Nájdite konkrétnu faktúru aj jej odovzdanie
V novom dokumente nájdite číslo pôvodnej faktúry. Podľa neho vyhľadajte pôvodné PDF a overte dodávateľa aj firmu, na ktorú je faktúra vystavená. Samotný podobný názov prílohy alebo rovnaký dodávateľ nepotvrdzuje, že dokumenty patria k sebe.
Potom dohľadajte odovzdanie účtovníčke. V odoslanom e-maile skontrolujte, či pôvodná faktúra skutočne bola medzi prílohami. Pri zdieľanom priečinku si poznačte jeho označenie a dátum, keď ste účtovníčke poslali odkaz. Z odoslanej správy zistíte, čo ste odovzdali; samotná správa nepotvrdzuje, či účtovníčka doklad prevzala alebo spracovala.
Nové PDF uložte vedľa pôvodného bez toho, aby ste ho prepísali. Uchovajte aj správu dodávateľa, ak vysvetľuje zmenu. Ak v novom dokumente chýba odkaz na pôvodnú faktúru a súvislosť nedokážete overiť, požiadajte dodávateľa o spresnenie. Účtovníčke zatiaľ môžete oznámiť, že nový dokument dorazil a jeho vzťah k faktúre overujete.
Pripravte dvojicu dokladov s krátkym vysvetlením
V modelovom príklade odovzdala Firma Alfa účtovníčke faktúru dodávateľa Beta č. F-2026-184 v správe z 3. septembra. Dňa 17. septembra jej od rovnakého dodávateľa dorazil dobropis č. D-2026-027, ktorý výslovne odkazuje na túto faktúru. Názvy, čísla aj dátumy sú vymyslené.
Krátky prehľad ukáže účtovníčke, ktorý doklad už dostala a ktorý pribudol. Čísla do vlastnej správy odpíšte z dokumentov a dátum odovzdania z odoslaného e-mailu. Názvy súborov slúžia len na orientáciu.
| Čo odovzdávate | Identifikácia v modelovom príklade | Čo má účtovníčka vedieť |
|---|---|---|
| Pôvodná faktúra | Beta, F-2026-184, odberateľ Firma Alfa | Bola súčasťou odovzdania z 3. septembra. |
| Novo doručený dobropis | Beta, D-2026-027; odkazuje na F-2026-184 | Dorazil 17. septembra a teraz ho posielate ako doplnenie. |
| Vysvetlenie dodávateľa | Správa, s ktorou dobropis dorazil | Priložte ju, ak vysvetľuje zmenu alebo vzťah medzi dokladmi. |
Ak má účtovníčka pôvodnú faktúru ľahko dostupnú, pošlite nový dobropis a presný odkaz na skoršie odovzdanie. Inak priložte aj pôvodné PDF a v správe ho označte ako kópiu už odovzdaného dokladu. Celý pôvodný balík kvôli tomu nemusíte posielať znova.
Ak dodávateľ namiesto samostatného dobropisu poslal nové PDF s rovnakým číslom faktúry, zachovajte obe verzie a napíšte, čo sa podľa jeho správy zmenilo. Použite označenie a číslo z doručeného dokumentu; vlastný opravný doklad nevytvárajte.
Napíšte, čo už účtovníčka dostala a čo pribudlo
V sprievodnej správe uveďte čísla oboch dokladov, firmu a miesto pôvodného odovzdania. Vzor nižšie počíta s tým, že znova prikladáte aj pôvodnú faktúru. Doplňte skutočné údaje a opis príloh upravte podľa toho, čo posielate.
Označte text, skopírujte ho do e-mailu a doplňte údaje v hranatých zátvorkách.
Ak pôvodné odovzdanie nedohľadáte, nahraďte obe zmienky o skoršom odoslaní vetou „Nemám potvrdené, či už odo mňa pôvodnú faktúru máte; prikladám ju pre súvislosť.“ Ak pôvodné PDF znova neposielate, nahraďte vetu o jeho priložení presným odkazom na miesto, kde ho účtovníčka nájde.
Osobitne napíšte, čo viete o vrátení peňazí
Dobropis sám osebe nepotvrdzuje, že vám dodávateľ už vrátil peniaze. Ani prijatá platba nemusí jednoznačne ukazovať, ku ktorému dokladu patrí. Popri informácii o novom dokumente preto osobitne opíšte, čo viete o úhrade alebo vrátení peňazí.
Ak vrátenie peňazí vidíte v bankovom zázname a účtovníčka ho potrebuje, odovzdajte ho dohodnutou cestou. Uveďte, ku ktorej dvojici dokladov podľa dostupných údajov patrí, prípadne napíšte, že vzťah zatiaľ nie je jasný. Ak dodávateľ vrátenie len oznámil, stačí uviesť „Dodávateľ oznámil vrátenie peňazí, ich prijatie zatiaľ nemám potvrdené.“
Dodávateľove PDF ponechajte bez zmeny a sumy nezlučujte do vlastnej „výslednej faktúry“. Účtovníčka dostane pôvodný doklad, novo doručený dokument a vysvetlenie ich súvislosti; spôsob spracovania aj prípadné vysporiadanie úhrady posúdi ona.