Localiza la factura concreta y su envío anterior
Busca el número de la factura original en el nuevo documento. Utilízalo para encontrar el PDF inicial y comprueba el proveedor y la empresa a la que está emitida la factura. Un nombre de archivo parecido o el mismo proveedor no bastan para confirmar que ambos documentos están relacionados.
Después, localiza la entrega a tu asesor. Comprueba en el correo enviado que la factura original estaba realmente entre los adjuntos. Si utilizaste una carpeta compartida, anota su nombre y la fecha en que enviaste el enlace. El mensaje enviado muestra lo que entregaste; por sí solo no confirma que tu asesor lo recibiera o lo procesara.
Guarda el nuevo PDF junto al original sin sobrescribirlo. Conserva también el mensaje del proveedor si explica el cambio. Si el nuevo documento no hace referencia a la factura original y no puedes verificar la relación, pide una aclaración al proveedor. Mientras tanto, puedes avisar a tu asesor de que ha llegado un nuevo documento y estás comprobando a qué factura corresponde.
Prepara los dos documentos con una breve explicación
En este ejemplo ficticio, la empresa Alfa envió a su asesor la factura F-2026-184 del proveedor Beta en un mensaje del 3 de septiembre. El 17 de septiembre recibió del mismo proveedor el abono D-2026-027, que hace referencia expresa a esa factura. Los nombres, números y fechas son inventados.
Un breve resumen permite ver qué documento ya recibió el asesor y cuál se añade ahora. Copia los números para tu mensaje de los propios documentos y la fecha de entrega del correo enviado. Los nombres de archivo sirven únicamente para orientarte.
| Qué entregas | Identificación en el ejemplo ficticio | Qué debe saber tu asesor |
|---|---|---|
| Factura original | Beta, F-2026-184, cliente empresa Alfa | Formaba parte de la entrega del 3 de septiembre. |
| Abono recién recibido | Beta, D-2026-027; hace referencia a F-2026-184 | Llegó el 17 de septiembre y lo envías ahora como complemento. |
| Explicación del proveedor | El mensaje con el que llegó el abono | Adjúntalo si explica el cambio o la relación entre los documentos. |
Si tu asesor tiene fácil acceso a la factura original, envía el nuevo abono con una referencia precisa a la entrega anterior. En caso contrario, adjunta también el PDF original y aclara que es una copia de un documento ya entregado. No hace falta reenviar todo el paquete inicial.
Si el proveedor ha enviado un nuevo PDF con el mismo número de factura en lugar de un abono separado, conserva ambas versiones y explica qué ha cambiado según su mensaje. Utiliza la denominación y el número del documento recibido; no crees tú un documento rectificativo.
Explica qué recibió ya tu asesor y qué se añade
En el mensaje de acompañamiento, indica los números de ambos documentos, la empresa y dónde se hizo la entrega original. El modelo siguiente presupone que vuelves a adjuntar la factura original. Completa los datos reales y adapta la descripción de los adjuntos a lo que envías.
Selecciona el texto, cópialo en un correo y completa los campos entre corchetes.
Si no localizas la entrega original, sustituye las dos menciones al envío anterior por: «No he confirmado si ya tienes la factura original de mi parte; la adjunto para dar contexto». Si no vuelves a enviar el PDF original, sustituye la frase sobre ese adjunto por una referencia precisa al lugar donde puede encontrarlo tu asesor.
Indica por separado qué sabes de la devolución
Un abono no confirma por sí solo que el proveedor ya te haya devuelto el dinero. Tampoco un ingreso permite identificar siempre el documento al que corresponde. Además de informar del nuevo documento, explica por separado qué sabes del pago o de la devolución.
Si ves la devolución en un registro bancario y tu asesor necesita ese justificante, entrégalo por la vía acordada. Indica a qué pareja de documentos corresponde según los datos disponibles o aclara que la relación aún no está confirmada. Si el proveedor solo ha anunciado la devolución, basta con escribir: «El proveedor ha anunciado una devolución; todavía no he confirmado la recepción del dinero».
Deja los PDF del proveedor sin cambios y no combines los importes en tu propia «factura final». Tu asesor recibe el documento original, el nuevo y una explicación de su relación; le corresponde valorar cómo procesarlos y cómo tratar el pago, si procede.