweist auf F-2026-184 | Am 17. September eingegangen; wird jetzt als Ergänzung geschickt. |
| Erklärung des Lieferanten | Die Nachricht, mit der die Rechnungskorrektur kam | Beifügen, wenn sie die Änderung oder den Zusammenhang der Belege erklärt. |
Wenn Ihre Buchhaltung die ursprüngliche Rechnung leicht findet, schicken Sie die neue Rechnungskorrektur mit einem genauen Verweis auf die frühere Übergabe. Andernfalls hängen Sie auch das ursprüngliche PDF an und kennzeichnen es als Kopie eines bereits übergebenen Belegs. Das gesamte ursprüngliche Paket müssen Sie dafür nicht erneut senden.
Hat der Lieferant statt eines gesonderten Korrekturbelegs ein neues PDF mit derselben Rechnungsnummer geschickt, bewahren Sie beide Versionen auf und beschreiben Sie die Änderung anhand seiner Nachricht. Verwenden Sie die Bezeichnung und Nummer des erhaltenen Dokuments; erstellen Sie keinen eigenen Korrekturbeleg.
Schreiben Sie, was bereits vorlag und was hinzugekommen ist
Nennen Sie in der Begleitnachricht beide Belegnummern, das Unternehmen und die Stelle der ursprünglichen Übergabe. Die folgende Vorlage geht davon aus, dass Sie die ursprüngliche Rechnung erneut anhängen. Tragen Sie die tatsächlichen Angaben ein und passen Sie die Beschreibung der Anhänge an Ihre Sendung an.
Markieren Sie den Text, kopieren Sie ihn in eine E-Mail und ergänzen Sie die Angaben in eckigen Klammern.
Wenn Sie die ursprüngliche Übergabe nicht finden, ersetzen Sie beide Hinweise auf den früheren Versand durch: „Ich habe nicht bestätigt, ob Ihnen die ursprüngliche Rechnung von mir bereits vorliegt; ich füge sie zum Verständnis des Zusammenhangs bei.“ Senden Sie das ursprüngliche PDF nicht erneut, ersetzen Sie den Satz zum Anhang durch einen genauen Verweis auf seinen Speicherort.
Beschreiben Sie eine mögliche Erstattung gesondert
Eine Rechnungskorrektur allein bestätigt nicht, dass der Lieferant Ihnen bereits Geld erstattet hat. Auch ein Zahlungseingang lässt sich nicht immer eindeutig einem Beleg zuordnen. Beschreiben Sie deshalb zusätzlich zum neuen Dokument gesondert, was Sie über die Zahlung oder Erstattung wissen.
Wenn Sie die Erstattung im Bankbeleg sehen und Ihre Buchhaltung diesen benötigt, übergeben Sie ihn auf dem vereinbarten Weg. Nennen Sie das Belegpaar, dem er nach den verfügbaren Angaben zuzuordnen ist, oder schreiben Sie, dass der Zusammenhang noch unklar ist. Hat der Lieferant die Erstattung lediglich angekündigt, genügt: „Der Lieferant hat eine Erstattung angekündigt; den Geldeingang habe ich noch nicht bestätigt.“
Lassen Sie die PDFs des Lieferanten unverändert und fassen Sie die Beträge nicht zu einer eigenen „Endrechnung“ zusammen. Ihre Buchhaltung erhält den ursprünglichen Beleg, das neue Dokument und die Erklärung ihres Zusammenhangs. Sie beurteilt die Bearbeitung und eine gegebenenfalls nötige Zuordnung der Zahlung.