Encontre a fatura certa e o envio anterior
Procure no novo documento o número da fatura original. Use-o para encontrar o PDF inicial e confirme o fornecedor e a empresa em nome da qual foi emitida a fatura. Um nome de anexo parecido ou o mesmo fornecedor não bastam para confirmar que os documentos estão relacionados.
Depois, localize a entrega ao contabilista. Verifique no e-mail enviado se a fatura original estava mesmo entre os anexos. Se utilizou uma pasta partilhada, anote o nome e a data em que enviou a ligação. A mensagem enviada mostra o que entregou; por si só, não confirma que o contabilista recebeu ou tratou o documento.
Guarde o novo PDF junto do original, sem o substituir. Guarde também a mensagem do fornecedor se explicar a alteração. Se o novo documento não mencionar a fatura original e não conseguir verificar a relação, peça esclarecimentos ao fornecedor. Entretanto, pode informar o contabilista de que chegou um novo documento e de que está a verificar a que fatura diz respeito.
Prepare os dois documentos com uma breve explicação
Neste exemplo fictício, a Empresa Alfa entregou ao contabilista a fatura F-2026-184 do fornecedor Beta numa mensagem de 3 de setembro. A 17 de setembro, recebeu do mesmo fornecedor a nota de crédito D-2026-027, que faz referência expressa a essa fatura. Os nomes, números e datas são inventados.
Um breve resumo mostra ao contabilista qual o documento que já recebeu e qual se acrescenta agora. Copie os números para a sua mensagem a partir dos documentos e a data de entrega a partir do e-mail enviado. Os nomes dos ficheiros servem apenas para orientação.
| O que entrega | Identificação no exemplo fictício | O que o contabilista precisa de saber |
|---|---|---|
| Fatura original | Beta, F-2026-184, cliente Empresa Alfa | Fez parte da entrega de 3 de setembro. |
| Nota de crédito recebida agora | Beta, D-2026-027; faz referência a F-2026-184 | Chegou a 17 de setembro e é enviada agora como complemento. |
| Explicação do fornecedor | A mensagem que acompanhou a nota de crédito | Anexe-a se explicar a alteração ou a relação entre os documentos. |
Se o contabilista tiver acesso fácil à fatura original, envie a nova nota de crédito com uma referência exata à entrega anterior. Caso contrário, anexe também o PDF original e identifique-o como cópia de um documento já entregue. Não precisa de voltar a enviar todo o conjunto inicial.
Se o fornecedor enviou um novo PDF com o mesmo número de fatura em vez de uma nota de crédito separada, guarde ambas as versões e descreva o que mudou segundo a mensagem dele. Use a designação e o número do documento recebido; não crie o seu próprio documento de correção.
Explique o que o contabilista já recebeu e o que se acrescenta
Na mensagem de acompanhamento, indique os números dos dois documentos, a empresa e onde foi feita a entrega original. O modelo abaixo pressupõe que volta a anexar a fatura original. Preencha os dados reais e ajuste a descrição dos anexos ao que está a enviar.
Selecione o texto, copie-o para um e-mail e preencha os dados entre parêntesis rectos.
Se não encontrar a entrega original, substitua as duas referências ao envio anterior por: «Não tenho confirmação de que já tenha recebido de mim a fatura original; anexo-a para esclarecer o contexto.» Se não voltar a enviar o PDF original, substitua a frase sobre esse anexo por uma referência exata ao local onde o contabilista o pode encontrar.
Indique separadamente o que sabe sobre o reembolso
Uma nota de crédito, por si só, não confirma que o fornecedor já devolveu o dinheiro. Também um pagamento recebido pode não identificar claramente o documento a que diz respeito. Além da informação sobre o novo documento, descreva separadamente o que sabe sobre o pagamento ou o reembolso.
Se o reembolso aparecer num registo bancário e o contabilista precisar desse comprovativo, entregue-o pela via acordada. Indique a que par de documentos corresponde segundo os dados disponíveis, ou esclareça que a relação ainda não é clara. Se o fornecedor apenas anunciou a devolução, basta escrever: «O fornecedor anunciou um reembolso; ainda não confirmei a receção do dinheiro.»
Deixe os PDF do fornecedor sem alterações e não junte os valores numa «fatura final» criada por si. O contabilista recebe o documento original, o novo documento e uma explicação da relação entre ambos; cabe-lhe avaliar o tratamento e a eventual conciliação com o pagamento.