Trova la fattura esatta e il suo precedente invio
Cerca nel nuovo documento il numero della fattura originale. Usalo per trovare il PDF iniziale e verifica il fornitore e l’azienda a cui è intestata la fattura. Un nome simile dell’allegato o lo stesso fornitore non bastano a confermare che i documenti siano collegati.
Poi ricostruisci la consegna al commercialista. Controlla nell’email inviata che la fattura originale fosse davvero tra gli allegati. Se hai usato una cartella condivisa, annotane il nome e la data in cui hai inviato il link. Il messaggio inviato mostra cosa hai consegnato; da solo non conferma che il commercialista abbia ricevuto o elaborato il documento.
Salva il nuovo PDF accanto all’originale senza sovrascriverlo. Conserva anche il messaggio del fornitore se spiega la modifica. Se il nuovo documento non cita la fattura originale e non riesci a verificarne il collegamento, chiedi chiarimenti al fornitore. Nel frattempo puoi avvisare il commercialista dell’arrivo del documento e dire che stai verificando a quale fattura si riferisce.
Prepara i due documenti con una breve spiegazione
In questo esempio fittizio, l’azienda Alfa ha inviato al commercialista la fattura F-2026-184 del fornitore Beta con un messaggio del 3 settembre. Il 17 settembre ha ricevuto dallo stesso fornitore la nota di credito D-2026-027, che cita espressamente quella fattura. Nomi, numeri e date sono inventati.
Un breve riepilogo mostra al commercialista quale documento ha già ricevuto e quale si aggiunge. Copia i numeri per il tuo messaggio dai documenti e la data di consegna dall’email inviata. I nomi dei file servono soltanto per orientarsi.
| Cosa consegni | Identificazione nell’esempio fittizio | Cosa deve sapere il commercialista |
|---|---|---|
| Fattura originale | Beta, F-2026-184, cliente azienda Alfa | Faceva parte della consegna del 3 settembre. |
| Nota di credito appena ricevuta | Beta, D-2026-027; cita F-2026-184 | Arrivata il 17 settembre, viene inviata ora come integrazione. |
| Spiegazione del fornitore | Il messaggio con cui è arrivata la nota di credito | Allegalo se spiega la modifica o il collegamento tra i documenti. |
Se il commercialista può accedere facilmente alla fattura originale, invia la nuova nota di credito con un riferimento preciso alla consegna precedente. Altrimenti allega anche il PDF originale, specificando che è una copia di un documento già consegnato. Non occorre inviare di nuovo l’intero pacchetto iniziale.
Se il fornitore ha inviato un nuovo PDF con lo stesso numero di fattura invece di una nota di credito separata, conserva entrambe le versioni e descrivi cosa è cambiato secondo il suo messaggio. Usa la denominazione e il numero riportati sul documento ricevuto; non creare un tuo documento di rettifica.
Scrivi cosa il commercialista ha già ricevuto e cosa si aggiunge
Nel messaggio di accompagnamento indica i numeri dei due documenti, l’azienda e dove è avvenuta la consegna originale. Il modello seguente presuppone che tu alleghi di nuovo anche la fattura originale. Inserisci i dati reali e adatta la descrizione degli allegati a ciò che invii.
Seleziona il testo, copialo in un'e-mail e inserisci i dettagli tra parentesi quadre.
Se non trovi la consegna originale, sostituisci entrambi i riferimenti al precedente invio con: «Non ho confermato se ha già ricevuto da me la fattura originale; la allego per chiarire il contesto». Se non invii di nuovo il PDF originale, sostituisci la frase sull’allegato con un riferimento preciso al luogo in cui il commercialista può trovarlo.
Indica separatamente ciò che sai del rimborso
Una nota di credito, da sola, non conferma che il fornitore abbia già restituito il denaro. Neppure un pagamento ricevuto permette sempre di identificare il documento a cui si riferisce. Oltre a segnalare il nuovo documento, descrivi quindi separatamente ciò che sai del pagamento o del rimborso.
Se il rimborso compare in una registrazione bancaria e il commercialista ha bisogno di quel giustificativo, consegnalo tramite il canale concordato. Indica a quale coppia di documenti si riferisce secondo le informazioni disponibili, oppure precisa che il collegamento non è ancora chiaro. Se il fornitore ha soltanto annunciato il rimborso, puoi scrivere: «Il fornitore ha annunciato un rimborso; non ho ancora confermato la ricezione del denaro».
Lascia invariati i PDF del fornitore e non unire gli importi in una tua «fattura finale». Il commercialista riceve il documento originale, quello appena arrivato e la spiegazione del loro collegamento; sarà lui a valutarne l’elaborazione e l’eventuale riconciliazione del pagamento.