Hva ligger egentlig i den sendte e-posten?
Finn meldingen til regnskapsføreren ved hjelp av mottakeradressen og emnet. Se på vedleggene i akkurat denne meldingen, og tell de vedlagte filene. Kontroller både navn og innhold på bilaget du trenger. En knapp eller forhåndsvisning med fakturanavnet betyr ikke nødvendigvis at du har lagt ved en PDF.
Når du åpner dokumentet, se om du viser en vedlagt fil eller følger en lenke til leverandørens nettsted eller et delt lagringsområde. For en lenke må du også kontrollere regnskapsførerens tilgang til dokumentet.
Sammenlign den sendte e-posten med leverandørens opprinnelige melding. Et vedlegg i en annen melding i samtalen betyr ikke at det også ble sendt til regnskapsføreren. Velg neste kontroll ut fra innholdet i den sendte meldingen:
| Innhold i den sendte meldingen | Hva du bør kontrollere videre |
|---|---|
| Et eget vedlegg med bilaget | Om regnskapsføreren har mottatt og åpner samme fil. Be i så fall om den nøyaktige feilmeldingen ved åpning. |
| En lenke eller knapp til dokumentet | Hvor lenken fører, og om regnskapsføreren har tilgang til dokumentet. |
| Sitert tekst uten den nødvendige filen | Finn den opprinnelige meldingen med bilaget, og klargjør en ny overlevering av filen som trengs. |
Finn ut hva regnskapsføreren ser ved åpning
Kontrollen av den sendte meldingen viser hva du har sendt. Deretter må du få vite hvor åpningen stopper hos regnskapsføreren. Svarene «det er ikke noe vedlegg», «nettstedet krever innlogging» og «den nedlastede PDF-filen kan ikke åpnes» fører til tre ulike løsninger. Hvis lenken krever innlogging, kontroller også adressen til kontoen som brukes.
Du kan sende dette eksempelspørsmålet:
Erstatt teksten i hakeparenteser med opplysninger om den faktiske meldingen. En beskrivelse eller den nøyaktige feilmeldingen er nok; ikke be om tilgang til postkassen eller hele innholdet.
For en lenke ordner du tilgang, for et vedlegg sjekker du filen
Tilgang til en fil på Google Drive kan være begrenset til bestemte personer. Å videresende lenken gir ikke i seg selv regnskapsføreren tilgang. Eieren kan også begrense nedlasting av en fil som kan vises. Google-hjelpen oppgitt i kildene forklarer forskjellen mellom visning og nedlasting.
Be eieren eller noen som har lov til å administrere delingen, om tilgang for regnskapsførerens adresse. Hvis mottakeren trenger en PDF-kopi, skriv det uttrykkelig. Én faktura krever ikke at økonomiske dokumenter gjøres tilgjengelige for alle med lenken. Den relaterte artikkelen om tilgang til Google Drive beskriver fremgangsmåten i detalj.
For en lenke til leverandørens portal, undersøk hvordan bilaget kan overleveres til regnskapsføreren. Hvis du har lov til å laste det ned og dele det videre, legg den hentede filen ved en ny melding. Hvis nedlasting ikke er tilgjengelig eller du er usikker på hvilken overlevering som er tillatt, be leverandøren om et separat bilag eller en annen godkjent fremgangsmåte. Ikke send regnskapsføreren innloggingsopplysningene dine.
Hvis regnskapsføreren har mottatt vedlegget, men filen ikke kan åpnes, sammenlign først navnet med bilaget du sendte. Be deretter avsenderen om en lesbar kopi eller instruksjoner for åpning ut fra feilmeldingen. Å videresende lenken på nytt løser ikke et filproblem. Ikke omgå eventuell beskyttelse av filen.
Kilde for denne delen: Google: Del filer fra Google Drive
Når bilaget ligger i en annen melding i samtalen
Tenkt situasjon: Leverandøren sendte fakturaen som PDF, du svarte senere og videresendte bare dette svaret til regnskapsføreren. Den sendte e-posten inneholder den siterte dialogen, men vedlegget mangler. Rett i så fall opp valget av melding, ikke delingen av lenken.
Gå tilbake til meldingen med det faktiske vedlegget, og klargjør videresendingen. Du kan også legge en fil du har lov til å dele, ved en ny e-post. Åpne det vedlagte bilaget før du sender, og kontroller innholdet. Behold forklaringen som trengs, og utelat bestillingshistorikk som ikke er relevant.
Hvis du ikke sikkert kan finne eller se vedlegget i samtalen, be leverandøren om en ny e-post med et separat bilag. Da kan du sende regnskapsføreren en konkret fil i stedet for den samme ufullstendige samtalen.
Bekreft overleveringen med mottakeren
Skriv i den nye meldingen hva som er endret: «Jeg legger ved PDF-filen [navn]» eller «Eieren har endret tilgangen for [adresse]». Da vet regnskapsføreren om det nye vedlegget eller den opprinnelige lenken skal åpnes. Be om bekreftelse på at det konkrete bilaget kan åpnes og leses. Hvis en nedlastet kopi var nødvendig, kontroller også at mottakeren har fått den.
Statusen Sendt bekrefter at meldingen er sendt; for å fullføre overleveringen må du vite at regnskapsføreren kan bruke bilaget på avtalt måte. Hvis problemet fortsetter, følg opp ut fra det nye svaret: Mangler fortsatt vedlegget, tilgangen til lenken eller en lesbar fil?