Etsi oikea lasku ja sen aiempi toimitus
Etsi uudesta asiakirjasta alkuperäisen laskun numero. Hae sen avulla alkuperäinen PDF ja tarkista toimittaja sekä yritys, jolle lasku on osoitettu. Samankaltainen liitteen nimi tai sama toimittaja ei yksin vahvista, että asiakirjat liittyvät toisiinsa.
Etsi sitten toimitus kirjanpitäjälle. Tarkista lähetetystä sähköpostista, että alkuperäinen lasku todella oli liitteenä. Jos käytit jaettua kansiota, merkitse muistiin sen nimi ja päivä, jolloin lähetit linkin. Lähetetty viesti kertoo, mitä toimitit; se ei yksin vahvista, että kirjanpitäjä vastaanotti tai käsitteli asiakirjan.
Tallenna uusi PDF alkuperäisen viereen korvaamatta sitä. Säilytä myös toimittajan viesti, jos se selittää muutoksen. Jos uudessa asiakirjassa ei viitata alkuperäiseen laskuun etkä pysty vahvistamaan yhteyttä, pyydä toimittajalta tarkennus. Voit jo ilmoittaa kirjanpitäjälle uuden asiakirjan saapumisesta ja siitä, että selvität, mihin laskuun se liittyy.
Valmistele asiakirjapari ja lyhyt selitys
Tässä kuvitteellisessa esimerkissä Yritys Alfa toimitti kirjanpitäjälle toimittaja Betan laskun F-2026-184 syyskuun 3. päivän viestissä. Syyskuun 17. päivänä samalta toimittajalta saapui hyvityslasku D-2026-027, jossa viitataan nimenomaisesti tähän laskuun. Nimet, numerot ja päivämäärät ovat keksittyjä.
Lyhyt yhteenveto näyttää kirjanpitäjälle, minkä asiakirjan hän on jo saanut ja mikä tulee lisäksi. Kopioi numerot omaan viestiisi asiakirjoista ja toimituspäivä lähetetystä sähköpostista. Tiedostonimet auttavat vain tiedostojen tunnistamisessa.
| Mitä toimitat | Tunnistetiedot kuvitteellisessa esimerkissä | Mitä kirjanpitäjän pitää tietää |
|---|---|---|
| Alkuperäinen lasku | Beta, F-2026-184, asiakas Yritys Alfa | Sisältyi syyskuun 3. päivän toimitukseen. |
| Nyt saapunut hyvityslasku | Beta, D-2026-027; viittaa laskuun F-2026-184 | Saapui syyskuun 17. päivänä ja toimitetaan nyt täydennyksenä. |
| Toimittajan selitys | Hyvityslaskun mukana tullut viesti | Liitä mukaan, jos se selittää muutoksen tai asiakirjojen välisen yhteyden. |
Jos kirjanpitäjä pääsee helposti alkuperäiseen laskuun, lähetä uusi hyvityslasku ja täsmällinen viittaus aiempaan toimitukseen. Muussa tapauksessa liitä myös alkuperäinen PDF ja kerro, että se on kopio jo toimitetusta asiakirjasta. Koko alkuperäistä aineistoa ei tarvitse lähettää uudelleen.
Jos toimittaja lähetti erillisen hyvityslaskun sijaan uuden PDF:n samalla laskunumerolla, säilytä molemmat versiot ja kuvaa, mitä toimittajan viestin mukaan muuttui. Käytä vastaanotetun asiakirjan nimeä ja numeroa; älä laadi omaa korjausasiakirjaa.
Kerro, mitä kirjanpitäjä on jo saanut ja mitä tulee lisäksi
Mainitse saateviestissä molempien asiakirjojen numerot, yritys ja alkuperäisen toimituksen sijainti. Alla oleva malli olettaa, että liität alkuperäisen laskun uudelleen. Täytä todelliset tiedot ja muokkaa liitteiden kuvausta sen mukaan, mitä lähetät.
Valitse teksti, kopioi se sähköpostiin ja täytä tiedot hakasulkeisiin.
Jos et löydä alkuperäistä toimitusta, korvaa molemmat maininnat aiemmasta lähetyksestä lauseella: ”En ole vahvistanut, oletko jo saanut alkuperäisen laskun minulta; liitän sen asiayhteyden selventämiseksi.” Jos et lähetä alkuperäistä PDF:ää uudelleen, korvaa sen liittämistä koskeva lause täsmällisellä viittauksella paikkaan, josta kirjanpitäjä löytää sen.
Kerro palautuksesta erikseen
Hyvityslasku ei yksin vahvista, että toimittaja on jo palauttanut rahat. Myöskään saapunut maksu ei välttämättä osoita selvästi, mihin asiakirjaan se liittyy. Kuvaa siksi uuden asiakirjan lisäksi erikseen, mitä tiedät maksusta tai palautuksesta.
Jos palautus näkyy pankin tapahtumatiedoissa ja kirjanpitäjä tarvitsee tositteen, toimita se sovittua kautta. Kerro, mihin asiakirjapariin se käytettävissä olevien tietojen perusteella liittyy, tai mainitse yhteyden olevan vielä epäselvä. Jos toimittaja on vain ilmoittanut palautuksesta, voit kirjoittaa: ”Toimittaja on ilmoittanut rahojen palautuksesta; en ole vielä vahvistanut rahojen saapumista.”
Jätä toimittajan PDF:t ennalleen äläkä yhdistä summia omaksi ”lopulliseksi laskuksi”. Kirjanpitäjä saa alkuperäisen asiakirjan, uuden asiakirjan ja selityksen niiden yhteydestä. Hän arvioi käsittelytavan ja mahdollisen maksun täsmäytyksen.