Zoek de juiste factuur en de eerdere overdracht
Zoek in het nieuwe document het nummer van de oorspronkelijke factuur. Gebruik dat om de oorspronkelijke PDF te vinden en controleer de leverancier en het bedrijf waaraan de factuur is gericht. Een vergelijkbare bestandsnaam of dezelfde leverancier bevestigt op zichzelf niet dat de documenten bij elkaar horen.
Zoek vervolgens de overdracht aan je boekhouder terug. Controleer in de verzonden e-mail of de oorspronkelijke factuur daadwerkelijk was bijgevoegd. Noteer bij een gedeelde map de naam en de datum waarop je de link hebt gestuurd. Het verzonden bericht laat zien wat je hebt aangeleverd; het bewijst op zichzelf niet dat je boekhouder het document heeft ontvangen of verwerkt.
Sla de nieuwe PDF naast de oorspronkelijke op zonder die te overschrijven. Bewaar ook het bericht van de leverancier als dat de wijziging uitlegt. Verwijst het nieuwe document niet naar de oorspronkelijke factuur en kun je het verband niet bevestigen, vraag de leverancier dan om uitleg. Je kunt je boekhouder alvast melden dat er een nieuw document is en dat je onderzoekt bij welke factuur het hoort.
Zet beide documenten klaar met een korte uitleg
In dit fictieve voorbeeld heeft Bedrijf Alfa de factuur F-2026-184 van leverancier Beta op 3 september per e-mail aan de boekhouder gestuurd. Op 17 september komt van dezelfde leverancier creditnota D-2026-027, die uitdrukkelijk naar die factuur verwijst. De namen, nummers en datums zijn verzonnen.
Een kort overzicht laat je boekhouder zien welk document al is aangeleverd en welk erbij komt. Neem de nummers voor je eigen bericht over uit de documenten en de overdrachtsdatum uit de verzonden e-mail. Bestandsnamen dienen alleen als hulpmiddel om de bestanden te herkennen.
| Wat je aanlevert | Identificatie in het fictieve voorbeeld | Wat je boekhouder moet weten |
|---|---|---|
| Oorspronkelijke factuur | Beta, F-2026-184, afnemer Bedrijf Alfa | Onderdeel van de overdracht op 3 september. |
| Nieuw ontvangen creditnota | Beta, D-2026-027; verwijst naar F-2026-184 | Ontvangen op 17 september; wordt nu als aanvulling gestuurd. |
| Uitleg van de leverancier | Het bericht waarmee de creditnota is gekomen | Voeg het bij als het de wijziging of het verband tussen de documenten uitlegt. |
Kan je boekhouder de oorspronkelijke factuur makkelijk vinden, stuur dan de nieuwe creditnota met een exacte verwijzing naar de eerdere overdracht. Voeg anders ook de oorspronkelijke PDF bij en omschrijf die als een kopie van een al aangeleverd document. Het hele oorspronkelijke pakket hoef je niet opnieuw te sturen.
Heeft de leverancier in plaats van een afzonderlijke creditnota een nieuwe PDF met hetzelfde factuurnummer gestuurd, bewaar dan beide versies en beschrijf wat volgens het bericht is veranderd. Gebruik de naam en het nummer op het ontvangen document; maak zelf geen correctiedocument.
Schrijf wat je boekhouder al heeft en wat erbij komt
Vermeld in het begeleidende bericht beide documentnummers, het bedrijf en de plek van de oorspronkelijke overdracht. Het voorbeeld hieronder gaat ervan uit dat je de oorspronkelijke factuur opnieuw bijvoegt. Vul de werkelijke gegevens in en pas de beschrijving van de bijlagen aan op wat je stuurt.
Selecteer de tekst, kopieer die naar een e-mail en vul de gegevens tussen vierkante haken in.
Kun je de oorspronkelijke overdracht niet terugvinden, vervang dan beide verwijzingen naar de eerdere verzending door: “Ik heb niet bevestigd of je de oorspronkelijke factuur al van mij hebt ontvangen; ik voeg die bij om het verband duidelijk te maken.” Stuur je de oorspronkelijke PDF niet opnieuw, vervang de zin over die bijlage dan door een exacte verwijzing naar de plek waar je boekhouder hem kan vinden.
Vermeld afzonderlijk wat je over de terugbetaling weet
Een creditnota bevestigt op zichzelf niet dat de leverancier het geld al heeft terugbetaald. Ook een ontvangen betaling maakt niet altijd duidelijk bij welk document die hoort. Beschrijf daarom naast het nieuwe document afzonderlijk wat je weet over de betaling of terugbetaling.
Zie je de terugbetaling in een bankregistratie en heeft je boekhouder die nodig, lever die dan via het afgesproken kanaal aan. Geef aan bij welk documentpaar de betaling volgens de beschikbare gegevens hoort, of schrijf dat het verband nog onduidelijk is. Heeft de leverancier alleen een terugbetaling aangekondigd, dan volstaat: “De leverancier heeft een terugbetaling aangekondigd; ik heb de ontvangst van het geld nog niet bevestigd.”
Laat de PDF’s van de leverancier ongewijzigd en voeg de bedragen niet samen tot je eigen “eindfactuur”. Je boekhouder ontvangt het oorspronkelijke document, het nieuwe document en een uitleg van hun verband, en beoordeelt de verwerking en eventuele afstemming met de betaling.