Hvad er der faktisk i den sendte mail?
Find beskeden til bogholderen ved hjælp af modtageradressen og emnet. Se på de vedhæftede filer i netop denne besked, og tæl dem. Kontrollér både navn og indhold på det bilag, der er brug for. En knap eller forhåndsvisning med fakturaens navn betyder ikke nødvendigvis, at du har vedhæftet en PDF.
Når du åbner dokumentet, så læg mærke til, om du ser en vedhæftet fil eller følger et link til leverandørens hjemmeside eller et delt lager. Ved et link skal du også kontrollere bogholderens adgang til dokumentet.
Sammenlign den sendte mail med leverandørens oprindelige besked. Hvis bilaget kun ligger i en anden besked i samtalen, kan du ikke slutte, at det også blev sendt til bogholderen. Vælg næste kontrol ud fra indholdet i den sendte besked:
| Indhold i den sendte besked | Hvad du skal kontrollere bagefter |
|---|---|
| Et særskilt vedhæftet bilag | Om bogholderen har modtaget og åbner den samme fil. Bed i så fald om den præcise fejltekst ved åbning. |
| Et link eller en knap til dokumentet | Hvor linket fører hen, og om bogholderen har adgang til dokumentet. |
| Citeret tekst, men den nødvendige fil mangler | Find den oprindelige besked med bilaget, og forbered en ny overdragelse af den nødvendige fil. |
Find ud af, hvad bogholderen ser ved åbning
Kontrollen af den sendte besked viser, hvad du har sendt. Derefter skal du vide, hvor åbningen stopper hos bogholderen. Svarene »der er ingen vedhæftet fil«, »hjemmesiden kræver login« og »den downloadede PDF kan ikke åbnes« fører til tre forskellige løsninger. Hvis linket kræver login, så kontrollér også adressen på den anvendte konto.
Du kan sende dette eksempel på et spørgsmål:
Erstat teksten i kantede parenteser med oplysninger om den faktiske besked. En beskrivelse eller den præcise fejltekst er nok; bed ikke om adgang til postkassen eller hele dens indhold.
Ved et link løser du adgangen, ved en vedhæftning kontrollerer du filen
Adgangen til en fil på Google Drev kan være begrænset til bestemte personer. Videresendelse af linket giver ikke i sig selv bogholderen adgang. Ejeren kan også begrænse download af en fil, som kan vises. Google-hjælpen i kilderne forklarer forskellen mellem visning og download.
Bed ejeren eller en person, der må administrere delingen, om adgang til bogholderens adresse. Hvis der er brug for en PDF-kopi, så skriv det udtrykkeligt. Én faktura kræver ikke, at økonomiske dokumenter gøres tilgængelige for alle med linket. Du finder den udførlige fremgangsmåde i den relaterede artikel om adgang til Google Drev.
Ved et link til leverandørens portal skal du undersøge, hvordan bilaget kan overdrages til bogholderen. Hvis du må downloade og videregive det, så vedhæft den hentede fil i en ny besked. Hvis download ikke er muligt, eller du er usikker på den tilladte måde at overdrage det på, så bed leverandøren om et særskilt bilag eller en anden godkendt fremgangsmåde. Send ikke bogholderen dine loginoplysninger.
Hvis bogholderen har modtaget den vedhæftede fil, men ikke kan åbne den, så sammenlign først navnet med det bilag, du sendte. Bed derefter afsenderen om en læsbar kopi eller vejledning til åbning ud fra fejlmeddelelsen. Det løser ikke et filproblem at videresende linket igen. Omgå ikke en eventuel beskyttelse af filen.
Kilde til dette afsnit: Google: Del filer fra Google Drev
Når bilaget ligger i en anden besked i samtalen
Tænkt situation: Leverandøren sendte fakturaen som PDF, du svarede senere og videresendte kun dette svar til bogholderen. Den sendte mail indeholder den citerede samtale, men bilaget mangler. Ret i så fald valget af besked, ikke delingen af linket.
Gå tilbage til beskeden med den faktiske vedhæftning, og forbered videresendelsen. Du kan også vedhæfte en fil, du må videregive, i en ny mail. Åbn det vedhæftede bilag inden afsendelse, og kontrollér indholdet. Behold den nødvendige forklaring, og udelad bestillingshistorik, der ikke er relevant.
Hvis du ikke sikkert kan finde eller gennemse bilaget i samtalen, så bed leverandøren om en ny mail med et særskilt bilag. Dermed kan du sende bogholderen en konkret fil frem for den samme ufuldstændige samtale.
Bekræft overdragelsen hos modtageren
Skriv i den nye besked, hvad der er ændret: »Jeg vedhæfter PDF-filen [navn]« eller »Ejeren har ændret adgangen for [adresse]«. Bogholderen ved så, om den nye vedhæftning eller det oprindelige link skal åbnes. Bed om bekræftelse på, at det konkrete bilag kan åbnes og læses. Hvis der var brug for en downloadet kopi, så kontrollér også, at den er hentet.
Statussen Sendt bekræfter, at beskeden er sendt; for at afslutte overdragelsen skal du vide, at bogholderen kan bruge bilaget på den aftalte måde. Hvis problemet fortsætter, så følg op ud fra det nye svar: Mangler der stadig en vedhæftning, adgang til linket eller en læsbar fil?