Znajdź konkretną fakturę i jej wcześniejsze przekazanie
W nowym dokumencie znajdź numer pierwotnej faktury. Na jego podstawie odszukaj oryginalny PDF i sprawdź dostawcę oraz firmę, na którą wystawiono fakturę. Podobna nazwa załącznika lub ten sam dostawca nie wystarczają do potwierdzenia, że dokumenty są ze sobą powiązane.
Następnie odszukaj przekazanie księgowej. W wysłanym e-mailu sprawdź, czy pierwotna faktura rzeczywiście była wśród załączników. Przy folderze współdzielonym zanotuj jego nazwę i datę wysłania linku. Wysłana wiadomość pokazuje, co przekazano; sama nie potwierdza, że księgowa otrzymała lub przetworzyła dokument.
Zapisz nowy PDF obok pierwotnego, nie nadpisując go. Zachowaj również wiadomość dostawcy, jeśli wyjaśnia zmianę. Jeżeli nowy dokument nie odwołuje się do pierwotnej faktury i nie możesz potwierdzić związku, poproś dostawcę o wyjaśnienie. Księgową możesz już poinformować, że przyszedł nowy dokument i sprawdzasz, do której faktury się odnosi.
Przygotuj parę dokumentów z krótkim wyjaśnieniem
W tym fikcyjnym przykładzie Firma Alfa przekazała księgowej fakturę dostawcy Beta nr F-2026-184 w wiadomości z 3 września. Dnia 17 września otrzymała od tego samego dostawcy fakturę korygującą nr D-2026-027, która wyraźnie odwołuje się do tej faktury. Nazwy, numery i daty są zmyślone.
Krótki przegląd pokaże księgowej, który dokument już dostała, a który doszedł. Numery do swojej wiadomości przepisz z dokumentów, a datę przekazania z wysłanego e-maila. Nazwy plików służą wyłącznie orientacji.
| Co przekazujesz | Identyfikacja w fikcyjnym przykładzie | Co powinna wiedzieć księgowa |
|---|---|---|
| Pierwotna faktura | Beta, F-2026-184, nabywca Firma Alfa | Była częścią przekazania z 3 września. |
| Nowo otrzymana faktura korygująca | Beta, D-2026-027; odwołuje się do F-2026-184 | Przyszła 17 września i jest teraz wysyłana jako uzupełnienie. |
| Wyjaśnienie dostawcy | Wiadomość, z którą przyszła korekta | Dołącz ją, jeśli wyjaśnia zmianę lub związek między dokumentami. |
Jeżeli księgowa ma łatwy dostęp do pierwotnej faktury, wyślij nową korektę z dokładnym wskazaniem wcześniejszego przekazania. W przeciwnym razie dołącz również pierwotny PDF i zaznacz, że jest to kopia już przekazanego dokumentu. Nie musisz ponownie wysyłać całej pierwotnej paczki.
Jeżeli dostawca zamiast osobnej korekty przesłał nowy PDF z tym samym numerem faktury, zachowaj obie wersje i opisz, co zmieniło się według jego wiadomości. Użyj nazwy i numeru z otrzymanego dokumentu; nie twórz własnego dokumentu korygującego.
Napisz, co księgowa już otrzymała i co doszło
W wiadomości przewodniej podaj numery obu dokumentów, firmę oraz miejsce pierwotnego przekazania. Poniższy wzór zakłada ponowne dołączenie pierwotnej faktury. Uzupełnij rzeczywiste dane i dostosuj opis załączników do tego, co wysyłasz.
Wybierz tekst, skopiuj go do wiadomości e-mail i uzupełnij szczegóły w nawiasach kwadratowych.
Jeżeli nie znajdziesz pierwotnego przekazania, zastąp obie wzmianki o wcześniejszej wysyłce zdaniem: „Nie mam potwierdzenia, czy ma Pani już ode mnie pierwotną fakturę; załączam ją dla wyjaśnienia związku między dokumentami”. Jeśli nie wysyłasz ponownie pierwotnego PDF, zastąp zdanie o jego załączeniu dokładnym wskazaniem miejsca, w którym księgowa go znajdzie.
Osobno napisz, co wiesz o zwrocie pieniędzy
Faktura korygująca sama w sobie nie potwierdza, że dostawca już zwrócił pieniądze. Także otrzymana płatność nie musi jednoznacznie wskazywać dokumentu, którego dotyczy. Obok informacji o nowym dokumencie opisz więc osobno, co wiesz o zapłacie lub zwrocie.
Jeśli widzisz zwrot w zapisie bankowym i księgowa potrzebuje tego potwierdzenia, przekaż je uzgodnioną drogą. Wskaż, której pary dokumentów dotyczy według dostępnych informacji, albo napisz, że związek nie jest jeszcze jasny. Jeśli dostawca jedynie zapowiedział zwrot, wystarczy: „Dostawca zapowiedział zwrot pieniędzy; ich otrzymanie nie jest jeszcze potwierdzone”.
Pozostaw PDF-y dostawcy bez zmian i nie łącz kwot we własną „fakturę końcową”. Księgowa otrzyma pierwotny dokument, nowo otrzymany dokument i wyjaśnienie ich związku; to ona oceni sposób przetworzenia i ewentualne rozliczenie płatności.