Čo je skutočne v odoslanom e-maile?
Nájdite správu, ktorú ste poslali účtovníčke, podľa jej adresy a predmetu. Prezrite prílohy priamo pri tejto správe a spočítajte pripojené súbory. Pri potrebnom doklade overte názov aj obsah. Tlačidlo alebo náhľad s názvom faktúry ešte nemusí znamenať, že ste priložili PDF.
Pri otvorení si všimnite, či prezeráte súbor z prílohy, alebo vás odkaz vedie na web dodávateľa či do zdieľaného úložiska. Pri odkaze treba overiť aj prístup účtovníčky k dokumentu.
Odoslaný e-mail porovnajte s pôvodnou správou od dodávateľa. Ak je príloha iba pri inej správe v konverzácii, nemôžete z toho usudzovať, že odišla aj účtovníčke. Podľa obsahu odoslanej správy vyberte ďalšiu kontrolu:
| Čo je v odoslanej správe | Čo overiť ďalej |
|---|---|
| Samostatná príloha s dokladom | Či účtovníčka dostala a otvára rovnaký súbor. Ak áno, zistite presné znenie problému pri otvorení. |
| Odkaz alebo tlačidlo k dokumentu | Kam odkaz vedie a či má účtovníčka prístup k dokumentu. |
| Citovaný text, ale chýba potrebný súbor | Nájdite pôvodnú správu s dokladom a pripravte nové odovzdanie potrebného súboru. |
Zistite, čo pri otvorení vidí účtovníčka
Kontrola odoslanej správy ukáže, čo ste poslali. Od účtovníčky potom potrebujete zistiť, kde sa otvorenie zastaví. Odpovede „žiadna príloha tu nie je“, „web chce prihlásenie“ a „stiahnuté PDF sa nedá otvoriť“ vedú k trom rôznym riešeniam. Ak odkaz vyžaduje prihlásenie, overte aj adresu účtu, ktorým ho otvára.
Môžete jej poslať túto vzorovú otázku:
Hranaté zátvorky nahraďte údajmi o skutočnej správe. Stačí opis alebo presné znenie hlásenia; nežiadajte prístup do schránky ani celý jej obsah.
Pri odkaze riešte prístup, pri prílohe samotný súbor
Pri súbore na Google Drive môže byť prístup obmedzený na konkrétnych ľudí. Preposlanie odkazu samo osebe účtovníčke prístup nepridá. Vlastník môže obmedziť aj stiahnutie súboru, ktorý sa dá zobraziť. Rozdiel medzi zobrazením a stiahnutím opisuje pomocník Googlu uvedený v zdrojoch.
Požiadajte vlastníka alebo človeka oprávneného spravovať zdieľanie o prístup pre adresu účtovníčky. Ak potrebuje PDF kópiu, napíšte to výslovne. Kvôli jednej faktúre netreba sprístupňovať finančné dokumenty komukoľvek s odkazom. Podrobný postup nájdete v nadväzujúcom článku o prístupe na Google Drive.
Pri odkaze na portál dodávateľa overte, ako možno doklad odovzdať účtovníčke. Ak ho smiete stiahnuť a odovzdať, priložte získaný súbor k novej správe. Keď stiahnutie nie je dostupné alebo si povoleným spôsobom odovzdania nie ste istí, požiadajte dodávateľa o samostatný doklad či iný schválený postup. Účtovníčke neposielajte svoje prihlasovacie údaje.
Ak účtovníčka prílohu dostala, ale súbor sa nedá otvoriť, najskôr porovnajte jeho názov s dokladom, ktorý ste odoslali. Potom podľa hlásenia požiadajte odosielateľa o čitateľnú kópiu alebo postup na otvorenie. Ďalšie preposlanie odkazu problém so súborom nevyrieši. Ak má súbor ochranu, neobchádzajte ju.
Zdroj k tejto časti: Google: Zdieľanie súborov z Google Drive
Keď doklad zostal v inej správe konverzácie
Modelová situácia: dodávateľ poslal faktúru ako PDF, vy ste neskôr odpovedali a účtovníčke ste preposlali až túto odpoveď. V odoslanom e-maile je citovaná dohoda, ale príloha chýba. V takom prípade opravujte výber správy, nie zdieľanie odkazu.
Vráťte sa k správe so skutočnou prílohou a pripravte jej preposlanie. Prípadne súbor, ktorý smiete odovzdať, priložte do nového e-mailu. Pred odoslaním otvorte pripojený doklad a overte jeho obsah. Ponechajte potrebné vysvetlenie, nesúvisiacu históriu objednávky vynechajte.
Ak prílohu v konverzácii nedokážete spoľahlivo nájsť alebo prezrieť, požiadajte dodávateľa o nový e-mail so samostatným dokladom. Účtovníčke tak budete môcť poslať konkrétny súbor namiesto rovnakej neúplnej konverzácie.
Odovzdanie overte u príjemcu
V novej správe napíšte, čo sa zmenilo: „V prílohe posielam PDF [názov]“ alebo „Vlastník upravil prístup pre adresu [adresa]“. Účtovníčka potom vie, či má otvoriť novú prílohu alebo pôvodný odkaz. Požiadajte ju o potvrdenie, že konkrétny doklad otvorí a prečíta. Ak potrebovala stiahnutú kópiu, overte aj to, že ju získala.
Stav Odoslané potvrdzuje odoslanie správy; na dokončenie odovzdania potrebujete vedieť, že účtovníčka môže doklad použiť dohodnutým spôsobom. Ak problém trvá, pokračujte podľa jej novej odpovede: stále chýba príloha, prístup k odkazu alebo čitateľný súbor?