Find den præcise faktura og den tidligere aflevering
Find nummeret på den oprindelige faktura i det nye dokument. Brug det til at finde den oprindelige PDF, og kontrollér leverandøren og virksomheden, som fakturaen er udstedt til. Et lignende filnavn eller den samme leverandør er ikke nok til at bekræfte, at dokumenterne hører sammen.
Find derefter afleveringen til bogholderen. Kontrollér i den sendte e-mail, at den oprindelige faktura faktisk var vedhæftet. For en delt mappe noterer du dens navn og datoen, hvor du sendte linket. Den sendte besked viser, hvad du afleverede; den bekræfter ikke i sig selv, at bogholderen modtog eller behandlede dokumentet.
Gem den nye PDF ved siden af originalen uden at overskrive den. Gem også leverandørens besked, hvis den forklarer ændringen. Hvis det nye dokument ikke henviser til den oprindelige faktura, og du ikke kan bekræfte sammenhængen, så bed leverandøren om en afklaring. Du kan allerede fortælle bogholderen, at et nyt dokument er kommet, og at du undersøger, hvilken faktura det vedrører.
Gør dokumentparret klar med en kort forklaring
I dette fiktive eksempel sendte Firma Alfa leverandøren Betas faktura F-2026-184 til bogholderen i en besked den 3. september. Den 17. september kom kreditnota D-2026-027 fra samme leverandør med en udtrykkelig henvisning til denne faktura. Navne, numre og datoer er opdigtede.
En kort oversigt viser bogholderen, hvilket dokument der allerede er afleveret, og hvilket der kommer til. Kopiér numrene til din egen besked fra dokumenterne og afleveringsdatoen fra den sendte e-mail. Filnavnene er kun en hjælp til at finde rundt.
| Hvad du afleverer | Identifikation i det fiktive eksempel | Hvad bogholderen skal vide |
|---|---|---|
| Oprindelig faktura | Beta, F-2026-184, kunde Firma Alfa | Var med i afleveringen den 3. september. |
| Nyankommen kreditnota | Beta, D-2026-027; henviser til F-2026-184 | Kom den 17. september og sendes nu som et supplement. |
| Leverandørens forklaring | Beskeden, som fulgte med kreditnotaen | Vedhæft den, hvis den forklarer ændringen eller sammenhængen mellem dokumenterne. |
Hvis bogholderen nemt kan finde den oprindelige faktura, så send den nye kreditnota med en præcis henvisning til den tidligere aflevering. Vedhæft ellers også den oprindelige PDF, og beskriv den som en kopi af et allerede afleveret dokument. Du behøver ikke sende hele den oprindelige pakke igen.
Hvis leverandøren sendte en ny PDF med samme fakturanummer i stedet for en særskilt kreditnota, så gem begge versioner og beskriv, hvad der er ændret ifølge beskeden. Brug betegnelsen og nummeret i det modtagne dokument; lav ikke dit eget korrektionsdokument.
Skriv, hvad bogholderen allerede har fået, og hvad der kommer til
Angiv begge dokumentnumre, virksomheden og stedet for den oprindelige aflevering i følgebeskeden. Skabelonen nedenfor forudsætter, at du vedhæfter den oprindelige faktura igen. Udfyld de faktiske oplysninger, og tilpas beskrivelsen af bilagene til det, du sender.
Vælg teksten, kopier den til en e-mail og udfyld detaljerne i firkantede parenteser.
Hvis du ikke finder den oprindelige aflevering, så erstat begge henvisninger til den tidligere afsendelse med: »Jeg har ikke bekræftet, om du allerede har fået den oprindelige faktura fra mig; jeg vedhæfter den for at vise sammenhængen.« Hvis du ikke sender den oprindelige PDF igen, så erstat sætningen om bilaget med en præcis henvisning til det sted, hvor bogholderen finder den.
Beskriv tilbagebetalingen særskilt
En kreditnota bekræfter ikke i sig selv, at leverandøren allerede har tilbagebetalt pengene. En modtaget betaling viser heller ikke nødvendigvis, hvilket dokument den vedrører. Beskriv derfor særskilt, hvad du ved om betaling eller tilbagebetaling, ud over oplysningerne om det nye dokument.
Hvis tilbagebetalingen fremgår af en bankregistrering, og bogholderen har brug for den, så aflever den via den aftalte kanal. Angiv, hvilket dokumentpar den ifølge de tilgængelige oplysninger vedrører, eller skriv, at sammenhængen endnu er uklar. Hvis leverandøren blot har varslet tilbagebetalingen, kan du skrive: »Leverandøren har varslet en tilbagebetaling; jeg har endnu ikke bekræftet, at pengene er modtaget.«
Lad leverandørens PDF-filer være uændrede, og læg ikke beløbene sammen til din egen »slutfaktura«. Bogholderen får originaldokumentet, det nye dokument og en forklaring af sammenhængen og vurderer behandlingen og en eventuel afstemning af betalingen.