Najděte konkrétní fakturu i její předání
V novém dokumentu najděte číslo původní faktury. Podle něj vyhledejte původní PDF a ověřte dodavatele i firmu, na kterou je faktura vystavená. Samotný podobný název přílohy nebo stejný dodavatel nestačí k potvrzení, že dokumenty patří k sobě.
Potom dohledávejte předání účetní. V odeslaném e-mailu zkontrolujte, že původní faktura byla skutečně mezi přílohami. U sdílené složky si poznamenejte její označení a datum, kdy jste účetní poslali odkaz. Z odeslané zprávy poznáte, co jste předali; zda účetní doklad převzala nebo zpracovala, z ní samotné nezjistíte.
Nové PDF uložte vedle původního, aniž byste ho přepsali. Uchovejte také zprávu dodavatele, pokud vysvětluje změnu. Chybí-li v novém dokumentu odkaz na původní fakturu a souvislost nedokážete ověřit, požádejte dodavatele o upřesnění. Účetní zatím můžete oznámit, že nový dokument dorazil a jeho vztah k faktuře ověřujete.
Připravte dvojici dokladů s krátkým vysvětlením
V modelovém příkladu předala Firma Alfa účetní fakturu dodavatele Beta č. F-2026-184 ve zprávě z 3. září. Dne 17. září jí od stejného dodavatele dorazil dobropis č. D-2026-027, který výslovně odkazuje na tuto fakturu. Názvy, čísla i data jsou smyšlené.
Krátký přehled ukáže účetní, který doklad už dostala a který přibyl. Čísla pro vlastní zprávu opište z dokumentů a datum předání z odeslaného e-mailu. Názvy souborů slouží jen k orientaci.
| Co předáváte | Identifikace v modelovém příkladu | Co má účetní vědět |
|---|---|---|
| Původní faktura | Beta, F-2026-184, odběratel Firma Alfa | Byla součástí předání z 3. září. |
| Nově doručený dobropis | Beta, D-2026-027; odkazuje na F-2026-184 | Dorazil 17. září a posíláte ho nyní jako doplnění. |
| Vysvětlení dodavatele | Zpráva, se kterou dobropis dorazil | Přiložte ji, pokud vysvětluje změnu nebo vztah mezi doklady. |
Pokud má účetní původní fakturu snadno dostupnou, pošlete nový dobropis a přesný odkaz na dřívější předání. Jinak přiložte i původní PDF a označte ho ve zprávě jako kopii již předaného dokladu. Celý původní balíček kvůli tomu znovu posílat nemusíte.
Jestli dodavatel místo samostatného dobropisu poslal nové PDF se stejným číslem faktury, zachovejte obě verze a napište, co se podle jeho zprávy změnilo. Použijte označení a číslo z doručeného dokumentu; vlastní opravný doklad nevytvářejte.
Napište, co už účetní dostala a co přibylo
V doprovodné zprávě uveďte čísla obou dokladů, firmu a místo původního předání. Vzor níže počítá s tím, že znovu přikládáte i původní fakturu. Doplňte skutečné údaje a popis příloh upravte podle toho, co posíláte.
Označte text, zkopírujte ho do e-mailu a doplňte údaje v hranatých závorkách.
Pokud původní předání nedohledáte, nahraďte obě zmínky o dřívějším odeslání větou „Nemám potvrzené, zda už ode mě původní fakturu máte; přikládám ji pro souvislost.“ Jestli původní PDF znovu neposíláte, nahraďte větu o jeho přiložení přesným odkazem na místo, kde ho účetní najde.
Zvlášť napište, co víte o vrácení peněz
Dobropis sám o sobě nepotvrzuje, že vám dodavatel už vrátil peníze. Ani přijatá platba nemusí jednoznačně ukazovat, ke kterému dokladu patří. Vedle informace o novém dokumentu proto popište zvlášť, co víte o úhradě nebo vrácení peněz.
Pokud vrácení peněz vidíte v bankovním záznamu a účetní ho potřebuje, předejte jej dohodnutou cestou. Uveďte, ke které dvojici dokladů podle dostupných údajů patří, případně napište, že vztah zatím není jasný. Jestli dodavatel vrácení jen oznámil, stačí uvést „Dodavatel oznámil vrácení peněz, jejich přijetí zatím nemám potvrzené.“
Dodavatelova PDF ponechte beze změny a částky neslučujte do vlastní „výsledné faktury“. Účetní dostane původní doklad, nově doručený dokument a vysvětlení jejich souvislosti; způsob zpracování i případné vypořádání úhrady posoudí ona.