Finn riktig faktura og den tidligere overleveringen
Se etter nummeret på den opprinnelige fakturaen i det nye dokumentet. Bruk det til å finne den opprinnelige PDF-filen, og kontroller leverandøren og virksomheten fakturaen er utstedt til. Et lignende vedleggsnavn eller samme leverandør er ikke nok til å bekrefte at dokumentene hører sammen.
Finn deretter overleveringen til regnskapsføreren. Kontroller i den sendte e-posten at den opprinnelige fakturaen faktisk var vedlagt. For en delt mappe noterer du navnet og datoen da du sendte lenken. Den sendte meldingen viser hva du overleverte; alene bekrefter den ikke at regnskapsføreren mottok eller behandlet dokumentet.
Lagre den nye PDF-filen ved siden av originalen uten å overskrive den. Behold også leverandørens melding hvis den forklarer endringen. Hvis det nye dokumentet ikke viser til den opprinnelige fakturaen og du ikke kan bekrefte sammenhengen, be leverandøren om en avklaring. Du kan allerede gi regnskapsføreren beskjed om at et nytt dokument har kommet, og at du undersøker hvilken faktura det gjelder.
Klargjør dokumentparet med en kort forklaring
I dette fiktive eksemplet sendte Firma Alfa leverandør Betas faktura F-2026-184 til regnskapsføreren i en melding 3. september. Den 17. september kom kreditnota D-2026-027 fra samme leverandør, med uttrykkelig henvisning til denne fakturaen. Navnene, numrene og datoene er oppdiktet.
En kort oversikt viser regnskapsføreren hvilket dokument som allerede er sendt, og hvilket som kommer i tillegg. Kopier numrene til din egen melding fra dokumentene og overleveringsdatoen fra den sendte e-posten. Filnavnene er bare til hjelp for å finne frem.
| Hva du overleverer | Identifikasjon i det fiktive eksemplet | Hva regnskapsføreren trenger å vite |
|---|---|---|
| Opprinnelig faktura | Beta, F-2026-184, kunde Firma Alfa | Var med i overleveringen 3. september. |
| Nyankommet kreditnota | Beta, D-2026-027; viser til F-2026-184 | Kom 17. september og sendes nå som et tillegg. |
| Leverandørens forklaring | Meldingen som fulgte med kreditnotaen | Legg den ved hvis den forklarer endringen eller sammenhengen mellom dokumentene. |
Hvis regnskapsføreren enkelt kan finne den opprinnelige fakturaen, send den nye kreditnotaen med en presis henvisning til den tidligere overleveringen. Ellers legger du også ved den opprinnelige PDF-filen og beskriver den som en kopi av et allerede overlevert dokument. Du trenger ikke sende hele den opprinnelige pakken på nytt.
Hvis leverandøren sendte en ny PDF med samme fakturanummer i stedet for en egen kreditnota, behold begge versjonene og beskriv hva som er endret ifølge meldingen. Bruk betegnelsen og nummeret i dokumentet du mottok; ikke lag et eget korrigeringsdokument.
Skriv hva regnskapsføreren allerede har fått, og hva som kommer i tillegg
Oppgi begge dokumentnumrene, virksomheten og hvor den opprinnelige overleveringen finnes i følgemeldingen. Malen nedenfor forutsetter at du legger ved den opprinnelige fakturaen igjen. Fyll inn de faktiske opplysningene, og tilpass beskrivelsen av vedleggene til det du sender.
Velg teksten, kopier den inn i en e-post og fyll inn detaljene i hakeparenteser.
Hvis du ikke finner den opprinnelige overleveringen, erstatt begge henvisningene til tidligere sending med: «Jeg har ikke bekreftet om du allerede har fått den opprinnelige fakturaen fra meg; jeg legger den ved for å vise sammenhengen.» Hvis du ikke sender den opprinnelige PDF-filen på nytt, erstatt setningen om vedlegget med en presis henvisning til hvor regnskapsføreren finner den.
Beskriv tilbakebetalingen separat
En kreditnota bekrefter ikke i seg selv at leverandøren allerede har tilbakebetalt pengene. Heller ikke en innbetaling viser nødvendigvis hvilket dokument den gjelder. Beskriv derfor separat hva du vet om betaling eller tilbakebetaling, i tillegg til opplysningen om det nye dokumentet.
Hvis tilbakebetalingen vises i en bankregistrering og regnskapsføreren trenger den, overlever den gjennom avtalt kanal. Oppgi hvilket dokumentpar den ifølge tilgjengelige opplysninger gjelder, eller skriv at sammenhengen ennå er uklar. Hvis leverandøren bare har varslet tilbakebetaling, kan du skrive: «Leverandøren har varslet en tilbakebetaling; jeg har ennå ikke bekreftet at pengene er mottatt.»
La leverandørens PDF-filer være uendret, og ikke slå sammen beløpene til din egen «sluttfaktura». Regnskapsføreren får originaldokumentet, det nye dokumentet og en forklaring av sammenhengen, og vurderer behandlingen og eventuell avstemming av betalingen.