Găsește factura exactă și predarea ei anterioară
Caută în noul document numărul facturii originale. Folosește-l pentru a găsi PDF-ul inițial și verifică furnizorul și firma pe numele căreia este emisă factura. Un nume asemănător al atașamentului sau același furnizor nu confirmă, singure, că documentele sunt legate.
Apoi caută predarea către contabil. Verifică în e-mailul trimis dacă factura originală era într-adevăr printre atașamente. Pentru un folder partajat, notează denumirea și data la care ai trimis linkul. Mesajul trimis arată ce ai predat; singur, nu confirmă că documentul a fost primit sau prelucrat de contabil.
Salvează noul PDF lângă original, fără să îl suprascrii. Păstrează și mesajul furnizorului dacă explică modificarea. Dacă noul document nu face referire la factura originală și nu poți verifica legătura, cere lămuriri furnizorului. Între timp, poți anunța contabilul că a sosit un nou document și că verifici la ce factură se referă.
Pregătește cele două documente cu o scurtă explicație
În acest exemplu fictiv, Firma Alfa a trimis contabilului factura F-2026-184 a furnizorului Beta într-un mesaj din 3 septembrie. Pe 17 septembrie a primit de la același furnizor nota de credit D-2026-027, care face referire explicită la acea factură. Denumirile, numerele și datele sunt inventate.
O scurtă prezentare îi arată contabilului ce document a primit deja și care se adaugă acum. Copiază numerele pentru propriul mesaj din documente și data predării din e-mailul trimis. Numele fișierelor servesc doar pentru orientare.
| Ce predai | Identificare în exemplul fictiv | Ce trebuie să știe contabilul |
|---|---|---|
| Factura originală | Beta, F-2026-184, client Firma Alfa | A făcut parte din predarea din 3 septembrie. |
| Nota de credit primită acum | Beta, D-2026-027; face referire la F-2026-184 | A sosit pe 17 septembrie și este trimisă acum ca o completare. |
| Explicația furnizorului | Mesajul care a însoțit nota de credit | Atașează-l dacă explică modificarea sau legătura dintre documente. |
Dacă contabilul poate accesa ușor factura originală, trimite noua notă de credit și o referire exactă la predarea anterioară. În caz contrar, atașează și PDF-ul original și precizează că este o copie a unui document deja predat. Nu trebuie să retrimiți întregul pachet inițial.
Dacă furnizorul a trimis un nou PDF cu același număr de factură în locul unei note de credit separate, păstrează ambele versiuni și descrie ce s-a schimbat conform mesajului său. Folosește denumirea și numărul din documentul primit; nu crea propriul document de corecție.
Scrie ce a primit deja contabilul și ce se adaugă
În mesajul de însoțire, indică numerele ambelor documente, firma și locul predării originale. Modelul de mai jos presupune că atașezi din nou factura originală. Completează datele reale și adaptează descrierea atașamentelor la ceea ce trimiți.
Selectați textul, copiați-l într-un e-mail și completați detaliile între paranteze drepte.
Dacă nu găsești predarea originală, înlocuiește ambele mențiuni despre trimiterea anterioară cu: „Nu am confirmat dacă aveți deja factura originală de la mine; o atașez pentru a clarifica legătura dintre documente.” Dacă nu retrimiți PDF-ul original, înlocuiește fraza despre atașarea lui cu o referire exactă la locul unde contabilul îl poate găsi.
Descrie separat ce știi despre rambursare
O notă de credit nu confirmă, singură, că furnizorul ți-a restituit deja banii. Nici o plată primită nu arată întotdeauna clar documentul la care se referă. Pe lângă informația despre noul document, descrie separat ce știi despre plată sau rambursare.
Dacă rambursarea apare într-o înregistrare bancară și contabilul are nevoie de acel justificativ, predă-l pe calea convenită. Indică perechea de documente de care este legat conform informațiilor disponibile sau precizează că legătura nu este încă clară. Dacă furnizorul doar a anunțat rambursarea, poți scrie: „Furnizorul a anunțat o rambursare; încă nu am confirmat primirea banilor.”
Lasă PDF-urile furnizorului nemodificate și nu combina sumele într-o „factură finală” creată de tine. Contabilul primește documentul original, noul document și explicația legăturii dintre ele; el evaluează prelucrarea și eventuala reconciliere a plății.