Co je skutečně v odeslaném e-mailu?
Najděte zprávu, kterou jste poslali účetní, podle její adresy a předmětu. Prohlédněte přílohy přímo u této zprávy a spočítejte připojené soubory. U potřebného dokladu ověřte název i obsah. Tlačítko nebo náhled s názvem faktury ještě nemusí znamenat, že jste přiložili PDF.
Při otevření si všimněte, zda prohlížíte soubor z přílohy, nebo vás odkaz vede na web dodavatele či do sdíleného úložiště. U odkazu je potřeba ověřit také přístup účetní k dokumentu.
Odeslaný e-mail porovnejte s původní zprávou od dodavatele. Je-li příloha jen u jiné zprávy v konverzaci, nemůžete z toho usuzovat, že odešla i účetní. Podle obsahu odeslané zprávy vyberte další kontrolu:
| Co je v odeslané zprávě | Co ověřit dál |
|---|---|
| Samostatná příloha s dokladem | Zda účetní dostala a otevírá stejný soubor. Pokud ano, zjistěte přesné znění problému při otevření. |
| Odkaz nebo tlačítko k dokumentu | Kam odkaz vede a zda má účetní přístup k dokumentu. |
| Citovaný text, ale chybí potřebný soubor | Najděte původní zprávu s dokladem a připravte nové předání potřebného souboru. |
Zjistěte, co při otevření vidí účetní
Kontrola odeslané zprávy ukáže, co jste poslali. Od účetní pak potřebujete zjistit, kde se otevření zastaví. Odpovědi „žádná příloha tu není“, „web chce přihlášení“ a „stažené PDF nejde otevřít“ vedou ke třem různým řešením. Pokud odkaz vyžaduje přihlášení, ověřte také adresu účtu, kterým ho otevírá.
Můžete jí poslat tento modelový dotaz:
Nahraďte hranaté závorky údaji o skutečné zprávě. Stačí popis nebo přesné znění hlášky; nežádejte přístup do schránky ani celý její obsah.
U odkazu řešte přístup, u přílohy samotný soubor
U souboru na Google Drivu může být přístup omezený na konkrétní lidi. Přeposlání odkazu samo o sobě účetní přístup nepřidá. Vlastník může omezit i stažení souboru, který jde zobrazit. Rozdíl mezi zobrazením a stažením popisuje nápověda Googlu uvedená ve zdrojích.
Požádejte vlastníka nebo člověka oprávněného spravovat sdílení o přístup pro adresu účetní. Potřebuje-li PDF kopii, napište to výslovně. Kvůli jedné faktuře není třeba zpřístupňovat finanční dokumenty komukoli s odkazem. Podrobný postup najdete v navazujícím článku o přístupu na Google Drive.
U odkazu na portál dodavatele ověřte, jak lze doklad předat účetní. Pokud ho smíte stáhnout a předat, přiložte získaný soubor k nové zprávě. Když stažení není dostupné nebo si povoleným způsobem předání nejste jistí, požádejte dodavatele o samostatný doklad či jiný schválený postup. Účetní neposílejte své přihlašovací údaje.
Pokud účetní přílohu dostala, ale soubor nejde otevřít, nejprve porovnejte jeho název s dokladem, který jste odeslali. Potom podle hlášky požádejte odesílatele o čitelnou kopii nebo postup k otevření. Další přeposlání odkazu problém se souborem nevyřeší. Pokud má soubor ochranu, neobcházejte ji.
Zdroj k této části: Google: Share files from Google Drive
Když doklad zůstal v jiné zprávě konverzace
Modelová situace: dodavatel poslal fakturu jako PDF, vy jste později odpověděli a účetní jste přeposlali až tuto odpověď. V odeslaném e-mailu je citovaná domluva, ale příloha chybí. V takovém případě opravujte výběr zprávy, nikoli sdílení odkazu.
Vraťte se ke zprávě se skutečnou přílohou a připravte její přeposlání. Případně soubor, který smíte předat, přiložte do nového e-mailu. Před odesláním otevřete připojený doklad a ověřte jeho obsah. Ponechte potřebné vysvětlení, nesouvisející historii objednávky vynechte.
Pokud přílohu v konverzaci nedokážete spolehlivě najít nebo prohlédnout, požádejte dodavatele o nový e-mail se samostatným dokladem. Účetní tak budete moci poslat konkrétní soubor místo stejné neúplné konverzace.
Předání ověřte u příjemce
V nové zprávě napište, co se změnilo: „V příloze posílám PDF [název]“ nebo „Vlastník upravil přístup pro adresu [adresa]“. Účetní pak ví, zda má otevřít novou přílohu, nebo původní odkaz. Požádejte ji o potvrzení, že konkrétní doklad otevře a přečte. Potřebovala-li staženou kopii, ověřte také, že ji získala.
Stav Odesláno potvrzuje odeslání zprávy; pro dokončení předání potřebujete vědět, že účetní může doklad použít domluveným způsobem. Pokud problém trvá, pokračujte podle její nové odpovědi: stále chybí příloha, přístup k odkazu, nebo čitelný soubor?