Retrouvez la facture précise et son précédent envoi
Cherchez le numéro de la facture d’origine dans le nouveau document. Utilisez-le pour retrouver le PDF initial, puis vérifiez le fournisseur et l’entreprise à laquelle la facture est adressée. Des noms de pièces jointes similaires ou un même fournisseur ne suffisent pas à confirmer le lien entre les documents.
Retrouvez ensuite l’envoi à votre comptable. Vérifiez dans l’e-mail envoyé que la facture d’origine figurait bien parmi les pièces jointes. Pour un dossier partagé, notez son nom et la date d’envoi du lien. Le message envoyé indique ce que vous avez transmis ; à lui seul, il ne prouve pas que le comptable a reçu ou traité la pièce.
Enregistrez le nouveau PDF à côté de l’original sans l’écraser. Conservez également le message du fournisseur s’il explique la modification. Si le nouveau document ne mentionne pas la facture d’origine et que vous ne pouvez pas établir le lien, demandez des précisions au fournisseur. Vous pouvez déjà informer votre comptable de l’arrivée du document et lui dire que vous vérifiez à quelle facture il se rapporte.
Préparez les deux pièces avec une brève explication
Dans cet exemple fictif, l’entreprise Alfa a transmis à son comptable la facture F-2026-184 du fournisseur Beta dans un message du 3 septembre. Le 17 septembre, le même fournisseur lui envoie l’avoir D-2026-027, qui mentionne explicitement cette facture. Les noms, numéros et dates sont inventés.
Un bref récapitulatif montre au comptable quelle pièce lui a déjà été remise et laquelle vient s’ajouter. Recopiez les numéros depuis les documents et la date de transmission depuis l’e-mail envoyé. Les noms de fichiers servent uniquement à vous repérer.
| Pièce transmise | Identification dans l’exemple fictif | Ce que le comptable doit savoir |
|---|---|---|
| Facture d’origine | Beta, F-2026-184, client entreprise Alfa | Faisait partie de l’envoi du 3 septembre. |
| Avoir nouvellement reçu | Beta, D-2026-027 ; mentionne F-2026-184 | Reçu le 17 septembre et transmis maintenant en complément. |
| Explication du fournisseur | Le message accompagnant l’avoir | À joindre s’il explique la modification ou le lien entre les pièces. |
Si votre comptable retrouve facilement la facture d’origine, envoyez le nouvel avoir avec une référence précise au précédent envoi. Sinon, joignez aussi le PDF initial en précisant qu’il s’agit d’une copie d’une pièce déjà transmise. Vous n’avez pas besoin de renvoyer tout le dossier initial.
Si le fournisseur a envoyé un nouveau PDF portant le même numéro de facture plutôt qu’un avoir séparé, conservez les deux versions et expliquez la modification indiquée dans son message. Reprenez l’intitulé et le numéro du document reçu ; ne créez pas vous-même une pièce rectificative.
Précisez ce qui a déjà été transmis et ce qui s’ajoute
Dans le message d’accompagnement, indiquez les numéros des deux pièces, l’entreprise concernée et l’emplacement du précédent envoi. Le modèle ci-dessous suppose que vous joignez à nouveau la facture d’origine. Renseignez les informations réelles et adaptez la description des pièces jointes à votre envoi.
Sélectionnez le texte, copiez-le dans un e-mail et complétez les informations entre crochets.
Si vous ne retrouvez pas le précédent envoi, remplacez les deux mentions de cette transmission par : « Je n’ai pas confirmé si vous avez déjà reçu de ma part la facture d’origine ; je la joins pour préciser le contexte. » Si vous ne renvoyez pas le PDF initial, remplacez la phrase annonçant cette pièce jointe par une référence précise à son emplacement.
Indiquez séparément ce que vous savez du remboursement
Un avoir ne confirme pas, à lui seul, que le fournisseur vous a déjà remboursé. Un paiement reçu ne permet pas non plus toujours d’identifier la pièce à laquelle il correspond. Décrivez donc séparément ce que vous savez du règlement ou du remboursement, en plus de signaler le nouveau document.
Si vous voyez le remboursement dans un relevé bancaire et que votre comptable a besoin de ce justificatif, transmettez-le par le canal convenu. Indiquez à quelle paire de pièces il correspond d’après les informations disponibles, ou précisez que le lien reste incertain. Si le fournisseur a seulement annoncé le remboursement, vous pouvez écrire : « Le fournisseur a annoncé un remboursement ; je n’ai pas encore confirmé la réception des fonds. »
Laissez les PDF du fournisseur inchangés et ne regroupez pas les montants dans votre propre « facture finale ». Le comptable reçoit la pièce d’origine, le nouveau document et une explication de leur lien ; il détermine leur traitement et le rapprochement éventuel avec le paiement.