Was steckt tatsächlich in der gesendeten E-Mail?
Suchen Sie die Nachricht an Ihre Buchhaltung anhand der Empfängeradresse und des Betreffs. Sehen Sie sich die Anhänge direkt an dieser Nachricht an und zählen Sie die beigefügten Dateien. Prüfen Sie beim benötigten Beleg sowohl den Namen als auch den Inhalt. Eine Schaltfläche oder Vorschau mit dem Rechnungsnamen bedeutet noch nicht, dass Sie ein PDF angehängt haben.
Achten Sie beim Öffnen darauf, ob Sie eine angehängte Datei ansehen oder ein Link Sie zur Website des Lieferanten oder zu einem gemeinsamen Speicher führt. Bei einem Link müssen Sie auch den Zugriff Ihrer Buchhaltung auf das Dokument prüfen.
Vergleichen Sie die gesendete E-Mail mit der ursprünglichen Nachricht des Lieferanten. Ist der Anhang nur bei einer anderen Nachricht im Verlauf vorhanden, folgt daraus nicht, dass er auch bei Ihrer Buchhaltung angekommen ist. Wählen Sie die nächste Prüfung anhand des Inhalts der gesendeten Nachricht:
| Inhalt der gesendeten Nachricht | Was als Nächstes zu prüfen ist |
|---|---|
| Ein eigener Anhang mit dem Beleg | Ob Ihre Buchhaltung dieselbe Datei erhalten hat und öffnet. Falls ja, fragen Sie nach dem genauen Wortlaut des Problems beim Öffnen. |
| Ein Link oder eine Schaltfläche zum Dokument | Wohin der Link führt und ob Ihre Buchhaltung auf das Dokument zugreifen kann. |
| Zitierter Text ohne die benötigte Datei | Suchen Sie die ursprüngliche Nachricht mit dem Beleg und bereiten Sie eine neue Übergabe der benötigten Datei vor. |
Fragen Sie, was Ihre Buchhaltung beim Öffnen sieht
Die Prüfung der gesendeten Nachricht zeigt, was Sie verschickt haben. Anschließend müssen Sie herausfinden, an welcher Stelle das Öffnen scheitert. „Es gibt keinen Anhang“, „die Website verlangt eine Anmeldung“ und „das heruntergeladene PDF lässt sich nicht öffnen“ erfordern drei verschiedene Lösungen. Verlangt der Link eine Anmeldung, prüfen Sie auch die Adresse des verwendeten Kontos.
Sie können diese Musterfrage senden:
Ersetzen Sie die Angaben in eckigen Klammern durch die Daten der tatsächlichen Nachricht. Eine Beschreibung oder der genaue Wortlaut der Meldung genügt; verlangen Sie weder Zugriff auf das Postfach noch dessen gesamten Inhalt.
Bei einem Link den Zugriff klären, bei einem Anhang die Datei prüfen
Bei einer Datei auf Google Drive kann der Zugriff auf bestimmte Personen beschränkt sein. Durch das Weiterleiten des Links erhält Ihre Buchhaltung nicht automatisch Zugriff. Der Eigentümer kann auch das Herunterladen einer Datei einschränken, die sich anzeigen lässt. Den Unterschied zwischen Anzeigen und Herunterladen erläutert die in den Quellen verlinkte Google-Hilfe.
Bitten Sie den Eigentümer oder eine zur Verwaltung der Freigabe berechtigte Person um Zugriff für die Adresse Ihrer Buchhaltung. Wird eine PDF-Kopie benötigt, schreiben Sie das ausdrücklich. Wegen einer einzigen Rechnung müssen Sie Finanzdokumente nicht für alle Personen mit dem Link freigeben. Die ausführliche Vorgehensweise finden Sie im weiterführenden Artikel zum Zugriff auf Google Drive.
Prüfen Sie bei einem Link zum Lieferantenportal, wie Sie den Beleg an Ihre Buchhaltung übergeben können. Dürfen Sie ihn herunterladen und weitergeben, hängen Sie die erhaltene Datei an eine neue Nachricht an. Ist das Herunterladen nicht verfügbar oder sind Sie unsicher, welcher Übermittlungsweg erlaubt ist, bitten Sie den Lieferanten um einen separaten Beleg oder ein anderes genehmigtes Verfahren. Senden Sie Ihrer Buchhaltung keine eigenen Zugangsdaten.
Hat Ihre Buchhaltung den Anhang erhalten, kann die Datei aber nicht öffnen, vergleichen Sie zuerst deren Namen mit dem versendeten Beleg. Bitten Sie den Absender anschließend je nach Meldung um eine lesbare Kopie oder eine Anleitung zum Öffnen. Ein erneutes Weiterleiten des Links behebt kein Dateiproblem. Umgehen Sie einen vorhandenen Dateischutz nicht.
Quelle zu diesem Abschnitt: Google: Dateien aus Google Drive freigeben
Wenn der Beleg in einer anderen Nachricht des Verlaufs steckt
Beispielsituation: Der Lieferant hat die Rechnung als PDF geschickt, Sie haben später geantwortet und nur diese Antwort an Ihre Buchhaltung weitergeleitet. Die gesendete E-Mail enthält die zitierte Absprache, aber keinen Anhang. Korrigieren Sie in diesem Fall die Auswahl der Nachricht statt der Linkfreigabe.
Gehen Sie zur Nachricht mit dem tatsächlichen Anhang zurück und bereiten Sie deren Weiterleitung vor. Alternativ können Sie eine Datei, die Sie weitergeben dürfen, an eine neue E-Mail anhängen. Öffnen Sie den beigefügten Beleg vor dem Versand und prüfen Sie seinen Inhalt. Lassen Sie die nötige Erklärung stehen und entfernen Sie den nicht relevanten Bestellverlauf.
Können Sie den Anhang im Verlauf nicht zuverlässig finden oder ansehen, bitten Sie den Lieferanten um eine neue E-Mail mit einem separaten Beleg. So können Sie Ihrer Buchhaltung eine konkrete Datei statt desselben unvollständigen Verlaufs senden.
Bestätigen Sie die Übergabe mit dem Empfänger
Schreiben Sie in der neuen Nachricht, was sich geändert hat: „Im Anhang sende ich das PDF [Name]“ oder „Der Eigentümer hat den Zugriff für [Adresse] angepasst“. Ihre Buchhaltung weiß dann, ob sie den neuen Anhang oder den ursprünglichen Link öffnen soll. Bitten Sie um die Bestätigung, dass sich der konkrete Beleg öffnen und lesen lässt. Wurde eine heruntergeladene Kopie benötigt, prüfen Sie auch, ob diese vorliegt.
Der Status Gesendet bestätigt den Versand der Nachricht. Für eine abgeschlossene Übergabe müssen Sie wissen, dass Ihre Buchhaltung den Beleg wie vereinbart nutzen kann. Besteht das Problem weiter, richten Sie den nächsten Schritt nach der neuen Antwort: Fehlt noch der Anhang, der Linkzugriff oder eine lesbare Datei?