Hitta rätt faktura och den tidigare överlämningen
Leta efter originalfakturans nummer i det nya dokumentet. Använd det för att hitta den ursprungliga PDF-filen och kontrollera leverantören och företaget som fakturan är ställd till. Liknande filnamn eller samma leverantör räcker inte för att bekräfta att dokumenten hör ihop.
Leta sedan upp överlämningen till redovisningskonsulten. Kontrollera i det skickade mejlet att originalfakturan faktiskt fanns bland bilagorna. För en delad mapp antecknar du dess namn och datumet då du skickade länken. Det skickade meddelandet visar vad du lämnade över; det bekräftar inte i sig att konsulten tog emot eller behandlade dokumentet.
Spara den nya PDF-filen bredvid originalet utan att skriva över det. Spara även leverantörens meddelande om det förklarar ändringen. Om det nya dokumentet saknar hänvisning till originalfakturan och du inte kan kontrollera sambandet, be leverantören om ett förtydligande. Du kan redan meddela konsulten att ett nytt dokument har kommit och att du kontrollerar vilken faktura det gäller.
Förbered dokumentparet med en kort förklaring
I det här fiktiva exemplet skickade Företag Alfa leverantören Betas faktura F-2026-184 till redovisningskonsulten i ett mejl den 3 september. Den 17 september kom kreditfakturan D-2026-027 från samma leverantör med en uttrycklig hänvisning till den fakturan. Namn, nummer och datum är påhittade.
En kort översikt visar konsulten vilket dokument som redan har skickats och vilket som tillkommer. Kopiera numren till ditt eget meddelande från dokumenten och datumet för överlämningen från det skickade mejlet. Filnamnen är bara till hjälp för att hitta rätt.
| Vad du lämnar över | Identifiering i det fiktiva exemplet | Vad redovisningskonsulten behöver veta |
|---|---|---|
| Originalfaktura | Beta, F-2026-184, kund Företag Alfa | Ingick i överlämningen den 3 september. |
| Nyinkommen kreditfaktura | Beta, D-2026-027; hänvisar till F-2026-184 | Kom den 17 september och skickas nu som ett tillägg. |
| Leverantörens förklaring | Meddelandet som följde med kreditfakturan | Bifoga det om det förklarar ändringen eller sambandet mellan dokumenten. |
Om konsulten enkelt kan komma åt originalfakturan, skicka den nya kreditfakturan med en exakt hänvisning till den tidigare överlämningen. Bifoga annars även originalets PDF och beskriv den som en kopia av ett redan överlämnat dokument. Du behöver inte skicka hela det ursprungliga paketet igen.
Om leverantören skickade en ny PDF med samma fakturanummer i stället för en separat kreditfaktura, spara båda versionerna och beskriv vad som ändrats enligt meddelandet. Använd beteckningen och numret i dokumentet du fick; skapa inte ett eget rättelsedokument.
Skriv vad konsulten redan har fått och vad som tillkommer
Ange båda dokumentnumren, företaget och var den ursprungliga överlämningen finns i följemeddelandet. Mallen nedan förutsätter att du bifogar originalfakturan igen. Fyll i de verkliga uppgifterna och anpassa beskrivningen av bilagorna efter det du skickar.
Markera texten, kopiera den till ett mejl och fyll i uppgifterna inom hakparenteser.
Om du inte hittar den ursprungliga överlämningen, ersätt båda hänvisningarna till det tidigare utskicket med: ”Jag har inte bekräftat om du redan har fått originalfakturan från mig; jag bifogar den för att visa sammanhanget.” Om du inte skickar originalets PDF igen, ersätt meningen om bilagan med en exakt hänvisning till var konsulten hittar den.
Beskriv återbetalningen separat
En kreditfaktura bekräftar inte i sig att leverantören redan har betalat tillbaka pengarna. Inte heller en inkommen betalning visar alltid tydligt vilket dokument den hör till. Beskriv därför separat vad du vet om betalningen eller återbetalningen, utöver informationen om det nya dokumentet.
Om återbetalningen syns i ett bankunderlag och konsulten behöver det, lämna över det via den överenskomna kanalen. Ange vilket dokumentpar betalningen enligt tillgängliga uppgifter hör till, eller skriv att sambandet ännu är oklart. Har leverantören bara meddelat att en återbetalning ska göras, räcker det att skriva: ”Leverantören har meddelat en återbetalning; jag har ännu inte bekräftat att pengarna kommit in.”
Låt leverantörens PDF-filer vara oförändrade och slå inte ihop beloppen till en egen ”slutfaktura”. Konsulten får originaldokumentet, det nya dokumentet och en förklaring av sambandet, och bedömer hur de ska behandlas och hur en eventuell betalning ska stämmas av.